• Raummiete
Einen Ort braucht es meistens, oft kostet er Geld. Gegebenenfalls sind auch mehrere Orte nötig, z. B. für Proben oder für Vortreffen. Hier werden jedenfalls alle Mieten gesammelt, deren Höhen sind natürlich nicht pauschal festzulegen – denkt auch an mögliche Nebenkosten wie Strom. Braucht es den Kuppelsaal oder doch nur eine Gartenlaube?
• Technik
Bühnen und Tribünen, PA oder Backline, Beamer und LEDs, Laser oder Flammenshows – bei Ton-, Bühnen- und Lichttechnik sind der Fantasie und auch den potentiellen Ausgaben eigentlich keine Grenzen gesetzt. Der Eurovision Song Contest macht es vor: shiny floor und Hologramme bei der aufwändigsten Bühnenproduktion der Welt. Um etwas kleiner anzufangen lohnt es sich bei lokalen Technikfirmen Termine zu machen und das Projekt durchzusprechen. Drei Angebote sollten es sein, aber meist findet man ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis, das man auch längerfristig gestalten möchte. Einige Förderer verlangen ab bestimmten Ausgabenhöhen – beim Bund z.B. ab 5.000 € netto – in jedem Fall drei Angebote.
Kleinere Anforderungen können auch über die Bibliothek der Dinge www.bibliothekderdinge.de oder bei der Jugendkultur www.juku-hannover.de abgedeckt werden. Dann sollte sich trotzdem noch jemand mit dem Material auskennen.
• Infrastruktur
Bei Außenveranstaltungen können Strom- und Wasserversorgung, WCs und Absperrungen nennenswerte Teile eines Budgets ausmachen. Wie so oft ist die Bandbreite groß. Ein Dixie ist noch überschaubar, ein grundversorgtes Gelände für 8.000 Besucher:innen nicht mehr. Für die meisten Gewerke gibt es nur eine Handvoll Firmen, die sich auf Veranstaltungsdienstleistungen spezialisiert haben und im Sommer lohnen sich frühe Anfragen und mehrere Angebote. Das meiste ist Mathematik: wie viele Meter sind zu umzäunen, wie viele Tage müssen Dinge eingesetzt werden und vor allem: mit wie vielen Besucher:innen wird gerechnet.
Nie darf man die Logistik unterschätzen. Einen Lagercontainer zu mieten ist gar nicht so teuer (derzeit ca. 100 bis 150 € pro Monat), die An- und Abholung schon (derzeit ca. 250 bis 350 € pro Fahrt).
• Fahrten und Transporte
Material oder Menschen bewegen sich in fast jedem Projekt von A nach B. Mal mehr, mal weniger. Manchmal reicht ein Stadtmobil für ein Wochenende, manchmal muss man zur Projektvorbereitung nach Leipzig oder Lyon, nach Liverpool oder Laatzen. Auch diese Fahrten müssen kalkuliert werden.
Eine Orientierung gibt das Bundesreisekostengesetz www.gesetze-im-internet.de das zwar eigentlich das Reisen von Beamt:innen regelt, aber gern zur Orientierung herangezogen wird. Grundlage und förderfähig ist die 2. Klasse in der Bahn und 30 Cent pro Kilometer im eigenen PKW.
• Übernachtung, Verpflegung, Catering, Spesen
Dieser Punkt bezieht sich vor allem auf die Unterbringung und Versorgung von Künstler:innen und Crew. Angemessen ist immer gut, aber was ist angemessen? Natürlich gibt es lange Cateringrider und die Stardirigentin kommt auch in ein feines Hotel. In der Regel sollte dieser Posten in einem Förderantrag aber keinen nennenswerten Teil der Gesamtausgaben ausmachen. 10–25 % der Gagenausgaben sind eine gute Orientierung für die Versorgung der Künstler:innen. Einige Förderer haben auch Infos, was zum Beispiel bei einem Jugendprojekt an Verpflegung pro Tag und Kid berechnet werden sollte.
In einem Festivalbudget muss man hier genauer arbeiten. Wer kümmert sich um das Catering, wie wird die Riesencrew versorgt, was braucht es für die Anerkennung der Ehrenamtlichen, wie viele Tage muss von Aufbau bis Abbau gekocht und Durst gelöscht werden? Da kommt einiges an Geld zusammen und bio sollte es schließlich auch sein. Kalkulieren könnt ihr mit der Anzahl an Menschen und deren ungefähre Aufenthaltszeiten sprich Mahlzeiten.
• Material
Bühnenbild, Kostüme, Noten und Verbrauchsmaterial von Flipcharts über Gaffa bis Kabelbinder sind Materialien, die meist keinen großen Wert darstellen und nicht unbedingt inventarisiert oder in Bilanzen aufgenommen werden müssen. 800 € ist derzeit die Grenze für eine sogenannte Sofortabschreibung als GWG – ein geringwertiges Wirtschaftsgut. Manche Förderinstanzen wünschen sich eine gesonderte Auflistung von Wirtschaftsgütern ab 300 Euro oder 400 Euro.
In diesem Bereich sind Kalkulationen besonders schwierig, weil oft erst später hinzugezogene Menschen wie Bühnengestalter:innen oder Kostümverantwortliche genauere Vorstellungen entwickeln, was gemacht werden soll. Ein Weg ist es, ihnen ein Budget zur Verfügung zu stellen und dann müssen sie damit auskommen. Der andere Weg wäre, früh mit ihnen zu reden und eine möglichst präzise Ausgabenhöhe zu ermitteln. Über mehrere Projekte hinweg helfen euch die Erfahrungen und das Netzwerk.
Organisation, Porto, Telefon (nicht Personal)
In der Regel könnt ihr die Position »Verwaltung« als Pauschale abrechnen, weil niemand mehr Briefmarken zählt, Kopier- und Telefonlisten führt. Dort können dann etwa 5 % der Gesamtkosten in den Kosten- und Finanzierungsplan gesetzt werden. Wenn ihr aber ein Büro mitsamt der entsprechenden Infrastruktur aus Internet und Telefon mieten müsst, könnt ihr die entsprechenden Kosten belegen und sie im Kostenplan auch so einsetzen.
• Werbung
Es ist erstaunlich, wie sehr bei diesem Punkt die Kosten in kommerziellen Projekte von denen im soziokulturellen Milieu abweichen. Während die Einen bis zu 40 % des Gesamtvolumens ins »Marketing« stecken, können es bei den Anderen auch nur 5 % sein. Reicht ein gesunder Mittelweg, genug Menschen fürs Projekt zu begeistern und zu informieren? Ein paar Flyer und Plakate sind vordigitaler Standard, Programmhefte oder Einladungskarten – ob und wie – orientieren sich am Veranstaltungsformat, ein Webauftritt, Google-Ads oder beworbene Instagram- und Facebook-Posts sind wichtig.
In jedem Fall soll Werbung die Zielgruppen ansprechen und ihr braucht eine Gestaltung, die die eigenen Ziele des Projekts in ein visuelles Auftreten übersetzt. Gestalter:innen helfen dabei. Ihr könnt sie entweder als Honorarkräfte abrechnen oder unter »Werbung« bei den Sachkosten. Weiter braucht ihr Texte und vielleicht weitere Werbemaßnahmen. Bei der Ausgabenhöhe solltet ihr euch am Bedarf und an den vorhandenen Ressourcen orientieren, z. B. eine vorhandene Webseite, ein aktives Netzwerk oder ein starker E-Mail-Verteiler. 10 bis 20 % des Projektvolumen sind eine gute Orientierungsgröße.