Um zu gewährleisten, dass alle Helfenden nach Kapazitäten beschäftigt sind, ist es ratsam, einen Arbeitsplan zu erstellen. So kann verhindert werden, dass zehn Menschen bereitstehen und Arbeit für fünf vorhanden ist – oder für zwanzig. Zudem sollten Pausenzeiten mit eingeplant werden. Gerade bei Veranstaltungen, die zügig auf die Beine gestellt werden müssen, können Flüchtigkeitsfehler und Unfälle passieren. Um für diesen Fall gewappnet zu sein, ist es ratsam, als Veranstalter:innen eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung für die Helfenden abzuschließen. Wenn möglich bzw. nötig, kann es auch eine Entlastung der Helfer:innendarstellen, ein Aufbauteam und ein separates Abbauteam zu organisieren. Meist ist es jedoch schwierig, überhaupt Menschen für die Abbauzeit zu verpflichten. Wie bereits erwähnt, handelt es sich oft um eine ehrenamtliche Tätigkeit.

Beim Aufbau ist die Euphorie groß. Die Helfenden haben das Gefühl, auf etwas hin zu arbeiten. Ihre Vorfreude auf die Veranstaltung ist der Motor ihrer Arbeit. Dann kommt die Veranstaltung, an der die Helfenden mitunter teilnehmen und sich »verausgaben« können. Danach ist es schnell geschehen, dass die Helfenden, die zugesagt haben, ausgebrannt und energielos nach halb getaner Arbeit abreisen. Es kann passieren, dass zum Schluss nur ein Teil der Helfenden bleibt und der Abbau für die übrig gebliebenen noch beschwerlicher ist, als es nötig wäre.

Um ein Team zu finden, das sich dem Abbau verpflichtet, gibt es zwei Möglichkeiten:

A – Bezahlen oder eine andere Gegenleistung anbieten

Mithilfe des Ticketsystems kann der Eintritt und ein Kontingent an Freigetränken während der Veranstaltung angeboten werden. Ansonsten kann zum Beispiel mit Sportvereinen ausgemacht werden, für einige Stunden Aufräumarbeit einen bestimmten Betrag in die Vereinskasse zu spenden.

B – Mit Helfer:innenmanagement die Abbauzeit attraktiv gestalten 
Um Helfende zu motivieren, benötigen sie eine angenehme und arbeitsbegünstigende Atmosphäre. Sollte sich die Abbauzeit über einige Tage erstrecken, können gemeinsame Abendveranstaltungen die Stimmung heben und die Gruppendynamik fördern. Solche Abende fördern auch das Verantwortungsbewusstsein für die Arbeit mit der Gruppe.

· Schritt 5 — Das ist Es

• Technical Rider für Musiker:innen

Um eine möglichst klare Kommunikation im Vorhinein zu gewährleisten, wird von euren gebuchten Musikkünstler:innen ein Technical Rider an euch als Veranstalter:innen verschickt. Der Technical Rider unterteilt sich in die technischen Anforderungen mit Bühnenbelegungsplan und die persönlichen Bedürfnisse der Künstler:innen.

Im technischen Teil wird von den Künstler:innen eine Auflistung der Instrumente erstellt. Er dient auch als eine Absicherung dafür, dass das vereinbarte Equipment vor Ort gestellt wird. Dies gilt auch für die Instrumente, die mitgebracht werden. Hier wird auch beschrieben, welche Musik gespielt wird, damit die Techniker:innen vor Ort den Sound und das Licht danach ausrichten können. Es muss im Vorhinein mit den Künstler:innen geklärt sein, was die Bühnensituation vor Ort hergibt und was benötigt wird, um ihre Show nach ihren Vorstellungen inszenieren zu können. Wie viele Künstler:innen auf der Bühne stehen, ist ebenso wichtig zu nennen. So kann geplant werden, wie viele Monitore auf die Bühne gestellt werden sollten, damit sich alle gut hören können.

Eine Tour kann sehr kräftezehrend für die Musikkünstler:innen sein, weswegen sie im Rider auch ihre persönliche Bedürfnisse mitteilen. Haltet diese nach Möglichkeit ein, denn glückliche Künstler:innen performen besser!

Mehr Infos findet Ihr zum Beispiel unter:
www.bonedo.de

www.pop-rot-weiss.de

• Unterbringung

Eure Künstler:innen sind unter Umständen bereits seit einiger Zeit unterwegs (vielleicht sogar im Tourbus). Sie freuen sich also über eine gepflegte Unterkunft, um ordentlichen Schlaf zu bekommen und zu duschen. Wenn es euch möglich ist, bucht ihnen ein Hotelzimmer und lasst sie nicht unbedingt bei euch auf der Couch Schlafen ‒ es sei denn, ihr seid Freund:innen und besucht euch auch sonst auf diese Weise. Sollten mehrere Künstler:innen bei euch zum Einsatz kommen, empfiehlt es sich, die umliegenden Hotels oder Boardinghäuser anzufragen, um sie als Partner:innen zu gewinnen.

• Kommunikation

Während der Veranstaltung muss es mindestens eine Person geben, die sich um die Belange der Künstler:innen kümmert: die Artist Care. Bei Ankunft muss diese Person ansprechbar sein und die / den Künstler:in in Empfang nehmen. Sie ist dafür zuständig, die Künstler:innen in den Vorgang einweisen, Bändchen oder Backstagepässe zu übergeben, zu zeigen, wo sie sich auf den Auftritt vorbereiten können etc. Es wird in jedem Fall Fragen von den Künstler:innen geben, die ihr in der Vorbereitungszeit intern geklärt habt. Zum Beispiel, wer die Ansprechpartner:innen für die bühnentechnischen Belange sind, wo sie sich während ihrer freien Zeit aufhalten können oder wer sie wann zu ihrer Schlafunterkunft bringen kann.

· Schritt 5 — Das ist Es

Zur Vor- und Nachbereitung einer Veranstaltung gehört die Planung des Auf- und Abbaus. Es kann sehr viel Zeit und Kosten sparen, wenn eine ausgeklügelte Strukturierung und Vorbereitung vorangegangen ist. Es kann zum Beispiel auf den ersten Blick teuer wirken, Funkgeräte zu mieten. Bei der Arbeit können so jedoch unnötige Wege (die Zeit kosten) vermieden werden und dadurch die gesamte Auf- und Abbauzeit verkürzt werden, was wiederum Kosteneinsparung bedeuten kann. Zu einem strukturierten Auf- und Abbau gehört eine gute vorangehende bauliche Planung.

• Bauliche Planung

Habt ihr vor, Installationen auf der Veranstaltung aufzubauen, solltet ihr euch vorher überlegen, wie genau sie gebaut werden. Zum einen ist dies wichtig, um die Sicherheit eurer Besuchenden und euch zu gewährleisten (siehe Punkt Sicherheit), zum anderen ist es notwendig, um eure Helfenden nach Kapazitäten zu beschäftigen. Habt ihr ein paar Handwerker:innen, die euch helfen, ist das sicher von Vorteil. Realistisch ist jedoch, dass eure Helfer:innen wenig oder keine Erfahrung haben, da diese Tätigkeit oftmals nicht oder gering vergütet wird. In beiden Fällen müssen sie von euch wissen, was genau zu tun ist. Dafür ist es ratsam, Zeichnungen von den Installationen zu erstellen. Damit es zu einem Workflow kommt, sollten benötigte Materialien vorher besorgt werden (plant Lieferzeiten mit ein).

• Hilfsmittel

Zudem sollten genügend Hilfsmittel zum Verbrauch zur Verfügung gestellt werden. Darunter zählen Schrauben, Handschuhe, Cutter, Pinsel und vieles mehr. Es kommt jedoch stets dazu, dass auch während der Aufbauzeit und der Veranstaltung selbst Dinge besorgt werden müssen. Denkt hierbei die Öffnungszeiten der Geschäfte und Läden mit. Wenn vorhanden, überlegt, ob ihr die Läden in der Umgebung mit einbezieht, anstatt den führenden Onlineanbieter für jede kleine Besorgung zu nutzen. Mitunter könnt ihr gute Preise aushandeln oder bekommt einen Mengenrabatt für Holz zum Beispiel.

Bühnen mit Beleuchtung, technischem Equipment und Traversensystem sowie Bühnenpodesten sollten nur von professionellen Fachleuten bzw. Dienstleister:innen aufgebaut werden, weil eure Sicherheit, die der Künstler:innen und der Gäste:innen sonst gefährdet ist.

· Schritt 5 — Das ist Es

Wer Veranstaltungen durchführt, möchte, dass alle Menschen sich auf dieser Veranstaltung wohlfühlen und eine gute Zeit haben. Leider funktioniert das nicht immer. Dies kann z.B. durch übergriffiges / grenzüberschreitendes und / oder diskriminierendes Verhalten geschehen. Hier kommt das Thema »Awareness« ins Spiel.

• Was bedeutet Awareness?

Der Begriff »Awareness” kommt aus dem Englischen »to be aware« und bedeutet (im weiteren Sinne) »sich bewusst sein, sich informieren, für gewisse Problematiken sensibilisiert sein«. Gemeint ist ganz allgemein ein achtsamer und respektvoller Umgang miteinander.

Wir leben in einer Gesellschaft, die leider von ungleichen Machtverhältnissen geprägt ist. Menschen werden aufgrund bestimmter Merkmale bevorteilt (Privilegierung) und benachteiligt (Diskriminierung) – ob absichtsvoll oder unbewusst ausgeübt.

Awareness ist ein Konzept, das sich gegen jede Form von Diskriminierung, Gewalt und Grenzverletzungen stellt. Denn verletzendes und grenzüberschreitendes Verhalten, wie z.B. sexistische, rassistische, homo-, transphobe, oder vergleichbare Übergriffe, verdient keine Toleranz.

• Intern: Awarenessarbeit im Team / im Vorfeld der Veranstaltung

Wenn Ihr eine Veranstaltung durchführt und ein Awarenesskonzept erstellen möchtet, ist es gut, euch zuerst Gedanken, um eure Haltung zu machen. Was wollt Ihr beachten? Wen wollt ihr ansprechen? Worüber möchtet ihr informieren? 

Awareness ist ein Querschnittsthema, welches in allen Arbeitsbereichen der Veranstaltung mitgedacht und umgesetzt werden kann und sollte. Dafür ist es hilfreich, sich die einzelnen Handlungsbereiche genauer anzuschauen – wie z. B. das Booking, die Szenografie, die Schulung des Bar- und Security-Personals sowie das Mobilitätskonzept, um nur einige zu nennen. Es lohnt sich, folgende Frage zu stellen: Inwiefern setzen diese Bereiche Diskriminierung fort oder befördern sie? Wie können die einzelnen Bereiche genutzt werden, um bewusst präventiv gegen Diskriminierung und Ausschluss vorzugehen? Sprich, gibt es ruhige Orte zum Ausruhen? Wie ist die Beleuchtung? Gibt es einen Handlungsplan im Fall von Diskriminierung und Gewalt?

• Extern: Awarenessarbeit währen der Veranstaltung / für die Gäste

Wie verhaltet ihr euch, wenn sich die betroffene Person den Ausschluss der gewaltausübenden Person wünscht? Welche Konsequenzen kann die Awarenessgruppe in Bezug auf die subjektive Wahrnehmung der betroffenen Person durchsetzen? Wo liegen die Grenzen? Wie handelt ihr, wenn die betroffene Person sich eine Sanktion wünscht, die ihr nicht umsetzen könnt? Und wie verhaltet ihr euch, wenn ihr in Kenntnis einer strafrechtlich relevanten Tat seid, aber die betroffene Person die Polizei nicht hinzuziehen möchte? Dies sind ein paar Beispiele, über die ihr euch Gedanken machen solltet.

Bei größeren Veranstaltungen ist es ratsam, ein Awareness-Team zu bilden, dass einen Leitfaden für genau diese Situationen entwickelt. Dieses Team trägt bei der Veranstaltung die Aufgabe, für betroffene Personen ansprechbar zu sein, ihnen zur Seite zu stehen und sie zu unterstützen. Die Personen dieses Teams sollten während der Veranstaltung unbedingt nüchtern bleiben und für die Gäste stets erreichbar und sichtbar sein. Überlegt euch gut, wer in diesem Awareness-Team dabei sein soll. Das Awareness-Team sollte nach Möglichkeit divers aufgestellt sein.

Eine erweiterte Aufgabe des Awareness-Teams bei der Veranstaltung ist es, einen Rahmen zu schaffen, in dem sich betroffene Personen nach einem Übergriff geschützt fühlen. Das kann u.a. heißen, dass sie zur Ruhe kommen können, ihr Selbstwertgefühl gestärkt wird und sie ihre Handlungsfähigkeit wiedererlangen. Es geht darum, das Gefühl von Ohnmacht und Ausgeliefertsein zu überwinden und zu vermitteln, dass persönliche Grenzen, egal, wo sie liegen, gerechtfertigt sind und geachtet werden müssen.

Zu guter Letzt denkt noch dran, dass ihr auch selbst auf euch acht gebt. Wenn ihr mal einer Situation nicht gewachsen seid, sucht euch Unterstützung.

· Schritt 5 — Das ist Es

Planung und Bauen — Der Bereich schlechthin, wenn es ums Thema Stadtmachen geht. Denkste! Bis auf den Bürger:innenservice Bauen und die WohnBauInitiative hat die Stadt Hannover hier nicht so viel zu bieten. Die meisten Entscheidungen werden auf den oberen Ebenen von Politik und Verwaltung getroffen und können lediglich bei öffentlicher  Beteiligung beeinflusst werden. Lokale Anlaufstellen sind bestenfalls über das Quartiersmanagement gegeben. Die Hauptaufgabe des Bauamtes besteht darin, eingereichte Bauanträge zu überprüfen und darüber zu entscheiden, ob diese bewilligt oder genehmigt werden

· Schritt 1 — Impuls

• Was muss ich für eine öffentliche Veranstaltung bewilligen lassen und wer ist dafür zuständig?

Neben dem Sondernutzungsantrag für private oder öffentliche Räume musst du bei einer öffentlichen Veranstaltung auch die Sicherheit für eure Besucher:innen gewährleisten. Dafür gibt es Sicherheitsregeln und viele weitere Baugesetze, die vom zuständigen Bauamt bewilligt werden müssen.

Wenn der potentielle Ort deiner Veranstaltung bereits offiziell als Veranstaltungsfläche genehmigt ist, gelten hierfür die Auflagen der Niedersächsische Versammlungsstättenverordnung von 2004. Ja, du hast richtig gelesen - aus dem Jahr 2004! Die Verordnung wurde also in den letzten zwei Jahrzehnten nicht an die heutige Zeit und somit auch nicht an die heutigen Anforderungen in der Veranstaltungsbranche angepasst. Weitere Probleme der 17 Jahre alten Verordnung werden dir beim genauen Durchgehen der Bedingungen für deine Veranstaltung auffallen. Fast alle Auflagen beziehen sich auf den Indoorbereich. Aber nicht nur durch die Coronapandemie entwickelt sich der Trend von Indoorveranstaltungen zu Open Air Veranstaltungen. Seit Jahren werden Veranstaltungen im öffentlichen Freiraum immer beliebter! Und du stehst vor einer weiteren Hürde: Es gibt in Hannover kaum öffentliche Freiräume für die Durchführung deiner Veranstaltungen. Einer der bekanntesten Veranstaltungsflächen in der Stadt Hannover ist der Schützenplatz mit einer ca. 10 ha versiegelten Flächen.

Vielleicht hast du auch schon einen bestimmten Ort für deine Veranstaltung im Kopf, der aber nicht offiziell als Veranstaltungsfläche ausgeschrieben ist. In den meisten Fällen muss hierfür neben den Auflagen der Niedersächsischen Versammlungsstättenverordnung ein Sondernutzungsantrag für diese Veranstaltung gestellt werden. Dieser Antrag heißt offiziell Bauvorhaben laut Niedersächsischer Bauordnung von 2012. Eine genaue und detaillierte Beschreibung aller Bauvorschriften, Bauvorlagen, Sicherheitskonzepte und Krisenmanagement uvm. findest du in der NVStättVo.

Alle an das Bauamt einzureichenden Formulare für einen Bauantrag in der Landeshauptstadt Hannover findest du hier.

· Schritt 1 — Impuls

• Mut zum Experiment
Nun geht’s also ans Eingemachte! Zu Beginn lohnt es sich, nicht alles mit gewohnt deutscher Gründlichkeit auf den Prüfstand zu stellen. Mut zum Experiment!

Der wohl einfachste Einstieg ist die Nutzung öffentlicher Räume durch offene, allen zugängliche Angebote. Beim Grillen im Park mit der Nachbar:innenschaft, einem Drink mit Anwohnenden, oder beim Spaziergang durch den Kiez - lernt euch kennen und schmiedet Pläne! Das alles und noch viel mehr ist genehmigungs- und gebührenfrei umsetzbar. Dafür können Decken, Klapptische, Stühle, eine Musikbox und weitere Alltagsgegenstände genutzt werden. Das Stichwort lautet: Gemeingebrauch. Solange die Öffentlichkeit teilhaben kann und die Rechte sowie die Freiheiten der Menschen nicht eingeschränkt werden, ermöglicht dir die Demokratie diesen Handlungsspielraum. 

• Bauliche Eingriffe

Eine Nummer größer wird das Ganze, wenn du den Ort tatsächlich veränderst und somit einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Bauliche Eingriffe im Straßenraum, auf Plätzen, im Park oder auf Brachflächen sind in einem gewissen Maße umsetzbar, wenn sie von Politik und Verwaltung oder anderen betroffenen Akteur:innen geduldet werden. Eine Duldung kann auch soweit gehen, dass aufwendige Bau- oder Nutzungsgenehmigungen ausgesetzt werden und den selbstorganisierten Projekten ein größerer Ermessensspielraum zugesprochen wird. Prominente Beispiele dafür sind besetzte Häuser oder Wagenburgen in Hannovers Norden. Manche Veränderungen fallen den Behörden gar nicht erst auf, andere sorgen für eine direkte Verbesserung der aktuellen Situation. Über eine bepflanzte und gepflegte Baumscheibe oder eine zweistündige Kinovorführung an der Hauswand wird sich schon niemand beschweren. Ist die Umnutzung einer Fläche ein langersehnter Wunsch oder die ausdrückliche Forderung der Bürger:innen, hat dein Vorhaben gute Chancen weiterentwickelt und unterstützt zu werden.

• Freiräume

Eine Initialnutzung kann auch die zündenden Ideen liefern! Hierbei handelt es sich um die Zwischennutzung eines Leerstands oder einer Brachfläche. Diese Freiräume sind Experimentierfelder für das Erproben von zukünftigen Gestaltungsmöglichkeiten, Nutzungen und Netzwerken. Somit leben sie von dynamischen Verläufen und sind offen für Veränderung. Durch ihren oft kurzlebigen Charakter bieten sie vielen Menschen einen Raum zur Entfaltung ihrer Ideen, aber keine langfristige Perspektive. Hier lauert die Gefahr! Die Raumpioniere werden zu guter Letzt durch die profitorientierten Interessen privater Investor:innen verdrängt.

• Ein gutes Konzept

Du merkst, auch die Zeit spielt eine wichtige Rolle. Um dir die Planung und Umsetzung zu erleichtern und aus verschiedenen Bausteinen ein Gesamtwerk zusammenzusetzen, ist ein Konzept hilfreich. Entweder entwickelst du eigene, ganz spezielle Schritte für dein Vorhaben, oder du verknüpfst deine Ideen mit einem bereits bestehenden Projekt und füllst die Lücken. Die Kombination aus Beidem ist natürlich auch eine Option. Die Stadt hat in diesem Fall so einige Anknüpfungspunkte auf dem Tisch: Mein Hannover 2030, Freiraumentwicklungskonzept, Stadtentwicklungskonzept, Kulturentwicklungsplan und das Klimaschutzprogramm sind nur einige Beispiele.

Sollte sich dein Projekt schwieriger umsetzen lassen als gedacht, beispielsweise durch auftretende Meinungsverschiedenheiten oder unterschiedliche Vorstellungen zur Nutzung der Fläche, ist das gemeinsame Aushandeln einer Lösung notwendig! Ein Runder Tisch mit allen beteiligten Parteien ist dafür ein geeignetes Mittel. In diesem Mini-Parlament treffen die unterschiedlichen Interessen auf Augenhöhe zusammen und werden diskutiert, abgewogen und in Einklang gebracht. Besonders hilfreich ist in diesem Fall eine neutral geführte Moderation und das Festhalten der Ergebnisse in einem Protokoll.

• Sharing is caring!

Zum Abschluss sei noch eins gesagt: Sharing is caring!
Das fängt bei einfachen, grundlegenden Informationen an und setzt sich bei der Kommunikation mit den verschiedenen, involvierten Akteur:innen fort. Transparenz sorgt immer für Vertrauen und lässt viele Probleme gar nicht erst entstehen!
Sharing is caring lautet auch das Motto beim Einsatz von Werkzeug und nötiger Infrastruktur. Gerade als Starthilfe sind das unerlässliche Hilfspakete, die dir gestandene Vereine oftmals gern zur Verfügung stellen. Und auch die nötige Finanzspritze darf nicht fehlen! Entweder über kleinere Summen im Rahmen einer Mikroförderung durch private Vereine oder Verbände, Anträge bei einer Stadtteilstiftung sowie einem Quartiersfonds, oder über Fördertöpfe von kommunaler, landes- und bundesweiter bis europäischer Ebene.

· Schritt 1 — Impuls

• Was muss ich tun, um Fördermittel zu bekommen?

Soloselbständig – Initiative – GbR – gem. Verein – gGmbH - auf vielen Förderebenen ist eine Förderung grundsätzlich möglich und nicht an die Organisationsform gebunden. Das gilt allerdings nicht für die meisten Stiftungen.

Stiftungen fördern in der Regel ausschließlich gemeinnützige Vereine!

• Ihr müsst euch bekannt machen.

• Ihr solltet euch vorab im Netz informieren – jeder Geldgeber / jede

   Geldgeberin ist anders.

• Nehmt Kontakt auf. Euer Gegenüber interessiert sich für euch und eure Idee. Schickt eine Projektskizze, telefoniert und vereinbar ggf. ein Gespräch.

• Achtet auf die Förderrichtlinien und die Antragsverfahren!

• Bleibt authentisch und reell.

· Schritt 2 — Konstituierung

Wie stelle ich ein musikalisches Line-Up zusammen? Wenn ihr ein Konzert oder eine Party organisiert, dann kommt ihr nicht um das Booking herum. Dies bezeichnet den gesamten Prozess des Auswählens und Einladens von Bands und DJs auf Veranstaltungen. Ein gutes Booking besteht aus einer interessanten Dramaturgie für den Abend. Ein ruhigerer Act kann zum Beispiel spannend am Anfang eines Abends sein, während eine Band, die sehr energisch mit dem Publikum interagiert, zur späteren Stunde ideal ist. Es ist von Vorteil, so viele Acts wie möglich im Vorfeld selbst live zu erleben, um Fragen zu beantworten wie: Was für eine Atmosphäre schafft dieser Act? Wie ist die Bühnenpräsenz? Zugleich bietet es sich an, Musik-Acts gut zu recherchieren, um zu verstehen, auf welchen Veranstaltungen sie auftreten: Was sind die Kapazitäten und Eintrittspreise? Mit welchen anderen Acts treten sie auf? Sind sie derzeit auf Tour? Oder bringen sie bald ein Album raus? Wie ist die Interaktion mit den Fans auf Social Media? Diese Hinweise können auch eine grobe Idee über die Honorare einer Musiker:in oder Band bieten.

Viele Musiker:innen werden von Booking-Agenturen vertreten. Diese kümmern sich um die Gagen-Verhandlungen und, zusammen mit dem Management, um den Ablauf einer Tour.

Euer Kontakt beginnt mit einer Anfrage über grundlegende Infos: 

• Veranstaltungsname und -datum

• Andere Acts, die auftreten bzw. in der Vergangenheit aufgetreten sind

• 2-3 Sätze über euer Projekt, evtl. ein Foto, um einen Eindruck zu vermitteln

• Vorschlag für eine Gage und weitere Konditionen

• Länge des Auftrittes, z.B. 1h für eine Band oder 2h für ein DJ-Set

Neben der Gage können noch andere Kosten hinzukommen: 

• Steuern, z.B. Mehrwertsteuer, Ausländersteuer bei Bands aus dem Ausland

• Booking Fee, z.B. 15% des Honorars

• Anfahrt bzw. Shuttle

• Unterkunft

• Catering

• Backline

Nach den Verhandlungen sollte es einen Vertrag oder ein Deal-Memo geben. Verträge werden meist von den Booking-Agenturen ausgestellt. Ein Deal-Memo kann aus einer E-Mail bestehen, welche die wichtigsten Absprachen festhält. Einige Wochen vor dem Auftritt ist meist die erste Hälfte der Gage fällig, während die andere am Auftrittstag oder kurz danach beglichen wird. Änderungen im Line-Up oder im Zeitplan sollten mit der / dem Booker:in abgesprochen werden. Zudem ist es üblich, Plakate oder Posts für soziale Medien von ihnen absegnen zu lassen.

Zwei bis drei Wochen vor dem Auftritt ist es ratsam, eine Übersicht mit allen wichtigen Infor-mationen an die Musiker:innen oder Booker:in zu schicken.

Darin sollte Folgendes enthalten sein: 

• Infos zum Veranstaltungsort, inkl. Anschrift, Kapazität und Website-Link

• Infos zu Hotel und Catering

• Zeitplan inkl. Ankunft am Hotel, Abholung am Hotel, Ankunft in der Location, Soundcheck, Auftrittszeit

• Anfahrtsbeschreibung oder Übersicht über die Bahn-Verbindung

• Social-Media-Links und Bilder zum Teilen in sozialen Netzwerken

• Ansprechpartner:innen, z.B. Fahrer:in, Artist Care, Techniker:in, Night Manager:in des Klubs oder Stage Manager:in, Veranstalter:in

• Infos zur Auszahlung der Gag

· Schritt 4 — Heiße Phase

• Catering Veranstaltungsteam

Während ihr über die Auf- und Abbauzeit ordentlich die Ärmel hochkrempelt, müsst ihr auch auf eure Verpflegung und die eurer Helfenden achten. Am besten, ihr stellt während der Kernaufbauzeit Essen und Trinken zur Verfügung. Im besten Falle gibt es Pausenzeiten für alle Beteiligten, sodass bei einem gemeinsamen Snack Raum für Erholung entsteht.

• Catering Besucher:innen

Auch eure Gäste sollten während eurer Veranstaltung verpflegt werden. Im besten Fall könnt ihr hierüber auch Geld einnehmen, indem ihr ein ansprechendes Getränkeangebot habt. Denkt hierbei unbedingt die alkoholfreien Varianten mit. Kostenfreies Wasser sollte vor allem bei Out-door-Events im Sommer zur Verfügung gestellt werden. Es geht um die Gesundheit eurer Gäste, um einem Hitzschlag oder Schwächeanfall durch erhöhte Temperaturen kombiniert mit Alkoholkonsum und Schlafmangel entgegenzuwirken.

Wenn ihr Essen anbietet, plant nach Möglichkeit mit regionalen Anbieter:innen. Eure Caterer benötigen unter Umständen während der Veranstaltung Platz und Wasser, um das Essen zuzubereiten, eventuell eine Küche. Solltet ihr dies nicht bieten können oder habt ihr vor, mehrere Caterer zu buchen, besprecht mit ihnen, ob sie in einem mobilen Foodstand anreisen können. Hierbei solltet ihr vorher planen, wo sie stehen können und wie die Stromversorgung an den entsprechenden Plätzen aussieht. Für einen Foodstand könnt ihr eine Standgebühr einnehmen.

· Schritt 5 — Das ist Es

Die Kooperation

• Liste mit potenziellen Kooperationspartner:innen erstellen

• Nach detaillierter Recherche Liste erstellen mit Kooperationspartner:innen, die du anfragen willst

• Treffen vereinbaren und eventuelle Kooperationsideen festhalten

• Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten festlegen

• weiteres Vorgehen siehe Konzept oder Programmgestaltung

• Nachtreffen vereinbaren, um die Kooperation zu evaluieren und über weitere Zusammenarbeit zu sprechen

Community-Arbeit

• Multiplikator:innen recherchieren und Treffen vereinbaren

• Bedarf der Community abfragen

• Multiplikator:innen bei der Programmgestaltung einbeziehen

• Kurz- und langfristige Ziele der Zusammenarbeit festlegen

• Erste gemeinsame Aktion planen

• Feedback einholen

· Schritt 4 — Heiße Phase

Für Online-Veranstaltungen

• Entscheidung treffen: Warum eigentlich online bzw. kombi?

• Technikbedarf entsprechend anpassen

• Technik Support organisieren

• Eventuelle Technik-Hotline einrichten

• Notfallplan erarbeiten

• Eventuell Location suchen

• Zeitrahmen festlegen, inkl. Pausen und Beteiligungsmöglichkeiten

• Beteiligungstools ausprobieren (Menti, Slack, Gather.Town, Zoom, Miro, Scrumlr etc.)

• Moderation, sowie Co-Moderation briefen

• Detaillierten Ablaufplan erstellen

• Vorab Technik Support für Künstler:innen, Moderation zur Verfügung stellen

• Generalprobe durchführen

• Veranstaltung aufnehmen

• Publikum entsprechenden Zugang weiterleiten

Während der Online-Veranstaltung

• Ein Treffen vor Veranstaltungsbeginn absprechen, um Einzelheiten mit der Moderation durchzugehen

• Warteraum einrichten

• Begrüßung der Teilnehmenden und Übergabe an die Moderation

• Kommunikationsdaten weiterleiten im Falle von technischen Problemen

· Schritt 4 — Heiße Phase

Konzeptuelle Entscheidungen

• Ziel(e) der Veranstaltung definieren

• Zielpublikum ermitteln

• »Roter Faden« für Veranstaltung finden (ein Leitmotiv beeinflusst z. B. auch die Raumgestaltung, das Booking, die Öffentlichkeitsarbeit etc.)

• Datum festlegen (vorher prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Veranstaltungen stattfinden, eventuell Ersatzdatum überlegen)

• Eckdaten der Veranstaltung festhalten (zeitlicher Rahmen, Publikumsgröße, Budget etc.)

• Location suchen bzw. räumlichen Bedarf ermitteln

• Erreichbarkeit sicherstellen (Anfahrtsdauer, öffentlicher Verkehr, Parkplätze etc).

Nach dem Konzept ist vor der Programmplanung

• Team definieren und Verantwortlichkeiten aufteilen

• Kosten- und Finanzierungsplan erstellen (wichtig für Förderung und Übersicht!)

• Konzept für das Marketing erarbeiten

• Meilensteine definieren (bis wann Konzeption abschließen, ab wann Öffentlichkeitsarbeit, bis wann Anfragen der Künstler:innen etc.)

• Teamaktivitäten und Pausen einplanen

· Schritt 4 — Heiße Phase

Am Tag der Veranstaltung

• Ablauf des Tages vorab erstellen (Walk of Imagination)

• Helfer:innen frühzeitig briefen

• Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur begutachten, eventuell testen

• Empfang, Begrüßung und Betreuung der Künstler:innen sowie der Moderation

• Ablauf / Zeitplan regelmäßig überprüfen und eventuell anpassen

• Dank und Verabschiedung der Künstler:innen (Organisation Shuttle zum Hotel, Zug etc.)

 

Nach der Veranstaltung

• Abrechnungen und Budgetabgleich vornehmen

• Dankesmail / Brief an Künstler:innen, Förder:innen, Helfer:innen; Team (z. B. aus der Fotogalerie eine Postkarte erstellen)

• Umfrage im Publikum (können auch online durchgeführt werden)

• Feedback von Künstler:innen und Team einholen

· Schritt 4 — Heiße Phase

• Warum zählt, wer auf der Bühne steht

Unsere Gesellschaft ist von unterschiedlichen Unterdrückungs- und Ausschlussstrukturen durchzogen; da wären Rassismus, Antisemitismus, Sexismus, Abeilismus, Klassizismus, Heteronormativität usw. Das heißt auch, die Veranstaltungen, die wir planen sind von diesen ungerechten Strukturen beeinflusst. Sich dessen bewusst zu werden, ist der erste Schritt, um am Abbau von Diskriminierung in unserer Gesellschaft zu arbeiten. Als Veranstalter:in haben wir in der Hinsicht eine besondere Verantwortung gegenüber dem Publikum, den Künstler:innen und auch uns selbst. Daher ist ein weiterer Schritt, sich zu fragen, wem du die Bühne und somit die Öffentlichkeit und die finanzielle Honorierung zur Verfügung stellen möchtest. Im gleichen Atemzug stellt sich auch die Frage, wie du deine Veranstaltung für Menschen, die von gesellschaftlicher Diskriminierung betroffen sind, sicherer machen kannst.  

Also, was kannst du als Veranstalter:in tun 

• Suche dir Verbündete, die zum gleichen Thema arbeiten. Tausche dich mit ihnen aus. Gibt es lokale Kämpfe, die du und dein Team / Kollektiv unterstützen könnt?

• Nutze deine Privilegien und teile deine Ressourcen mit Anderen

• Reflektiere in deinem Team / Kollektiv Machtstrukturen (Wer trifft welche Entscheidungen und warum? Sprecht offen über Geld!)

• Sei offen immer wieder deine Denkmuster über Bord zu schmeißen. Informiere dich und suche nach Bildungsangeboten zum Thema.

• Habe Mut auch mal zu scheitern!

Was kannst du für die Künstler:innen tun?

• Binde Künstler:innen von Anfang an mit ein (am besten honoriert), frage sie nach ihren Bedürfnissen und Wünschen (z.B. wie möchten sie angekündigt werden, schick ihnen den Text vor der Veröffentlichung zu).

• Befrage deine Motivation: Warum buchst du diese:n Künstler:in? Was erhoffst du dir davon? Was kannst Du für sie / ihn leisten, was nicht?

• Plane mehr finanzielle Ressourcen für das Thema ein.

Was kannst du für das Publikum tun?

• Suche das Gespräch mit betroffenen Gruppen / Individuen und frage, was du tun kannst, um einen sicheren Ort für sie zu schaffen.  

• Biete Angebote für das Publikum, sich aufzuklären und Möglichkeiten, sich zu engagieren.

• Sei offen und ehrlich in der Kommunikation mit dem Publikum, wenn es Probleme gibt. 

Literaturtipps
•  Ann Wiesenthal (2017): Antisexistische Awareness. Ein Handbuch. Unrast Verlag.

• Tupoka Ogette (2019): Exit racism. Rassismuskritisch denken lernen. Unrast Verlag.

• Noah Sow: Rassismuskritisch veranstalten. In: kurse.noahsow.de/lp/erfolgreich-rassismuskritisch-info

• ak moB: Aus.Schluss. Barrierfrei veranstalten. In: bidok.uibk.ac.at/library/akmob-barrierefrei

· Schritt 4 — Heiße Phase

Dramaturgie ist wie ein gut platzierter Beat Drop, eine allen bekannte Gesetzmäßigkeit: eine sich aufbauende Melodie, dann eine kurze Pause und plötzlich geht es mit ganz viel Bass weiter, die Menge tobt. Nun gilt es sich diese Dramaturgie nicht nur für einen Moment vorzustellen, sondern für eine ganze Veranstaltung. Ein kleiner Walk of Imagination kann da sehr hilfreich sein: Stell dir vor du bist Teil des Publikums. Wenn du an den Veranstaltungsort kommst, was brauchst du? Was willst du wissen? Wenn du in den Ort reingehst, welche Stimmung soll dich erwarten? Du möchtest wahrscheinlich nicht sofort erschlagen werden, sondern dich erstmal orientieren. Wenn du dann mit einem Getränk vor der Bühne stehst, möchtest du in einen Flow kommen, nach den Höhen braucht es vielleicht eine kleine Pause? Dann gehst du diesen Weg noch mal als Veranstalter:in durch und fragst dich: Welche Erfahrung möchtest du deinem Publikum bereiten? Wie viel Input braucht es für diese Erfahrung? Passen die gebuchten Acts zusammen? Wie soll der Abend beginnen? Wann soll der Höhepunkt der Veranstaltung sein? Wie kannst du das für das Publikum erkennbar machen? Wie möchtest du die Veranstaltung ausklingen lassen?  

· Schritt 5 — Das ist Es

Um den Besuchenden eurer Veranstaltung ein atmosphärisches Gefühl zu bescheren, das sie nicht so schnell vergessen, fragt euch, wie eure Veranstaltung wirken soll. Wie viele Veranstaltungen habt ihr schon besucht, die ihr zum Teil wieder vergessen oder mit anderen verwechselt habt, da sie für euch nichts Besonderes waren und euch nicht im Gedächtnis geblieben sind? Ihr verhindert diesen Effekt mit einer szenischen Gestaltung der Location und sorgt dafür, dass eure Gäste unter guten Umständen eure Veranstaltung immer wieder besuchen möchten, weil sie sich von euch abgeholt und inspiriert fühlen.

· Schritt 5 — Das ist Es

• Ausgaben und Einnahmen

Wenn man etwas machen will, stehen die konkreten Ideen meist im Vordergrund. Schnell kommt aber die Frage auf, was alles kostet oder vielleicht sogar, ob die Aktion was einbringt. Ein kulturelles Vorhaben wie ein Festival, eine Intervention oder ein Fest, eine Konferenz, ein Konzert, auch eine Demo, Sport- oder Infoveranstaltung ist so gut wie immer mit Ausgaben verbunden und diese stehen oft an erster Stelle noch vor den möglichen Einnahmen. Natürlich können einzelne bezahlte Jobs entstehen und es soll auch Menschen geben, die Veranstaltungen danach konzipieren, dass sie Geld einbringen. Hier soll aber erst einmal die Kostendeckung im Vordergrund stehen. Auf ihr basieren Förderungen und Zuwendungen, denn Geschäftsideen sind (meist) nicht förderfähig. Nichts gegen eine gute Geschäftsidee – die Kür ist, aus einer Veranstaltung künstlerisch-sozial-kulturellen UND wirtschaftlichen Gewinn zu erzielen. In der Pflicht aber müssen zuerst die Kosten gedeckt werden und in der Realität geht es meist darum, überhaupt irgendetwas möglich zu machen. Die Kalkulation oder das Budget nennt das Förderdeutsch entsprechend Kosten- und Finanzierungsplan. Er wird aufgestellt, um alle Ausgaben und Einnahmen abzubilden. Liebevoll heißt er KoFi, KuF oder KFP und ist ein zentrales Werkzeug für Kulturmanager:innen.

Wie auch immer die Idee aussieht, hier gehen wir davon aus, dass sie in einem kompakten Zeitraum umzusetzen ist. Es geht nicht um gigantische Weltformeln und langwierige Großbaustellen mit komplexen Finanzierungen, sondern eher um Veranstaltungen, Aktionen, Kleinbauten, wo ihr anpacken und direkt loslegen wollt. So entsteht ein Projekt – und genau dafür gibt es die passende Fördermethode der Projektförderung.

• Budget aufstellen, Kosten kalkulieren

Ein Budget soll alle relevanten Kostenpunkte aufführen und abschätzen. Erfahrung hilft dabei, hat man sie noch nicht, hilft fragen - entweder im Netzwerk, direkt bei den Förderinstanzen oder bei der Regionalberatung des Landesverbandes Soziokultur www.soziokultur-niedersachsen.de Hier (Link: zu den KFPs) gibt es drei Beispiele mit veranstaltungstypischen Ausgabepunkten. Jedes Projekt ist natürlich individuell, deshalb sind generelle Aussagen zu Kostenhöhen und Details nicht einfach, trotzdem ähneln sich zumindest die Strukturen vieler Kalkulationen und Budgets.

Ein Grundproblem ist die Balance zwischen Übersicht, fortschreitender Planung mit entsprechenden Änderungen und Aktualität zu finden. Gut benannte Dateien mit Datum helfen, Cloudservices sind noch besser (wenn der Datenschutz geklärt ist).

• Vier Schritte sind praktisch:

1. Eine grobe Kalkulation zum Start, so dass eine Vorstellung davon entsteht, welche Punkte berücksichtigt werden müssen und was alles kostet.

2. Dann folgen Angebote und Präzisierungen, die am besten auch dokumentiert werden, so entsteht ein Budget.

3. Was final in Abrechnung

4. und in Belegaufstellung endet und dort überprüft werden kann.

Bei größeren Projekten, wie zum Beispiel einem Festival, kann es sinnvoll sein, mehrere Budgets für einzelne Teile aufzustellen. Das ist besonders wichtig, wenn man sich nur einen Teil der Veranstaltung (zum Beispiel einen Auftritt oder einen Programmpunkt) fördern lässt. Dann braucht dieses Unterprojekt einen eigenen Kosten- und Finanzierungsplan.

• Projektdokumentation

Ein Kostenpunkt weit hinten in den Kalkulationen und gelegentlich vernachlässigt ist die Dokumentation. Schöne Fotos, ein beeindruckendes After-Movie, vielleicht ein Beitrag auf der Webseite (gleichzeitig eine gute Grundlage für die nötigen Berichte an die Förderer) – all dies fasst das Projekt für die Nachwelt zusammen. Meist werden dafür Honorarkosten fällig, denn die tätigen Kreativen arbeiten auf Rechnung (KSK nicht vergessen…).

Wenn ihr ein Druckerzeugnis produzieren oder eine Webseite einrichten wollt, um so eure Ergebnisse und Erlebnisse zu präsentieren und zu veröffentlichen, dann gehören diese Kosten ebenfalls hier hin.

Die Höhe dieses Postens ist schwer einzuschätzen, weil sie wieder von Bedarf, Beziehungsnetzwerken und Budgetknappheit abhängt. Ein großes Festival kann schnell eine fünfstellige Summe ausgeben, anderen reichen ein paar Handyfotos. 5 bis 10% der Gesamtkosten sind eine Orientierung.

• Weitere Ausgaben

Auch wenn die Liste lang ist, sie kann die Ideenvielfalt nicht fassen. Hier könnt ihr unterbringen, was sich schwer einordnen lässt und kleine Summen beinhaltet und gleichzeitig einen kleinen Puffer anlegen, der für Unvorhergesehenes oder Ungeplantes bereit steht. In manchen Vorlagen ist dies üblich, andere Förderer brauchen detaillierte Angaben und können mit »unvorhergesehene Ausgaben« nicht viel anfangen. Hier hilft wieder einmal das persönliche Gespräch. In jedem Fall sollte dies ein kleiner Posten sein, der 1 bis 5% des Gesamtbudgets umfasst.

· Schritt 3 — Aktivierung

Solltet ihr mit eurer Veranstaltung nicht unter die Grundbedingungen der NVStättVO fallen (Bedingungen unter anderem ab einer Größe von 200 Personen und bei festen baulichen Anlagen), dann wahrscheinlich unter die des § 74 NBauo (Niedersächsische Bauordnung), »Genehmigung fliegender Bauten«¹.  Mit Fliegende Bauten sind nicht fliegende Bühnen gemeint, sondern temporäre Bühnen mit mehr als 75 m² Fläche oder Aufbauten in einer Größe von über fünf Metern. Auch Zelte mit einer Fläche von 100 m² sind fliegende Bauten – man stelle sich nur einen Sturm vor, wenn das Zelt nicht ausreichend gesichert ist. Ein fliegender Bau ist anzeige- und ggf. gebrauchsabnahmepflichtig.

Hierfür gibt es einen Antrag, den ihr ausfüllen müsst. Ihr findet diesen und Weiteres (z.B. das Aufstellen von Toilettenwägen oder Sondernutzungen), was für euch wichtig ist, hier: www.hannover.de/Leben-in-der-Region-Hannover

1. https://www.nds-voris.de/jportal/?quelle=jlink&query=BauO+ND+%C2%A7+74&psml=bsvorisprod.psml&max=true

• § 74 NBauo

Der § 74 NBauo regelt genauso wie die NVStättVO den Umgang mit Brandschutz, Rettungswegen, technischen Einrichtungen und Verantwortlichkeiten. Aber auch für die Standsicherheit des fliegenden Baus, Anforderungen an Aufenthaltsräume, Beheizung, Beleuchtung und Hinweisschilder findet ihr hier die entsprechenden Hinweise. Diese Anforderungen sind dann sehr von denen der NVStättVO zu unterscheiden. Fallt ihr mit euren temporären Bauten unter die oben genannten Grenzen (hieße temporäre Bauten mit weniger als 75 m² Fläche oder Aufbauten in einer Größe von unter fünf Metern, sowie Zelte mit einer Fläche von unter 100 m²), müsst ihr deren Regeln nicht einhalten. Aber auch hier gilt: Informiert euch vorher genau bei der Stadt Hannover!

· Schritt 5 — Das ist Es

Manche sagen, das Geld liegt auf der Straße…

• Vorweg:

Kultur ist in erster Linie kommunale Aufgabe und gehört zu den sogenannten »Freiwilligen Leistungen« einer Kommune. Weder Vielfalt noch Qualität sind verpflichtende Kriterien für die Frage, ob und wie viel und welche Kultur von einer Stadt gefördert wird. Über die Kultur einer Stadt entscheidet ihr Rat und die aktuelle Haushaltslage.

Das gilt, wenn ihr für eine dauerhafte Leistung oder für die Basisfinanzierung eurer Organisation eine Förderung sucht. In Hannover finden sich alle freien Träger, die von der Stadt dauerhaft gefördert werden, im sog. Zuwendungsverzeichnis.

Darüber hinaus gibt es auf allen Hoheitsebenen Adressen und Ansprechpartner:innen, die kulturelle Aktivitäten und Organisationen fördern, manche sogar bis zu drei Jahren. Und neben der klassischen Projektförderung haben sich über die Jahre weitere Förderinstrumente entwickelt. Mehr dazu erfährst Du bei unter dem Punkt Förderlandschaft.

· Schritt 3 — Aktivierung

Die öffentlichen Stellen auf allen Ebenen, das sind Bezirks- Dorf- oder Gemeinderäte, die Stadtverwaltung und die Region Hannover bis zum Land Niedersachsen und dem Bund bis nach Europa. Auf all diesen Ebenen gibt es auch Stiftungen, die fördern.

Daneben gibt es den Bäcker an der Ecke, die Filiale meiner Bank, die Möglichkeit, Spenden zu sammeln oder eine Crowdfunding-Aktion zu starten.

Das ist deshalb wichtig, weil die Geldgeber:innen häufig nicht allein fördern wollen, sondern einen »Finanzierungsmix« erwarten, bei dem auch andere Geldgeber:innen beteiligt sind. Einige Finanzierungen schließen sich zwar gegenseitig aus (z.B. Sparkasse und Volksbank), aber vieles lässt sich gut miteinander verbinden.

· Schritt 3 — Aktivierung

• Was macht die GEMA?

Die GEMA versammelt als Verein Urheber:innen der Musik und vertritt deren Rechte und Ansprüche, wenn ihre Werke verwertet, also öffentlich aufgeführt werden. Als Veranstalter:in müsst ihr dieses Recht einholen und vergüten. Mit der GEMA gibt es eine zentrale Institution, die die Urheber:innen kollektiv und international vertritt, so dass man nicht mit diesen einzeln verhandeln muss. Das ist einerseits praktisch, andererseits hat man es mit einem riesigen System zu tun, in dem ihr die eigene Veranstaltung verorten müsst. Im Tarifdschungel der GEMA ist geregelt, wie viel das Abspielen von Musik in Krematorien oder in Flugzeugen auf dem Rollfeld kostet.

• Drei wichtige Tarife der GEMA

Im Bereich öffentlicher Musikveranstaltungen gibt es vor allem drei Tarife, die interessant sind:

1. Im Tarif U-K (Unterhaltungsmusik / Konzerte) wird ein Satz von 5,75% auf alle Netto-Einnahmen veranschlagt und dies lässt sich hervorragend in einer Kalkulation abbilden.

2. Beim Tarif U-ST (Unterhaltungsmusik / Straßenfest ohne Eintritt) ist es etwas komplizierter, da man die Veranstaltungsfläche (knapp 90 € pro 500qm) kalkulieren muss.

3 Im Tarif M-V (Unterhaltungs- und Tanzmusik mit Tonträgerwiedergabe mit Veranstaltungscharakter) geht es ebenfalls um die Größe der genutzten Fläche, aber auch um die Höhe des Eintritts.

Natürlich gibt es viele weitere Tarife – für Modenschauen, für Gaststätten, für Installationen, für Theater oder Kabarett, für Veranstaltungsreihen und und und. Hier gilt es genau zu prüfen, was man plant und sich einen günstigen Tarif auszusuchen.

Auch wenn es anstrengend ist, es lohnt sich immer mit der GEMA zu diskutieren. Ihr könnt im Vorfeld einen Tarif-Vorschlag mitsamt Berechnung machen und hinterher besondere Härten geltend machen; ihr könnt Rechnungen nicht akzeptieren…  Das kann funktionieren, muss es aber nicht. Immerhin gibt es mehr Geschichten von heruntergehandelten ursprünglich horrenden Forderungen als Geschichten, wo die GEMA persönliche Existenzen zerstört hat. In Verbänden organisierte Veranstalter:innen haben Unterstützung durch die Erfahrungen anderer Mitglieder und durch GEMA-Spezialist:innen. Eine Verbandsmitgliedschaft z.B. im Landesverband Soziokultur Niedersachsen oder im KlubNetz lohnt sich außerdem, weil es im Verbund einen Gesamtvertragsnachlass von derzeit 20% auf alle GEMA-Gebühren gibt.

• Weitere Verwertungsgesellschaften

Neben der GEMA für musikalische Werke gibt es noch weitere Verwertungsgesellschaften wie die VG Wort für Autor:innen oder die Gesellschaft zur Wahrnehmung von Veranstalterrechten für Veranstalter:innen, deren Rechte an ihrer Veranstaltung online oder im Fernsehen verwertet werden. Besonders im Bereich Film sind weitere Verwertungsgesellschaften tätig.

· Schritt 3 — Aktivierung

Für viele Sondernutzungen braucht es Genehmigungen und für diese bürokratische Vorgänge muss gezahlt werden. Meist sind dies zumindest keine sehr hohen Ausgaben, aber sie können Folgekosten auslösen, wenn z.B. Brandschutz- oder Sicherheitskonzepte verlangt werden, wenn Lärmgutachten oder umfangreiche Planungsunterlagen nötig sind.

In Niedersachsen sind Veranstaltungen erst einmal genehmigungsfrei. Allerdings stellt sich sofort die Frage, wo denn diese Veranstaltung sein soll. Vom Ort hängen baurechtlichen Fragen ab, stark vereinfacht sind in einer aktiv genutzten und genehmigten Versammlungsstätte, wie einem soziokulturellen Zentrum oder einem Club, keine weiteren Genehmigungen nötig, geht man jedoch in den öffentlichen Raum oder nutzt eine andere Fläche inklusive eines Gebäudes um, dann wird eine Genehmigung nötig. Die Kosten für eine baurechtliche Genehmigung nach §47 der Nds.

Versammlungsstättenverordnung sind mit 60 bis 500 € festgelegt, in Hannover sind es meist unter 100 Euro. Die Genehmigung für einen Infostand kostet hingegen nur 10 €.

Je nach Veranstaltung müssen weitere Dinge genehmigt werden. Das kann von verkehrsrechtlichen Maßnahmen (wenn z.B. Straßen gesperrt werden) bis zu Abwassergebühren (wenn ein Toilettenwagen an die öffentliche Kanalisation angeschlossen wird) gehen.

Was die Gastronomie angeht, wurde 2015 die Schankgenehmigung bzw. Gestattung für Veranstaltungen abgeschafft, es reicht eine (verpflichtende) simple Anzeige einer Getränkeabgabe, deren Prüfung aber ebenfalls Geld kostet, in Hannover bei Alkoholausschank z.Z. 54 €.

Ein weiterer Sonderfall sind politische Demonstrationen, die können kostenfrei bei der Polizei angemeldet werden. Ein Weg, den die frühe Love Parade gegangen ist.

• Wo findet deine Veranstaltung statt?

Zuallererst muss geklärt werden, an welchem Ort deine Veranstaltung stattfindet. Denn der Ort bzw. die Art des Ortes wird ausschlaggebend für dein weiteres Vorgehen in Sachen Gesetze, Verordnung, Genehmigungen und Auflagen sein.

Die Orte können dabei sehr unterschiedlich sein - von einer Brachfläche, (bspw. das Gelände des Skateboardvereins 2er e.V. ) bis zu einem offiziell ausgewiesenen Veranstaltungsort (bspw. der Platz am Steintor oder das MusikZentrum Hannover ) ist alles möglich. Im Folgenden soll dir einen Überblick über mögliche Flächenarten und deren Zuständigkeiten für die benötigten Genehmigungen sowie weitere Auflagen dieser Räume aufzeigen:

• Private Räume

Bei privaten Räumen sind die Besitzer:innen Personen, Firmen oder andere Institutionen. Dabei bestimmen diese Gruppen über die Nutzung ihrer Räume. Wenn dein Veranstaltungsort also im Privatbesitz ist, brauchst du von den Eigentümer:innen eine Erlaubnis in Form eines Miet- oder Pachtvertrags oder einer Vereinbarung. Hier sollte die zukünftige Bespielung des Ortes genau festgehalten werden, um im Falle einer Uneinigkeit zwischen Eigentümer:in und Nutzer:in darauf zurückgreifen zu können. Typische Verträge sind bspw. Untermietverträge, Nutzungsverträge, Bürgschaften, Pflegeverträge oder Erbbaurechtverträge. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Arten und welche wichtigen Bestandteile im Vertrag geregelt sein sollten, findest du in der Freiraum Fibel unter Typische Vertragsarten  und Wichtige Vertragsbestandteile  oder im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).

Falls du bereits einen Vertrag mit einem / einer Eigentümer:in für eine Veranstaltung oder eine (Zwischen-)Nutzung abgeschlossen hast, regelt dieser Vertrag erstmal nur eine (private) Nutzung der Fläche. Du willst aber nun eine öffentliche Veranstaltung auf dieser Fläche durchführen. Dafür benötigst du eine behördliche Sondergenehmigung.

Ist dir der / die Eigentümer:in der Fläche noch nicht bekannt, kannst du diese über das Grundbuchamt ermitteln (ACHTUNG! In manchen Kommunen musst du für Informationen bezahlen). Manche Kommunen bieten eine digitale Sammlung von Karten, wie bspw. Luftbilder mit interessanten Daten wie Höhenangaben, Grundrissen und Nutzungen von Flächen. In den meisten Fällen findest du auf der Internetseite der jeweiligen Gemeinde das sogenannte GIS-Portal, welches dir mit viel Glück die Katasternummer (offizielle Grundstücksnummer) verrät. Mit dieser Nummer kann dir beim Grundbuchamt gezeigt werden, wer der / die Eigentümer:in des privaten Raumes ist.

Wenn die öffentliche Hand als private Eigentümerin eingetragen ist, wird dein:e Ansprechpartner:in das sogenannte Liegenschaftsamt sein. Im Liegenschaftsamt werden alle bebauten und unbebauten Grundstücke verwaltet, welche sich im Besitz deiner Stadt oder deiner Kommune befinden. Das Liegenschaftsamt übernimmt hierbei die Vermietung, Verpachtung oder den Verkauf dieser Grundstücke und Immobilien. Für die Region und Stadt Hannover gibt es ein gemeinsames Liegenschaftsamt. Die Vorgehensweise ist genauso wie bei einer natürlichen Person, Firma oder anderen Institutionen.

• Öffentliche Räume

Der öffentliche Raum gehört der Gesellschaft - also uns allen! Allgemein hat also jeder Mensch ein grundsätzliches Nutzungsrecht aller öffentlichen Räume, solange die Nutzung anderer nicht eingeschränkt wird. Nimm also Rücksicht auf deine Mitmenschen!

Es gibt einheitliche Regeln für öffentlichen Räume. Ein Großteil der Räume ist durch eine leichte Zugänglichkeit, aber auch durch bestehende Infrastruktur wie bspw. Sitzmöglichkeiten wieder zu erkennen. Sie stehen dir also in der Regel jederzeit zur Verfügung, ohne dass du gezwungen bist, etwas zu konsumieren wie bspw. in einem Cafe. Ein öffentlicher Raum kann aber auch ein privater Raum im öffentlichen Besitz sein. Beispiele dafür sind Schulen oder Gebäude, die im Besitz der Stadt sind. Diese Räume sind meistens nur beschränkt nutzbar und zugänglich.

Du möchtest für deine Veranstaltung einen öffentlichen Raum nutzen? Falls du etwas sehr Spontanes, wie bspw. einen Flashmob oder eine Diskussionsrunde geplant hast, fällt dies unter den sog. Gemeingebrauch und gehört zu eurem Recht am öffentlichen Raum. Falls ihr aber eine Veranstaltung durchführen wollt, die dem Gemeingebrauch übersteigt,  also wenn andere Nutzer:innen im öffentlichen Raum stark eingeschränkt werden, benötigt ihr eine behördliche Bewilligung für eine sogenannte Sondernutzung. Eine Übersteigung des Gemeingebrauches an einem Ort ist bspw. gegeben, wenn anderen Nutzungen im öffentlichen Raum dadurch stark eingeschränkt werden. Alles zur Sondernutzung der Stadt Hannover findet ihr in der Sondernutzungssatzung .

Tipp:
Wenn deine Veranstaltung einen öffentlichen Charakter hat, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass du seitens der Verwaltung eine Bewilligung erhältst.

• Sondernutzung

Du bist dir jetzt also ziemlich sicher, dass du für deine Veranstaltung eine Bewilligung zur Sondernutzung beantragen musst. Wichtig ist hierbei, dass du dich frühzeitig um die Bewilligungen kümmerst. Wie bereits unter Verwaltung und Politik beschrieben ist, sind meist verschiedene Verwaltungsstellen für deine Veranstaltung zuständig. Die Zusammenarbeit läuft da nicht immer reibungslos, weil die Bewilligungen oft dezernatsübergreifend behandelt werden. Denk daran, dass solche Bewilligungen auch Geld kosten können.  Erkundige dich also vorher, was da finanziell auf dich zukommt.

· Schritt 1 — Impuls

In einer Stadt gibt es neben den städtischen Einrichtungen einen großen selbstorganisierten Bereich. Die Impulse für diesen Bereich kommen aus der Zivilgesellschaft. Vereine und Gruppen organisieren sich, gründen Kinderläden, Jugend- und Kultureinrichtungen, Sportstätten, Stadtteiltreffs, Theaterbühnen, Galerien und vieles mehr. Veranstaltungen wie z.B. Partys, Kunstausstellungen oder Flohmärkte sind angemeldet und von städtischer Seite genehmigt.

Und es gibt viele Veranstaltungen, die im sogenannten Graubereich stattfinden. Graubereich wird der Raum genannt, der zwischen zwei definierten Rändern entsteht - legal oder illegal. Dieser Bereich ist naturgemäß etwas diffus und häufig schwer zu greifen.  Kulturakteur:innen nutzen den Graubereich bewusst, um die starren Grenzen aufzuweichen und flexibel Veranstaltungen organisieren zu können. Kultur im Graubereich ist gängige Praxis und gehört zu einer lebendigen Stadt.

Die öffentliche Meinung zum Thema »Graubereich« ist leider oft negativ und von Vorurteilen geprägt. Solche Events werden mit Kontrollverlust verknüpft und den Organisator:innen wird eine vermeintlich mangelnde Vor und- Nachbereitung vorgeworfen. Es bestehen Befürchtungen hinsichtlich des Ansehens und der Ordnungsstruktur der Stadt. Die Vorteile von Kulturveranstaltungen aus diesem speziellen Bereich werden häufig nicht wahrgenommen und positive Argumente zu dem Thema in der Diskussion kaum zugelassen.

Wir möchten mit diesen Texten Ängste abbauen, Mut zusprechen und Denkanstöße zu dem Thema geben, die eine andere Sichtweise ermöglichen. Die Nutzung des Graubereichs ist ein legitimes Mittel der Selbstverwirklichung.

· Schritt 1 — Impuls

• Methoden der Gruppenarbeit

Grundsätzlich sind Methoden kein Selbstzweck, sondern helfen euch, euer Ziel zu erreichen. Fragt euch daher: Gibt es gute Methoden für die Gruppenarbeit, weil sie z.B. gut zum Thema passen, sinnvoll bei der Gruppengröße sind, ihr mit ihnen gute Erfahrungen gemacht habt…

Bevor ihr eine Methode ausprobiert, solltet ihr Euch entweder sicher sein, dass die Gruppe dafür offen ist und / oder klären, dass sich die Gruppe auf die Methode einlässt. Wenn ihr eine Methode anwendet, sollte die Moderation sie gut kennen und sicher sein darin, wie sie diese vorbereitet und erklärt. Wenn nicht, dann bereitet die Gruppe darauf vor, dass es zu Problemen oder Scheitern kommen kann. Das ist auch okay!

Sofern die Moderation eine Aufgabe oder Frage an die Gruppen oder Kleingruppen stellt, ist es wichtig, sie möglichst konkret und genau zu formulieren. Das gilt auch für die »Spielregeln« der Methode.

Verschiedene Methoden sind hilfreich in verschiedenen Gruppensituationen und bei verschiedenen Gruppengrößen:

• Zur Themensammlung helfen Moderationskarten.

• Zum Kennenlernen, Ideen sammeln, Austauschen in der Gruppe, können Kleingruppen gebildet werden, sogenannte »Murmelgruppen«. Ihr könnt euch im »world-café« versammeln oder ein »Brainstorming« veranstalten. »Mind-mapping« und gegenseitige Interviews sind ebenso möglich.

• Für komplexe Probleme könnt ihr »design-thinking« ausprobieren, um neue Lösungen zu finden und komplexe Themen zu bearbeiten.

• Zur Entscheidungsfindung könnt ihr auf die altbewährte Pro- / Contra – Liste zurückgreifen. Eine Gegenüberstellung, das Positionieren im Raum oder in den Ecken, das Priorisieren durch Punktevergabe sind Erweiterungen dieser Methode.

• Mit dem »Blitzlicht« gewährleistet ihr, dass jede:r sich äußert und alle einen Überblick über die aktuelle Stimmung und Situation / den aktuellen Stand bekommen

• Wollt ihr eine Analyse der Ist-Situation oder Stärken und Schwächen abfragen, dann greift zur »SWAT-Analyse

• Für Diskussionen in großer Gruppe kann die »Fishbowl-Methode« genutzt werden.

Die genannten Methoden werden hier nicht im Detail beschrieben. Ihr könnt sie im Netz recherchieren und dabei viele weitere Anregungen finden. Je einfacher und konsequenter eine Methode ist, umso besser für den Gruppenprozess und die weitere Arbeit.

· Schritt 2 — Konstituierung

• Gruppendynamik und Gruppenphasen

Das Geschehen in Gruppen folgt oft einer eigenen Regel. Im Laufe dieses Prozesses entwickelt und verändert sich die Gruppe im Hinblick auf Zusammenarbeit, Ziele und Aktivitäten. Das Ganze kann auch als ein Kreislauf beschrieben werden oder eine Spirale, die sich immer weiterbewegt. Bruce Tuckmann hat die Gruppendynamik zuerst in vier und weiter in fünf Phasen beschrieben, die jede Gruppe durchläuft:

1. Forming – Gründungsphase

Die Forming-Phase ist die Einstiegs- und Findungsphase. Sie bezieht sich also auf das erste Zusammentreffen. Wer ist hier in der Gruppe? Wie verhalten sich die Anwesenden? Wie wird der erst Kontakt untereinander aufgenommen? Langsam beginnt sich die Gruppe zu formieren, es entstehen Verbindungen und die Einzelnen beginnen, sich zugehörig zu fühlen. Am Anfang gibt es noch viele Unsicherheiten und in der Regel gehen alle vorsichtig miteinander um.

2. Storming – Streitphase

Die Gruppe hat sich und einen gemeinsamen Nenner gefunden. Nun wird es interessant, was die Einzelnen in der Gruppe voneinander unterscheidet. Der eher vorsichtige Umgang ist von Gestern. Jetzt geht es darum, dass sich die Mitglieder positionieren. Es gibt Konflikte und Positionen, die aufeinanderprallen. Es gibt Konkurrenzen und Fronten. Diese Phase ist sehr nützlich, um die vorhandenen Unterschiedlichkeiten und Ziele auf dem Tisch zu haben und bis in die Zuspitzung miteinander auszutragen. Hier kann die Grundlage dafür geschaffen werden, was dieser Gruppe wichtig ist und wie sie zukünftig arbeiten will.

3. Norming – Vertragsphase

Die Konflikte sind ausgetragen und die einzelnen Positionen sind sichtbar geworden. Nun geht es darum, auf was sich die Gruppe gemeinsam verständigen kann. Es gibt also einen Aushandlungsprozess: Wo gibt es Übereinstimmungen? Wie können Kompromisse aussehen, mit denen alle weitermachen können? Wo sind Ausnahmen möglich? In dieser Phase wird der Gruppenvertrag geschlossen bzw. eine Verbindlichkeit hergestellt und Vereinbarungen getroffen, die für alle akzeptabel sind. Auf der Grundlage kann weitergemacht werden.

4. Performing – Arbeitsphase

Es gibt nun eine gemeinsame Grundlage für das gemeinsame Vorhaben und es kann richtig losgehen mit der Arbeit. Die Rahmenbedingungen und die Ziele sind klar. Die Gruppe kann engagiert und zielgerichtet arbeiten - sich zeigen mit ihrem Können und ihrer Erfahrung und gemeinsam profitieren. Wenn der Gruppenvertrag an der einen oder anderen Stelle nicht funktioniert, kann er noch angepasst werden, ohne die gemeinsame Arbeit zu gefährden. Es herrscht eine hohe Stabilität in dieser Phase

5. Re-Forming – Orientierungsphase

Früher oder später endet die Arbeitsphase. Am besten und auch spätestens, wenn die Gruppe das geplante gemeinsame Arbeitsziel erreicht hat. Die gemeinsamen Erfahrungen und Ergebnisse machen den Weg frei für neue Erfahrungen und neue Ziele. Nun beziehen sich die Einzelnen erstmal auf sich selbst, besinnen sich, machen sich das Erlebte und Geleistete bewusst, um neu und von vorne zu beginnen. In der Gruppe gibt es Unsicherheiten. Wie geht es jetzt weiter? Wie haben die anderen das Geleistete erlebt? Wollen wir weiter als Gruppe zusammenbleiben? Was sind unsere neuen Ziele oder verabschieden wir uns voneinander?

…. und so kann es weiter gehen oder man verabschiedet sich voneinander. Du beginnst vielleicht mit einer neuen Gruppe und durchläufst die gleichen Phasen.

· Schritt 2 — Konstituierung

Die Stadtpolitik spielt eine Rolle, wenn ihr eine dauerhafte Förderung anstrebt. Neue Anträge auf »Zuwendungen« werden in der Regel nicht von der Verwaltung in den Stadthaushalt eingesetzt, sondern müssen über die Politik in die Haushaltberatungen über neue Beschlüsse in die Ratsversammlung in den Haushalt eingebracht werden.

Sie müssen Mehrheiten finden und verändern den Haushaltsentwurf der Verwaltung. In Hannover werden alle zwei Jahre Haushaltsberatungen durchgeführt (für 2021 und 2022 / 2023 und 2024 / …). Wer also ab 2023 oder 2024 von der Stadt dauerhaft gefördert werden will, muss 2021 schon daran arbeiten. Ihr solltet eure Arbeit vorweisen können, die beteiligten Ratsmitglieder kennen und bereits Einladungen ausgesprochen haben, solltet in Stadtpolitik, Bezirksrat und Verwaltung bekannt sein, eine Strategie und einen Zeitplan entwickeln und dabei berücksichtigen, dass die Gespräch mit den jeweiligen Fraktionen im ersten Halbjahr 2022 geführt werden müssen - spätestens.

Institutionelle Förderung der Region Hannover:

• 3 Jahres-Förderung (2021 – 2023 läuft).

• Die Region Hannover fördert nichtstaatliche und nichtstädtische kulturelle Einrichtungen aus den künstlerischen und soziokulturellen Sparten Bildende Kunst, Darstellende Kunst, Film, Fotografie, Literatur, Medien, Museum und Musik mit einer dreijährigen Institutionellen Förderung.

Achtung: die Mittel sind begrenzt und die Förderung ist heißbegehrt!

· Schritt 3 — Aktivierung

• Kommunikation und Steuerung

Damit euer Vorhaben für alle Beteiligten und in der Außenwirkung gelingt, sind eine gute Zusammenarbeit im Team oder in der Gruppe und eine offene Kommunikation untereinander wichtige Voraussetzungen.

Mit Kommunikation ist hier die Art und Weise gemeint, wie Menschen miteinander in Kontakt treten, handeln und aufeinander reagieren. Worte sind nur ein kleiner Teil der Kommunikation. Denn jede:r weiß, das Sprache trügerischer ist als Mimik und Körpersprache. So kann ich den gleichen Satz lachend oder weinend sagen und damit vermittele ich jeweils etwas anderes.

• Kommunikationsmodelle

Es gibt viele Theorien und Modelle, die versuchen zu veranschaulichen, wie unsere Kommunikation funktioniert. Gute Erfahrungen in der Beratung und in Fortbildungen habe ich mit dem Konzept der Transaktionsanalyse gemacht, die von Eric Berne entwickelt wurde. Sehr bekannt sind auch die Gedanken von Friedemann Schulz von Thun und sein »vier-Ohren-Modell«.

• Wertschätzende Kommunikation

Mach dir bewusst, dass es genauso viele Sichtweise auf ein Thema oder auf ein Vorhaben wie es Individuen in der Gruppe gibt. Jede und jeder hat einen ganz eigenen Hintergrund und eigene Voraussetzungen für die gemeinsame Arbeit. Deshalb ist es gut, wenn es gelingt, Positionen nicht mit »richtig« oder »falsch« zu deklarieren, sondern sich zu verständigen und gemeinsame Lösungen zu finden. Dir sei an dieser Stelle folgendes besonders ans Herz gelegt: Sprich in der Ich-Form, wenn du deine Meinung äußerst und verstecke dich nicht hinter der Allgemeinformel »man«. Ein wertschätzender Umgang mit dir und mit anderen in der Gruppe ist die beste Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Und vermeidet die Diskussion von schwierigen oder konflikthaften Themen per Mail oder im Chat!

· Schritt 3 — Aktivierung

Um eine reibungslose Kommunikation für eure Veranstaltung sicher zu stellen, könnt ihr folgende Tipps für die interne und die externe Informationsübermittlung beherzigen. Eine gute Kommunikation ist wichtig, um alle Beteiligten, sowohl euch als Team als auch die Gäste, Künstler:innen und externe Gewerke (wie die Technik) mit an Bord eurer Vorhaben zu nehmen und sie einzubeziehen.

• Interne Kommunikation

Um einen reibungslosen Ablauf zwischen den einzelnen Gewerken eurer Veranstaltung zu gewährleisten, wird im besten Fall ausreichend und präzise mit den Beteiligten kommuniziert. Es kann bei einem Informationsüberfluss schnell zu einer Sintflut an Informationen kommen. Die Reaktion darauf ist eine Reizüberflutung und ein inneres Abschalten; Überforderung setzt ein. Nicht alle müssen alles wissen., aber zu wenige Informationen sind andererseits genauso ungünstig. So werden beispielsweise in der Produktion Entscheidungen getroffen, diese nicht an die Artist Care getragen und es herrscht Chaos, weil alle von anderen Standpunkten aus handeln. Bei der internen Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen (Technik, Artist Care, Sicherheit etc.) ist es ratsam, auf unterschiedliche Mittel der Kommunikation zurückzugreifen, je nachdem in welcher Phase ihr gerade steckt.

• Vor der Veranstaltung:

A – digital (z.B. über App wie Teams, Miro, Slack, Open Docs)

Um im Vorhinein gut organisiert zu sein und eigene digitale Kanäle für die jeweiligen Bereiche einzurichten, empfiehlt es sich, die Verwendung einer App in Erwägung zu ziehen. Eventuell deckt sie eure Bedürfnisse genau ab. Beispiele hierfür sind Microsoft Teams, Miro oder Slack. Bedenkt hierbei immer die eventuell anfallenden Kosten. Als Alternative können Clouds und Open Documents z.B. Google Drive oder Dropbox verwendet werden, dies allerdings am besten unter der Leitung einer vorher ausgewählten zuständigen Person. Denn ohne Ordnerstruktur entsteht schnell Chaos.

B – per Mail

Die gute, alte Mail kann euch dabei helfen, euer Team immer auf dem neuesten Stand zu halten. Nach Planungstreffen lohnt es sich, eine strukturierte Zusammenfassung als Protokoll per Mail zu versenden. So bekommen alle eine Übersicht, was besprochen wurde, auch wenn jemand nicht anwesend war. In einer Mail können Neuerungen zum Beispiel leicht zugänglich übermittelt werden.

• Während der Veranstaltung:

A – Funkgeräte

Ab einer bestimmten Größe der Veranstaltung und damit der Menge der Helfenden und einer Größe der Veranstaltungsfläche ist es hilfreich, Funkgeräte für die Auf- und Abbauzeit auszuleihen. So können schnell Absprachen getroffen werden, um wichtige Infos zu übermitteln. Um nicht auf das Telefon-Netz angewiesen zu sein, das auch mal bei Veranstaltungen ausgelastet ist, sind Funkgeräte besonders nützlich. Einigt euch vorher auf die Reihenfolge der Ansprache und haltet die sogenannte »Funkdisziplin« ein. So beugt ihr Missverständnissen vor oder dass eure Nachrichten gar nicht ankommen.

Eine Übersicht zu den Regeln im Sprechfunkverkehr bietet dieser Artikel: 13db.de/wissen

B –  Persönlich

Es ist für alle vom Team und die Helfenden schön, wenn sie euch ansprechen können, ohne eine abweisende Reaktion zu bekommen. Dies gilt auch, wenn ihr unter Strom steht. Bleibt ansprechbar und offen, auch wenn es in manch einer Situation nicht immer eure natürliche Reaktion wäre. Niemand kann in den Kopf der anderen Person schauen und das Stresslevel vom Gesicht ablesen. Seid fair zueinander.

Sollte es nicht möglich sein, während der Veranstaltung für alle offen zu sein, empfiehlt es sich, Aufgaben an vorher eingearbeitete Helfer:innen abzugeben. Sie federn Fragen ab und nehmen euch als Verantwortliche somit Druck. Diese können entweder vor eurem Produktionsbüro oder an ausgewiesenen Informationstischen sitzen.

• Extern

Eure Gäste werden auch gerne von euch mit auf die Reise genommen und darüber informiert, was los ist.

A –  Vor und während der Veranstaltung: Webseite, Soziale Medien, Newsletter, Printmedien

Im Vorhinein geschieht externe Kommunikation mit Werbung über eure eigene Webseite, soziale Medien wie Instagram, Facebook, Twitter, Newsletter oder Printmedien wie Plakate und Flyer. Achtet bei den Inhalten darauf, dass sie präzise informativ, aber dennoch interessant zu lesen sind. Checkt, ob eure Eckdaten wie Name, Zeitraum und Ort der Veranstaltung auch abgebildet sind. Stellt euch immer die Frage, was ihr gerne über die Inhalte wissen würdet, wenn ihr zum Beispiel ein Poster anseht. Es kann auch ein Konzept sein, wenig Informationen abzudrucken. Dann aber sollte ein medialer Plan dahinterstecken, der sich über einen bestimmten Zeitraum aufbaut. Arbeitet daran, dass die Informationen auch so nach außen gelangen, wie ihr sie transportieren wollt.

B –  Während der Veranstaltung: persönlich

Seid auch während der Veranstaltung für eure Gäste präsent und ansprechbar. Seid ihr durch Bändchen oder Kleidung als Teammitglied erkennbar? Habt ihr unter Umständen sogar einen Informationsstand? Perfekt, dann seid ihr für eure Gäste erreichbar, sollten während der Veranstaltungen Fragen beantwortet werden müssen.

C –  Nach der Veranstaltung: intern sowie extern

Eine Erinnerung an die vergangene Veranstaltung verbindet eure Gäste und euer Team. Fotos und ein After-Movie können Menschen dafür begeistern, beim nächsten Mal dabei zu sein. Hierfür macht es sich bezahlt, professionelle Fotograf:innen und Videograf:innen zu engagieren. Achtet dann auch auf die Persönlichkeitsrechte derjenigen, die auf den Bildern und Videos zu sehen sind. Sie müssen darüber informiert werden und gegebenenfalls zustimmen, dass sie zu sehen sind.

Von den Fotos und dem Video profitiert dann nicht nur ihr als Veranstalter:innen, sondern auch die Künstler:innen, deren Musik ihr nach Absprache mit ihnen als Hintergrundmusik nutzen könntet. Alle Partner:innen, die auf den Fotos und im Video zu sehen sind, wie die Veranstaltungstechnikfirma, Foodstände, die Security Firma und viele andere können sich über die Öffentlichkeit ebenso freuen.

· Schritt 5 — Das ist Es

• Warum Kooperationen?

Wenn es um Kooperationen geht, dann fliegen oft Wörter durch den Raum wie Networking und Synergien. Aber eigentlich geht es schlicht und ergreifend um Zusammenarbeit. Was Du also bereits in deinem Team / Kollektiv tust, gemeinsam an einer Sache arbeiten, das kannst du auch mit einer anderen Institution, Verein, Kollektiv, etc. machen. Was du dabei lernen kannst, sind neue Arbeitsweisen, andere Perspektiven, Erfahrungswissen, unerprobte Ideen, erfolgreiche Methoden.

Gerade bei politischen Themen lohnt es sich, Kooperationen einzugehen. So ist klar, dass du und deine Kooperationspartner:innen ein gemeinsames Ziel verfolgen. Willst du z. B. eine Ausstellung zur Diversität in deinem Stadtteil machen, ist es empfehlenswert sich mit einem Verein zusammenzutun, der bereits zum Thema arbeitet. So kannst du von bereits vorhandenem Wissen und Kontakten, eventuellen Räumlichkeiten und einer bereits vorhandenen Öffentlichkeit profitieren.

• Recherche

Um herauszufinden, ob eine Zusammenarbeit möglich ist, ist eine ausführliche Recherche zu empfehlen. Was macht die Organisation aus, mit der du zusammenarbeiten möchtest. Woran haben sie in den letzten Jahren gearbeitet? Wie ist die Initiative strukturiert? Ist es ein alter oder ein kürzlich gegründeter Verein? Haben sie bereits Erfahrung mit Kooperationen? Erhalten sie öffentliche Förderung, Sponsoring oder finanzieren sie sich durch Spenden? 

Solche Fragen können dir darüber Aufschluss geben, ob ihr gemeinsame Interessen, Sichtweisen und Praxen verfolgt oder was ihr eventuell voneinander lernen könntet.

Wenn du deine Recherche abgeschlossen hast, gilt es Kontakt aufzunehmen. Das kann auf verschiedenste Art und Weise passieren. Wenn der Verein / das Kollektiv eigene Räumlichkeiten hat, kannst du zu einer Veranstaltung von ihnen gehen. So erhältst du Einblick in ihre Arbeit und hast die Möglichkeit, ihnen direkt auch persönlich zu begegnen. Dann gibt es Netzwerktreffen, zu denen sich verschiedene Vereine und Initiativen begegnen. Derartige Treffen sind oft formelle Anlässe, um Kontakte zu knüpfen. Natürlich kannst du auch eine E-Mail schreiben oder anrufen und um ein Treffen bitten.

Nun gilt es sich abzutasten: Am besten bringst du Ideen mit zum ersten Gespräch, so kann dein Gegenüber eine Vorstellung von der möglichen Zusammenarbeit bekommen. Sei offen für Änderungsvorschläge und Kritik, denn Zusammenarbeit heißt auch immer bereit zu sein, Kompromisse einzugehen und voneinander zu lernen! Eine Kooperation sollte im Bestfall nicht mehr Arbeit für dich und dein Kollektiv bedeuten, denn die Idee ist, Ressourcen zu bündeln und die Last auf verschiedene Schultern zu verteilen. Der gewünschte Nebeneffekt ist, »sich gegenseitig zu fördern«, Synergie!

• How to Community-Arbeit?

Während Kooperationen oft kurzweilig sind, ist Community-Arbeit langfristig ausgelegt. Aber fangen wir von vorne an: Was ist eine Community? Eine Community ist eine Gruppe von Menschen, die ein Gemeinschaftsgefühl teilen. Meist kennen sich die Personen dieser Community nicht persönlich, aber es gibt vereinende Identitätsmerkmale wie politische Sichtweisen, der Wohnort, der kulturelle Hintergrund, die sexuelle Ausrichtung oder geteilte Interessen. Oft trifft sich eine solche Community an bestimmten Orten z.B. Kulturzentren, Bars, Sportvereinen, Marktplätzen oder eben auch online.

Überlegst du ein Festival in einem Dorf zu machen oder in einer queeren Bar und gehörst nicht selbst zu dieser Gemeinschaft, dann gilt es Community-Arbeit zu betreiben, insbesondere wenn du diesen Ort öfter als Austragungsort deiner Veranstaltung wählst. Warum, fragst du dich? Eine Kulturveranstaltung organisiert sich nicht von selbst, genauso wie du dein Team / Kollektiv brauchst, um etwas auf die Beine zu stellen, brauchst du Verbündete aus der Community, die dich entweder tatkräftig oder ideell unterstützen. Umgekehrt geht es natürlich auch, vielleicht möchtest du dich mit einer Community solidarisieren, dich für sie einsetzen oder etwas für deine Community tun.

• Multiplikator:innen

Da eine Community heterogen und unstrukturiert ist, ist der erste Schritt um Kontakt zu knüpfen, mit Multiplikator:innen ins Gespräch zu kommen. Ein:e Multiplikator:in ist eine Person oder eine Initiative, die Erfahrungswissen und Informationen über die Community besitzt und zu deren Verbreitung beitragen kann. Die Person bzw. Initiative hat meist einen guten Ruf in der Community und ist bestens vernetzt, kennt die Bedürfnisse und Wünsche durch unzählige Gespräche mit den Menschen vor Ort. Regelmäßige Treffen mit einer:m Multiplikator:in sind unabdingbar für die Etablierung einer langfristigen Arbeit in der Community. Eine andere Möglichkeit ist es, einen Aufruf zu Starten und Mitglieder der Community zu einem informellen Treffen einzuladen. Nun gilt es mit dem:r Multiplikator:in oder einzelnen Mitglieder der Community herauszufinden, was die Bedürfnisse, Probleme und möglichen Lösungen für die Community sein können. Auch hier ist eine Recherche und der Austausch mit anderen sehr hilfreich. Ist diese Phase abgeschlossen, gilt es die Planung einer Aktion bzw. Veranstaltung anzugehen. Je früher die Community bei der Programmgestaltung mit einbezogen wird, desto eher werden sich die Menschen dieser losen Gruppe angesprochen fühlen, mit anpacken und einbringen. Ein Gemeinschaftsgefühl wird entstehen. Vor allem hat die Einbeziehung der Community den Vorteil, dass sehr viel Wissen geteilt wird und so auch verhindert werden kann, dass Ausschluss-strukturen sich verstetigen. Gleichzeitig erhalten Mitglieder der Community Einblick in den Prozess der Durchführung einer Veranstaltung. So entsteht ein Lernen auf Augenhöhe, abseits des erklärten Ziels der Veranstaltung.

Insbesondere bei Community-Arbeit gilt: Vor der Action ist nach dem Feedback. Hol dir also Rückmeldung aus der Community: Was lief gut? Was lief weniger gut? Was konnte die Community mitnehmen? Gibt es Verbesserungsvorschläge? Welchen Themen sollte sich in der Zukunft gewidmet werden? Welche weiteren Aktionen werden gewünscht? 

PRO TIPP 

Wenn Du ein Festival in der Nähe eines Dorfes organisierst, kann dir eine solide Community-Arbeit den ein oder anderen Polizeieinsatz wegen Lärmbelästigung ersparen! Hat es am Festivalwochenende geregnet und die Autos kommen nicht vom Parkplatz, könnte der / die benachbarte Bäuer:in mit einem Trecker zur Hilfe eilen. Das Trinkgeld ist dann nur die Kirsche auf der Sahnetorte.

· Schritt 4 — Heiße Phase

Ob nützliche Informationen, die nötige Infrastruktur, direkte Beziehungen zur gewünschten Zielgruppe, Organisatorisches im Hintergrund oder Unterstützung beim Umgang mit speziellen Anforderungen - in diesen verschiedenen Bereichen des städtischen Lebens können dir Kompliz:innen eine große Hilfe sein:

• Sicherheit

Je nach Vorhaben gibt es vier relevante Adressen: Ordnungsamt, Polizei, Rettungsdienst und Feuerwehr. Bei der Planung von Aktionen im öffentlichen Raum müssen die Flucht- und Rettungswege frei bleiben und beim verwendeten Material auf den Brandschutz geachtet werden. Die Verletzungsgefahr muss so gering wie möglich sein! Das Stichwort lautet Prävention.

Der Kontakt zur Polizei und dem Ordnungsamt ist in manchen Fällen notwendig und kann sogar hilfreich sein. Eine Anmeldung für dein geplantes Vorhaben ist vor allem dann angebracht, wenn sich zum Beispiel ein erhöhter Publikumsverkehr und Ausstattungsgegenstände auf den Straßenverkehr auswirken oder die Lautstärke bei Anwohner:innen für Unruhe sorgt. Wenn zu guter Letzt noch auf die Sauberkeit geachtet wird, bist du garantiert auf der sicheren Seite.

• Gesundheit

Aktueller denn je und vor allem notwendig, wenn du darauf aus bist, Menschen zusammenzubringen und Räume oder Gegenstände geteilt werden. Absprachen mit dem Gesundheitsamt sind mit Blick auf ein Hygienekonzept unerlässlich.

• Soziales

Dieser Bereich deckt für alle Bürger:innen der Stadt verschiedene Einrichtungen und Beratungsstellen ab. Er ist vor allem eins: ganz nah dran am Leben der Menschen: Ob jung oder alt, inklusiv oder integrativ - die Ausrichtung der Angebote unterscheidet sich wie deren Zielgruppen. Willst du z.B. auf die Erfahrungen der älteren Semester bauen, dann lohnt sich ein Besuch im Alten- und Pflegezentrum oder der Weg zum Begegnungszentrum. Das All-inclusive-Paket hast du dann zusammen, wenn du Kontakt zur Lebenshilfe aufnimmst.

Jugend- und Familie - Solange die Welt noch in Ordnung ist und die Pubertät nicht für Gefühlschaos sorgt, sind die Kleinen meistens in Kindertagesstätte, Familienzentrum, Kinderhaus oder Spielpark anzutreffen. Eine Nummer größer findest du sie im Jugendzentrum oder Jugendtreff.

• Kultur

Generell sind Freizeitheime, Kulturtreffs oder Stadtteilzentren - egal ob in städtischer oder freier Trägerschaf - die richtigen Anlaufstellen, um auf verschiedene Altersgruppen und Angebote zu treffen. Im Kulturbereich kann sich der Horizont erweitern, denn Kultur wird unterschiedlich verstanden und gelebt. Das ist einleuchtend, da die Vielfalt der Menschen für ein großes Spektrum an Traditionen und Techniken sorgt sowie verschiedene Vorstellungen und Praktiken ermöglicht. So stellen Museen und Ausstellungshäuser nicht nur wertvolle Objekte in Glasvitrinen zur Schau, sondern bieten auch ein enormes Potenzial zur Entwicklung spannender Veranstaltungsformate. Galerien und Kunstvereine sorgen nicht nur für Inspiration oder Ausstellungsfläche, sondern können dir im Idealfall auch beim Erstellen und Organisieren von künstlerischem Eingreifen bzw. Interventionen im Stadtraum helfen. Manchmal gleicht das Alltagsgeschehen der Menschen zwar schon einer Performance, aber auch die etwas anderen Orte in deiner Umgebung können zur Spielstätte werden. Theater- und Konzerthäuser sowie Clubs und Veranstaltungszentren sind in diesem Fall auch Anlaufstellen.

• Sport

Den nötigen Ausgleich zum Berufs- und Alltagsleben bieten beispielsweise Sportvereine und Schwimmbäder. Egal, ob Hobby oder Wettkampf oder von lokaler bis internationaler Ebene, die Vereinslandschaft bietet verschiedene Ausrichtungen und Angebote zur sportlich-spaßigen Ertüchtigung. Daher bieten Sportvereine nicht nur spannende Räume für dein Projekt, sondern können dir auch bei der Planung und Umsetzung helfen. Außerdem sind sie eine gute Werbeplattform für deine Aktion, wenn sie zum Beispiel in direkter Nähe zu deinem Austragungsort sind oder deine Zielgruppe hier ihre Freizeit verbringt.

• Schule und Bildung

Wer kennt es nicht? Neue Erfahrungen, technischer Fortschritt oder sich ständig verändernde Lebenssituationen zwingen die Menschen zum Umdenken. Lebenslanges Lernen ist also keine alte Floskel, sondern vielmehr eine Lebenseinstellung mit Zukunftsperspektive.

Dein Projekt kann die grauen Zellen wiederbeleben, wenn Erfahrungen, Informationen und Wissen ausgetauscht, weitergegeben oder -verarbeitet werden. Jedoch ist es keine Selbstverständlichkeit (und schon gar nicht eine Leichtigkeit), Bildungseinrichtungen einzubinden. Dafür brauchst du die Unterstützung von motivierten Lehrpersonal oder Pädagog:innen.

Ob allgemein- oder berufsbildende Schulen, Förderschulen oder eine International School - hier triffst du auf junge Menschen und neugierige Blicke. Schüler:innen einer Musikschule oder Studierende einer Hochschule sind vielleicht auch mal an einem Projekt fernab vom Schreibtisch interessiert. Eine Besonderheit sind Volkshochschulen, die mit einem breiten Kursangebot und verschiedenen Standorten im Stadtgebiet vertreten sind.

Auch die Stadtbibliothek oder das Stadtarchiv sind nicht nur Orte für Bücherwürmer und Aktenberge. Vielleicht können sie dich zum Beispiel beim nächsten öffentlichen Lesekreis unterstützen? Wenn es um grüne Daumen und ökologische Fußabdrücke geht, lohnt sich ein Kontakt zu umweltpädagogischen Einrichtungen, wie beispielsweise dem Schulbiologiezentrum oder der Walderlebnisstation. Um digitale und multimediale Angebote anbieten oder vermitteln zu können, stellt dir das Medienzentrum der Region womöglich die passenden Geräte zur Verfügung. Na? Ist jetzt noch ein Brainstorming nötig oder muss erstmal alles reflektiert werden? Eventuell bieten dir Schullandheim oder Jugendgästehaus ja die dafür nötigen Seminar- und Gästeräume.

• Umwelt & Nachhaltigkeit

Wie wichtig ein achtsamer und nachhaltiger Umgang mit der Natur, den Tieren, Pflanzen und den endlichen Ressourcen unseres Planeten ist, führt uns die Klimakrise allgegenwärtig vor Augen. Auch weil die Menschen selbst zur bedrohten Art werden können, muss in vielen Bereichen umgesteuert werden.

Einrichtungen, die sich dieser Menschheitsaufgabe widmen, gibt es mittlerweile in jeder Stadt. Sie haben unterschiedliche Funktionen und Schwerpunkte. Einige erarbeiten Strategien und Maßnahmen, die dann an anderer Stelle umgesetzt werden. Andere organisieren Projekte oder bieten Beratung und Manche sind für die grundlegende Infrastruktur zuständig.

Auf kommunaler Ebene wollen Politik und Verwaltung diesen Herausforderungen mit einigen Einrichtungen, wie zum Beispiel dem Agenda21- und Nachhaltigkeitsbüro, der Klimaschutz Leitstelle sowie der Klimaschutz Agentur Region Hannover und dem Programm Klimaschutzregion Hannover begegnen.

Also wohin mit dem ganzen Müll? Solltest du dir diese Frage stellen, kann dir der Zweckverband Abfallwirtschaft Region Hannover - aha bestimmt die passende Antwort oder sogar die richtige Tonne liefern. Doch auch hier gilt: weniger ist mehr!

Du hast Fragen zu Wasser? Es ist nicht nur ein kostbares Gut, sondern auch vielschichtiges Thema in der Stadt. Von Abwasser bis Hochwasser, von öffentlicher Toilette bis Renaturierung - der Bereich Stadtentwässerung widmet sich den Gewässern aller Art.

• Wirtschaft

Höher, weiter, schneller, effizienter und innovativer! Die Messe und das Kongresszentrum liefern die Show und setzen die scheinbar wichtigen Trends.

In dieser Geschäftswelt zählen andere Bewertungsmaßstäbe, die wenig Möglichkeiten zum Zusammenarbeiten bieten. Vielleicht ist das auch ganz gut so? Oder muss sich hier etwas grundlegend ändern? Dennoch bieten die Räume dieser beiden Wirtschaftszentren enormes Potenzial für eine alternative Nutzung. Das Haus der Wirtschaftsförderung ermöglicht hier eventuell einen Einstieg.

• Mobilität

Das A und O, um von A nach B zu kommen. Die Region Hannover mit dem weit verzweigtes Verkehrsnetz hat auch in diesem Bereich einige Angebote parat. Um den Menschen und der Umwelt gerecht zu werden, sind Bus und Bahn nicht von der Straße wegzudenken. Öffentlicher Nahverkehr ist ein unverzichtbarer Service und für die Erreichbarkeit vieler Orte unerlässlich. Solltest du also auf klimafreundliche An- und Abreisewege wert legen, lohnt sich eine Zusammenarbeit mit dem Großraum-Verkehr Hannover und den regionalen Unternehmen üstra und regiobus.

Bei speziellen Anforderungen findest du beim CarSharing garantiert auch das richtige Auto, um dich oder eine Gruppe sicher durch die Nacht zu bringen. Ein besonderes Angebot ist in diesem Fall auch das Frauennachttaxi.

· Schritt 1 — Impuls

• Wozu ein Konzept?

Das Konzept, ein klobiges Wort, beschreibt dein Vorhaben. Ein Konzept zu haben, lohnt sich nicht nur deshalb, weil Du es so gut wie bei jeder Förderung einreichen musst. Es hilft auch dabei, einen Roten Faden zu entwickeln, der für das Publikum sowohl in der Öffentlichkeitsarbeit, also der Werbung, als auch in der Veranstaltung selbst erkennbar ist. Das Konzept hat also eine Tragweite nach außen. Ein Konzept ist nichts anderes als die Frage: Warum machen wir, was wir machen wann, wo und wie wir es machen?

• Ziele

Es hilft also sich zu fragen, was die Ziele der geplanten Veranstaltung sein sollen. Die Ziele können dabei variieren und geben sogleich auch Aufschluss darüber, wie, wo und wann die Veranstaltung stattfinden könnte.

Ein Beispiel: Du möchtest gemeinsam mit Freund:innen eine Party organisieren, die verschiedene jungen Künstler:innen eine Plattform bietet.

WARUM machen wir das?

Das Ziel ist also eine Gemeinschaft zu kreieren, die junge Künstler:innen bei ihrer Arbeit unterstützt.

WAS machen wir?

Eine Party, die von einer Ausstellung begleitet wird.

WER macht das? / WER ist das Publikum?

Du und deine Freund:innen, junge Menschen wie ihr.

WIE machen wir das?

Um die Künstler:innen zu unterstützen, wird eine Öffentlichkeitsarbeit gemacht, die ihr Schaffen in den Fokus nimmt. Sie werden ausreichend honoriert. Um eine Gemeinschaft zu bilden, könnte zum Beispiel ein Austausch zwischen Künstler:innen und Publikum stattfinden.

WANN machen wir das?

Der zeitliche Umfang der Veranstaltung könnte mehrere Tage umfassen, um verschiedenen Künstler:innen ausreichend Zeit zu bieten ihre Arbeit zu präsentieren. So kann auch Publikum kommen, welches vielleicht an einem bestimmten Abend keine Zeit hat.  

PRO TIPP

Ein Leitmotiv zu haben, hilft oft der Veranstaltung einen gewissen Twist zu geben. Wenn du in einer Gruppe/ Team / Kollektiv eine Veranstaltung planst, ist es auch eine großartige Teambuilding – Maßnahme, gemeinsam über ein Thema zu brainstormen. Dabei entstehen die verrücktesten Ideen. Manche lassen sich umsetzen, andere sind dann immer der Ansporn für die folgenden Projekte.

Bevor es Richtung Programmplanung und damit zur Konkretisierung der Veranstaltung geht, folgt hier noch Gedankenfutter zum Thema Diversität und Überarbeitung.

· Schritt 5 — Das ist Es

• Die Grundstruktur eines Kostenplans

Es ist gut, ein Budget in Personal- und Sachkosten zu trennen, um den Vorgaben bei öffentlicher Kulturförderung zu entsprechen. Eindeutig getrennt werden kann das, wenn es sich z.B. um eine Gage für einen Auftritt handelt (Personalkosten) oder wenn ein Gegenstand gekauft wird (Sachkosten).

Manchmal findet sich beides in gemeinsamen Rechnungen, wenn z.B. eine Technikfirma eine gemietete Bühne inklusive Auf- und Abbau durch eigenes Personal berechnet. Ist der Wert der enthaltenen Sachkosten größer als die eingesetzten Personalkosten, kann der Posten als »Bühne inklusive Nebenkosten« unter Sachkosten verbucht werden. Alternativ können getrennte Rechnungen eingefordert werden.

Viele Förderer haben eigene Vorlagen für Kosten- und Finanzierungspläne entwickelt mit vorgegebenen Rubriken (z.b. Gagen, Produktionskosten, Werbung oder Vorbereitungs- und Durchführungskosten). Sie sind eine gute Orientierung für eure Kostenaufstellung.

· Schritt 3 —Aktivierung

Im Falle einer Notfallsituation gibt es einen Stab von Fachleuten und Verantwortlichen, die sich zusammenfinden und die Lage besprechen, sowie über den Fortgang der Veranstaltung entscheiden. Der Krisenstab besteht in der Regel aus:

• verantwortlichen Personen/Betreiber:innen der Veranstaltungsstätte

• Veranstaltungsleitung

• Sicherheitsbeauftragten

• Sicherheitsdienstleister:innen

• Techniker:innen

• Polizei

• Feuerwehr

• Rettungs- und Sanitätsdienst

Hilfreiche Tipps im Krisenmanagement

In Krisen ist die Vorbereitung die halbe Miete. Daher folgen hier ein paar Ratschläge, um in einer Notfallsituation auf eurer Veranstaltung die Ruhe zu bewahren:

• Die Worst Case Situationen sollten vor der Veranstaltung hinreichend durch-gesprochen werden. Setzt euch im Team zusammen, stellt euch die Fragen: Was kann im Falle eines unerwarteten Unwetters passieren und wie würdet ihr die Situation entschärfen bzw. lösen? Wer würde welche Aufgabe übernehmen können?

• Nach dem ihr diese Fragen beantwortet habt, bewertet die jeweiligen Gefahren. Denn Krisensituationen sollten zunächst in der Gefahrenanalyse von euch bewertet werden. Wenn einer oder mehrere der Fälle eintreten, müsst ihr in dem Moment klar auf den Sachverhalt reagieren können und dementsprechend auch handeln. Instinktiv würdet ihr vielleicht eher unstrukturiert versuchen, irgendetwas zu tun und kopflos durch die Menge laufen, sodass niemand weiß, was zu tun ist. Dies hilft allerdings, wie Ihr euch wahrscheinlich denken könnt, niemandem.

• Euer gesamtes Team sollte von euch informiert und einbezogen werden, also alle, die in die Veranstaltungsdurchführung involviert sind. Es ist in vielen Stresssituationen der wichtigste Pfeiler für ein erfolgreiches Krisenmanagement. Daher solltet ihr transparent mit ihnen kommunizieren.

• Schnelle und transparente Außenkommunikation ist ein wichtiger Baustein im Krisenmanagement, sowohl an die Partner:innen der Veranstaltung und die Gäste. Gegebenenfalls benötigen alle eine Ansage:

• was gerade für ein Problem herrscht (Unwetter)

• wie die Menschen damit umgehen sollen (z.B. ruhig bleiben, die Gäste sollen sich in die Scheune des Bauern xy begeben und dort weitere Informationen abwarten etc.)

• wie die Aussichten sind (erklären, dass ihr abwarten müsst, bis sich die Wetterlage beruhigt hat, ihr wenn möglich versucht, anschließend den Platz wieder herzurichten

• was die Alternative sein könnte (dass ihr Shuttlebusse zur nächsten Turnhalle zum Übernachten organisiert etc.).

• In jeder Krise steckt auch eine Chance. Sie sind Möglichkeiten, Erfahrungen zu

sammeln, um auch mehr Sicherheit für folgende Veranstaltungen mitzubringen.

Gefahrenanalyse - Auflistung möglicher Gefahren

Sakschewski, Klode und Paul haben in ihrem Buch »Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen - Best Practices« folgende hilfreiche Auflistungen erstellt, um im Krisenfall an mögliche Gefahren zu denken.¹ Geht bei der Gefahrenanalyse die Listen durch. Sie sind nicht komplett, da immer wieder noch mehr unvorhersehbare Gefahren dazu kommen können. Sie bietet dennoch eine sehr ausführliche Übersicht.

A – Strukturelle Anfälligkeit des Ortes:

• Technische Gefahren können zum Beispiel sein:

• Brand

• Energieversorgung und technische Störungen

• Ausfall und oder Überbelastung der besucher:innenrelevanten Infrastruktur

• Einsturz von Bauteilen

• Übertragung von Infektionen und Krankheitserreger

• Ausfall des Telefon-, Mobilfunk- und Funknetzes

• Schädigung der Umwelt

• Lärmemission

• Naturgefahren und Witterung

• Starkregen

• Hochwasser

• umstürzende Bäume

• Sturm

• Hagel

• Starkregen

• Gewitter und Blitzeinschlag

• Hitze und Sonneneinstrahlung

• Kälte, Glatteis

• Unterkühlung / Verbrennung / Dehydrierung von Personen

B – Einwirkungen von außen:

• Störung der Veranstaltung

• Vandalismus, Pyrotechnik

• Bombendrohung, Anschlagsdrohung

• Anschlag, Amoklauf

• Ausfall der Verkehrssysteme

• Demonstrationen und Streik

• Parallelveranstaltung

• Globale Ereignisse

• Absage von Künstler:innen oder Gästen

• gezielte Falschmeldungen

• Ausfall und / oder Überlastung der Verkehrswege

• Blockade von Flucht- und Rettungswegen

C – Besucher:innenzusammensetzung und Verhalten

• Gefahren durch Verhalten der Gäste

• Außergewöhnliche Programmelemente (z.B. Kerzen)

• Sicherheitsrelevante Personengruppen

• Flashmobs

• Werfen von Gegenständen

• gewalttätige Personen

• Überklettern von Abschrankungen, Umweltzerstörung

• Glasbruch

• Gedränge

• Überfüllung

• Besucher:innendruck

• Kriminaldelikte

• Aufforderungen der Künstler:innen (Circle Pits, Wall of Death, Stage Diving etc.)

• Unmittelbare Gefahren für Leben und Gesundheit

• Individuelle Verletzungen und Erkrankungen

• Drogen- und Alkoholmissbrauch

• Todesfälle

D – Organisation

• Konzepte unbekannt

• Zuständigkeiten unklar

• Überforderung (fachlich und zeitlich)

• Psychische Probleme

• »Gut gemeint - schlecht gemach«

• Fehlende oder mangelhafte Kommunikation

• Selbstüberschätzung

• Persönliche Differenzen / Abneigung

1. Sakschewski, Klode, Paul, et al. Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen - Best Practices, S. 337 ff. 2. überarbeitete und erweiterte Ausgabe ed., Berlin, Beuth Verlag GmbH, 2020.

· Schritt 5 — Das ist Es

• Landesverband Soziokultur - Projekt- und Strukturförderung

Die Förderung der Soziokultur in Niedersachsen ist vielfältig und für spartenübergreifende und beteiligungsorientierte Projekte und Veranstaltungen eine wichtige Adresse.

»Soziokultur ist Anregung zur aktiven Gestaltung von und Auseinandersetzung mit der eigenen Lebenswirklichkeit mit vielseitigen künstlerischen und kulturellen Mitteln und / oder durch offene Kommunikation in weiten Bevölkerungsschichten. Soziokulturelle Arbeit beinhaltet auch die Bereitstellung der Infrastruktur für diese Zwecke« - so eine Definition, die im Landesverband entwickelt wurde.

Die Förderung soziokultureller Projekte mit einem Zuschussbedarf ab 10.000 Euro und die Strukturförderung der Soziokultur (auch unter 10.000 Euro) sind Aufgaben des Landesverbandes Soziokultur Niedersachsen.

Die Strukturförderung gibt es in zwei Formaten:

1. Die große Strukturförderung unterstützt soziokulturelle Vereine, die sich klare Ziele der Veränderung setzen und sie nach Möglichkeit innerhalb dreier Jahre erreichen. Dabei kann es um Veränderungen im der Ausrichtung gehen, um einen massiven Generationen- oder Strukturwechsel oder um die Arbeit an einer nachhaltigen Finanzierung.

2. Die kleine Strukturförderung dient der Unterstützung kleiner soziokultureller Vereine im ländlichen Raum. Für sie ist auch eine Antragstellung unter 10.000 Euro möglich.
Anträge sind jeweils möglich zum 30.04. für das zweite Halbjahr und zum 15.10. für das Folgejahr.

• Regionalberatung in Niedersachsen

Grundsätzlich über alle Ebenen und für alle Lebenslagen gibt es im Landesverband Soziokultur Möglichkeiten der Beratung und Fortbildung - von Fragen der Vereinsgründung über Buchhaltung und Gema, Projektfinanzierung und Teamentwicklung bis zu Organisationsentwicklung. Die Beratung ist regional aufgestellt und kennt sich in allen Förderbereichen aus. Sie ist ansprechbar von Kunst- und Kulturschaffenden aller Sparten und wird vom Land finanziert - steht Euch unentgeltlich zur Verfügung. Nehmt sie in Anspruch!

www.soziokultur-niedersachsen.de/leistungen/beratung

· Schritt 3 —Aktivierung

Nicht jede Location passt zu der Veranstaltung, die du vorhast. Offizielle Institutionen wirken eventuell abschreckend für dein Publikum. Unkonventionelle Orte könnten mehr Arbeit bedeuten. Was bei der Entscheidung für die richtige Location hilft, ist ein Abwägungsprozess, der verschiedene Überlegungen mit einbezieht. Hier wollen wir nur auf die inhaltliche bzw. dramaturgische Aspekte eingehen: Regt die Location deine Fantasie an? Kannst du dir bereits die Raumgestaltung vorstellen? Bietet die Location eine ansprechende Atmosphäre für die präsentierten Inhalte / Künstler:innen? Welche Funktionen muss die Location erfüllen? Ist in der Miete bereits Technik enthalten? Ist die Location für dein Publikum erreichbar? Ist dein Publikum hier regelmäßig anzutreffen?

· Schritt 5 — Das ist Es

• Kompliziert: Menschen bezahlen

Gehälter und Mindestlohn, Honorare und Werkverträge, Schwarzarbeit und Scheinselbständigkeit. Das Thema »Menschen bezahlen« ist kompliziert, erst recht im Veranstaltungsbereich, der das »normale« festangestellte Arbeitnehmer:innenverhältnis mit einer Ausstellung oder einem Festival kaum erfüllen kann.

Drei Beschäftigungsformen sind üblich:

1. die Festanstellung, entweder Voll- oder Teilzeit mit entsprechendem Lohn oder in Mini- und Midijobs,

2. die Bezahlung per Rechnung bei Selbstständigen oder Firmen

3. und das Ehrenamt, das keine Vergütung kennt, mit der Ehrenamtspauschale, die im Einkommenssteuerrecht festgelegt ist.

Der Mindestlohn schwebt über allem und bezieht sich auf die Bezahlung von abhängig Beschäftigten, die weisungsgebunden arbeiten. Unterhalb dieser Lohngrenze darf niemand angestellt werden. Weitere Formen der Beschäftigung sind Werkverträge oder Praktika. Hier sollte in jedem Fall Beratung gesucht werden.

Regelmäßige Workshops des Landesverbands Soziokultur www.soziokultur-niedersachsen.de/leistungen oder der Bundesakademie für Kulturelle Bildung www.bundesakademie.de/startseite helfen weiter.

· Schritt 3 —Aktivierung

• Landesmitteln, die über die Region gefördert werden:

Niedersächsisches Investitionsprogramm für kleine Kultureinrichtungen

Das Programm richtet sich an kleine Kultureinrichtungen, die in der Regel über nicht mehr als drei Vollzeitstellen verfügen oder nicht mehr als fünf eigenproduzierte Neuproduktionen im Kalenderjahr durchführen. Fördersummen zwischen 1.000 und 25.000 EUR (Förderlinie 1) können bei der Region Hannover beantragt werden. Fördersummen über 25.000 EUR können beim Ministerium für Wissenschaft und Kultur gestellt werden.

Achtung - diese Förderung wurde politisch eingesetzt und steht in den aktuellen Haushaltsplanberatungen des Landes zur Disposition - ist in der Verwaltungsvorlage gestrichen. Wenn die Politik diese Mittel nicht wieder einsetzt, geht eine extrem wichtige Förderung verloren. Dafür kämpfen gerade alle Landesverbände.

• Land Niedersachsen und Landesverband Soziokultur Nds.

Für bauliche Maßnahmen und andere Investitionen in die Soziokultur

ist ebenfalls das Niedersächsische Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK) zuständig.

Anträge sind möglich zum 15.10. für das Folgejahr.

Ein gemeinsamer Beirat des Landesverbandes Soziokultur mit dem MWK berät über diese Anträge.

Soziokultur zeichnet sich dadurch aus, dass sie konzeptionell auch immer Infrastruktur, Räume, Bühnen, Flächen und Unterstützung bereitstellt und damit anderen Kulturschaffenden und Laien kulturelle Aktivitäten ermöglicht. Entsprechend gibt es diese Investitionsförderung für die Soziokultur. Zur Antragstellung braucht es ein soziokulturelles Konzept und eine nachhaltige Planung über mehrere Jahre. www.mwk.niedersachsen.de/startseite/kultur/

· Schritt 3 —Aktivierung

• Moderation von Gruppentreffen

Wenn du bei einem Gruppentreffen die Moderation übernimmst, ist das immer eine gute Möglichkeit, dich zu erproben.

Bereite dich gut vor 

• Was wird besprochen? Was soll erarbeiten werden? Gibt es eine Tagesordnung?

• Wie viele Personen sind da? Wo und wann wird sich getroffen?

• Wie ist die Stimmung?  Wie war die Stimmung beim letzten Mal?

• Was brauchst du als Moderator:in, um dich gut und sicher zu fühlen?

• Was gehört für dich zu einem guten Anfang und zu einem guten Schluss?

Zu Beginn der Moderation 

• Gibt es jemanden der oder die auf die Einhaltung der Zeitressourcen achtet oder machst du das selbst?

• Gibt es jemanden, der oder die das Protokoll schreibt? Dies solltest du auf keinen Fall selbst machen.

Während der Moderation

• Bist du bei bestimmten Punkten inhaltlich involviert? Wirst du Probleme haben, aus der Rolle der Moderation herausfallen und dich in der Rolle eines engagierten Vertreters / einer engagierten Vertreterin für eine Sache wieder finden? Hier ist es ratsam für diesen Punkt die Moderation an eine andere Person abzugeben und sich so ungeniert in die Debatte stürzen.

• Lass dir vorgeschlagene oder plötzliche Veränderung oder Abweichung von der vereinbarten Tagesordnung - zeitlich oder inhaltlich - von der Gruppe absegnen.

• Weise als Moderator:in andere darauf hin, wenn deiner Einschätzung nach, Beiträge vom Thema abweichen, unverständlich sind oder kein Ende finden.

Zum Ende der Moderation

Zu einem guten Schluss kann es gehören, die Ergebnisse des Treffens zusammen zu fassen. In jedem Fall lohnt es sich darauf zu achten, dass ihr klare Vereinbarungen getroffen habt, wie es weiter geht und ein nächstes Treffen verabredet habt. Frag zum Abschluss, wie es allen geht und ob sie sich mit Deiner Moderation wohlgefühlt haben. Schön ist es, wenn alle mit einem guten Gefühl auseinandergehen können.

Dennoch gilt:  Die Verantwortung für das Gelingen des Treffens trägst Du als Moderator:in nicht allein. Als Moderator:in hast Du zwar die ganze Gruppe im Blick und achtest auf eine wertschätzende Ansprache, es ist jedoch die Verantwortung Aller, andere aussprechen zu lassen, auf sich wiederholende Beiträge zu verzichten, die eigenen Emotionen zu zügeln.

· Schritt 2 —Konstituierung

Berge von Abfall, weggeworfene Verpackungen, leere Dosen und Flaschen, Flugblätter, Es-sensreste oder Werbeartikel bestimmen häufig das Bild nach Veranstaltungen und geben immer wieder Anlass zu Aufregung und Kritik. Zum einen kann hier viel Geld gespart werden, zum anderen liegt dort auch ein großes Imageproblem vieler Veranstaltungen vor. Viele Veranstaltende denken noch zu wenig daran, wie sie umweltschonend arbeiten können.

Nachhaltigkeit umzusetzen ist komplex. Viele Faktoren fließen in die Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen ein. Zum Beispiel kann unter bestimmten Umständen ein Einwegkonzept für die Bar nachhaltiger sein als ein Mehrwegkonzept. Hier geht es dann um verwendete Rohstoffe und Energie, Recyclingquote, Anlagenalter, Transportentfernungen, Verbrauchseinheiten, Bruch- und Verlustanteil und einiges mehr. Ihr seht, es ist kompliziert.

Es gibt konkrete Möglichkeiten, wie ihr eure Veranstaltung nachhaltiger gestalten könnt. Hier ist ein Versuch ein wenig Lichts ins Dunkel zu bringen:

• Anreise 

Die Anreise stellt den größten Faktor der Umweltverschmutzung bei Veranstaltungen dar. Fragt euch also, wie kommen eure Besucher:innen zu eurer Veranstaltung? Ist der Ort mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar? Könnt ihr einen Shuttlebus bereitstellen, um Autoverkehr zu verringern?

• Energie 

Vor allem technische Lösungen stehen hier im Vordergrund. Energieeffiziente Veranstaltungstechnik ist ein großer Punkt. Bei der Stromversorgung empfiehlt es sich, möglichst viel Feststrom und wenige Dieselgeneratoren zu nutzen. Da sich Generatoren allerdings meistens nicht vermeiden lassen, spielt die bedarfsgerechte Stromplanung eine zentrale Rolle.

• Abfall

Bei der Abfallvermeidung geht es keineswegs nur um die Veranstaltungstage selbst. Eine Veranstaltung unterteilt sich immer in drei Phasen, in denen sich der Abfall unterschiedlich zusammensetzt: Aufbau, Laufzeit, Abbau. Die Besonderheiten der einzelnen Phasen sind bei der Planung zu berücksichtigen.

Zudem kann es auch noch zu unterschiedlichen Veranstaltungsbereichen kommen. Wenn ihr beispielsweise ein Festival plant, habt ihr zum einen das Festivalgelände, das Campinggelände und die Umgebung des Veranstaltungsgeländes. Diese drei Gebiete erfordern unterschiedliche Konzepte zu unterschiedlichen Zeiten. Aber auch bei kleineren Veranstaltungen gibt es immer eine Vorderbühne, eine Hinterbühne und das Gelände drum herum. Entsprechend der Veranstaltungsphasen ist auch die Abfalltrennung zu organisieren.

Es müssen ausreichend Sammelkapazitäten für Abfälle und Wertstoffe bereitstehen und auf Mülltrennung achtgegeben werden. Ein großer Teil des Abfallaufkommens bei Großveranstaltungen sind benutzte Teller, Becher und Besteck. Die Verwendung von Einweggeschirr ist im Sinne der Abfallvermeidung darum nach Möglichkeit zu vermeiden. Mehrweggeschirr hat jedoch den Nachteil, dass es gereinigt werden muss. Nach der Lebensmittelhygieneverordnung darf Geschirr nur wieder verwendet werden, wenn zum Spülen ein Anschluss an das Trinkwassernetz gegeben ist.

• Giveaways

Werbegeschenke, Flugblätter, Proben, kleine Flaschen etc. sind ein erheblicher Faktor bei der Verschmutzung des Veranstaltungsgeländes. Sowohl die Verpackung als auch die Artikel werden häufig achtlos weggeworfen. Überlegt Euch daher im Vorfeld gut, ob und wenn ja, welche Werbegeschenke erwünscht sind, die nicht sofort achtlos weggeworfen werden.

• Abwasser / Toiletten / Küchenabwässer

 Bei den Abwässern, die aus Küchen, mobilen Verpflegungseinheiten oder Spülmobilen anfallen, sind vor allem Essensreste, Fette (z.B. Frittierfette) und Spülmittel umweltbelastend. Wenn sie in die Kanalisation gelangen, verunreinigen sie das Wasser erheblich. Verwendet umweltverträgliche Spülmittel. 

Achtet immer darauf, dass genügend Toiletten zur Verfügung stehen. Wildes Urinieren ist nicht nur unhygienisch, sondern bedeutet auch für die Natur eine erhebliche Belastung. Nicht zuletzt tragen an die Besucher:innenzahl angepasste, saubere und geruchsarme Toilettenanlagen auch ganz erheblich zum Wohlbefinden der Gäste bei. Stellt ausreichende Anzahl von Toiletten bereit.

Ein Stückzahlrechner steht im Internet unter: www.dixi-online.de

· Schritt 5 — Das ist Es

Getreu dem Motto »Stadt gemeinsam gestalten« werden hier Möglichkeit der Zusammenarbeit vorgestellt, die dich bei deinem Vorhaben inspirieren, begleiten oder unterstützen können.

Zuerst werden Vorschläge für Kompliz:innen aus der Zivilgesellschaft gemacht, da diese Gruppen am einfachsten aufgesucht und einbezogen werden können. Weiter geht es mit kommunalen Einrichtungen und Einrichtungen freier Träger im Kunst- und Kulturbereich. Sie können dir die Arbeit erleichtern, indem sie zum Beispiel ihre Infrastruktur und Räumlichkeiten zur Verfügung stellen. Etwas spezieller wird es dann, wenn du auf verschiedene Bereiche der Szene ein Auge geworfen hast. Ebenfalls mit von der Stadtpartie sind Politik und Verwaltung. Sobald etwas untypisch oder unmöglich wird, können Kompliz:innen aus dem Graubereich die richtigen Lösungen parat haben.

• Zivilgesellschaft

So vielfältig die Menschen, ihre Bedürfnisse, Interessen und Fähigkeiten sind, so verschieden ist auch die Zivilgesellschaft zusammengesetzt. Sie ist das gesellschaftliche Gegengewicht zu Staat, Wirtschaft und dem Privatbereich. Sie lebt von Engagement, Ehrgeiz und Emotionen und ist nicht parteipolitisch oder profitorientiert. Das Zentrum für politische Bildung schreibt, »wenn Vereine und Initiativen an demokratischen Werten orientiert sind und selbst demokratisch strukturiert sind, dann können sie so etwas sein wie eine Schule der Demokratie.« (www.bpb.de/politik/)
Eine starke Zivilgesellschaft ist somit wichtig für eine vielfältige und solidarische Gesellschaft.

• Familie und Freundeskreis  

Laut Definition gehören die Familie und das enge Umfeld zwar nicht zur Zivilgesellschaft, aber sie engagieren sich garantiert auch in einer Gruppe, oder nehmen Angebote wie Sport und Beratung wahr. Fragen schadet also nicht!
Generell können dir deine privaten Kontakte dabei helfen, die nötige Unterstützung zu bekommen - und sei es nur mental oder durch aufmunternde Worte. Wenn zu Beginn deines Projektes auf laute Gedanken erste Handgriffe folgen sollen, können dir gute Freund:innen und Familienangehörige bestimmt einen Gefallen tun und dich bei deinem Vorhaben unterstützen. Vielleicht entwickelt sich gerade aus einer Gesprächsrunde am Kaffeetisch eine zündende Idee?

• Initiativen und Bewegungen

Gemeinsame Sache machen und dadurch die Welt verändern: Zahlreiche Gruppen engagierter Bürger:innen haben sich bereits gefunden und organisieren verschiedene Aktivitäten zu ihren spezifischen Anliegen. Viele Menschen handeln auf lokaler Ebene, um globalen Herausforderungen wie der Klimakrise, Menschenrechtsverletzungen, Diskriminierung oder der Ausbeutung am Arbeitsplatz entgegenzuwirken. Informationsveranstaltungen, Demonstrationen oder auch Ausstellungen geben dir Einblicke in ihre Arbeit. Manche Gruppen sind offener als andere. Einige wirken oder sind elitär, andere bieten ein sicheres Umfeld für Betroffene. Die wohl größten und zum Teil international tätigen Gruppen sind Nichtregierungsorganisationen, auch NGOs genannt. Sie haben in vielen Städten sogenannte Ortsgruppen. Sie sind echte Profis auf ihrem Gebiet und können dein Vorhaben durch ihr Wissen und ihre Erfahrungen untermauern.
Etwas greifbarer wird es vielleicht, wenn du auf Initiativen stößt, die sich direkt vor Ort, im Wohnblock oder im Stadtteil engagieren. In Nachbarschaftsinitiativen kommen die Bewohner:innen eines Viertels und die Vertreter:innen ansässiger Einrichtungen oder Vereine zusammen. Sie setzen sich zum Beispiel für die Verbesserung der Lebensverhältnisse, des Wohnumfeldes oder der Freizeitangebote ein. Außerdem können sie dank ihres lokalen Netzwerkes Auskunft über weitere Gruppen von Bauherr:innen, Mieter:innen oder Eigentümer:innen geben.

• Vereine und Verbände

Ob sportlicher Wettkampf und Tradition oder Kreativität ohne Grenzen und Angebote bis spät in die Nacht: Die Vereinslandschaft in Deutschland ist so weit wie der Horizont. Das Vereinsregister zählt über 580.000 Einträge. Die Liste reicht von Schützenvereinen, zu Sportverbänden, über Vereine mit gesellschaftlicher, kultureller oder religiöser Ausrichtung. Kulturzentren, Vereinsheime und -gelände, Angebote für Kinder und Familien sind überall in der Stadt verteilt. An manchen Orten steigt jedoch die Trefferquote. Denn häufig teilen sich Gruppen auch Räume mit anderen Initiativen, so dass es sich lohnt, dort einfach mal vorbeizuschauen. Das Kulturzentrum Faust e.V. beherbergt zum Beispiel über 30 Vereine und Initiativen!

Damit du dir einen Überblick verschaffen kannst, welche Vereine sich in Hannover im zivilgesellschaftlichen Bereich engagieren, lohnt ein Blick auf diese Seite. Falls du noch tiefer eintauchen möchtest, nimm das Zuwendungsverzeichnis der Stadt unter die Lupe. Hier ist die Gesamtheit der geförderten Initiativen und Kulturorte in Hannover aufgelistet.

• Komplizenschaft im Graubereich

Komplizenschaft im Graubereich ist sehr wichtig. Es kann zu Problemen mit der Stadtverwaltung und / oder Nachbar:innen kommen. Deswegen ist es im Vorfeld schon sehr wichtig, Netzwerke zu knüpfen und sich mit allen Protagonist:innen gut zu stellen. Es ist auch immer gut, einen Blick in die Szene der Stadt zu werfen und sich zu fragen, wer arbeitet schon im Graubereich. Was sind positive Beispiele und wer kann uns durch Erfahrungen und Expertise Hilfestellung geben?

Wenn ihr euch entschieden habt, an einem Ort zu bleiben und wiederkehrende Kulturveranstaltungen zu organisieren, wird der Kontakt zu den Eigentümer:innen relevant. Euer Konzept muss daher gut verständlich ausgearbeitet und präsentabel sein, um diese Menschen zu überzeugen. Bietet euch als Partner:innen an und macht den Gesprächspartner:innen verständlich, dass ihr Nutzen bringt und Leerstand allen schadet.

• Mehr zu diesem Thema findet ihr unter dem Punkt Räume.

· Schritt 1 — Impuls

• Niedersächsische Versammlungsstättenverordnung

Die NVStättVO oder ausgeschrieben »Niedersächsische Versammlungsstättenverordnung«, beschreibt grundsätzlich die Regelungen für bauliche Anlagen, z.B. bei Indoor-Veranstaltungen oder Festival-Geländen mit fest installierten Bühnen. Wenn ihr für eure Veranstaltung ausschließlich mit fliegenden Bauten arbeitet (also temporär aufgestellten Bühnen oder Zelten), ist immer noch nicht klar, ob das Festivalgelände dann als bauliche Anlage gemäß der Versammlungsstättenverordnung behandelt werden kann. In jedem Fall aber stellt die NVStättVO für die Planung einer jeden Veranstaltung eine nützliche Grundlage für die Sicherheit dar.

Besonders wichtig ist für Veranstaltungen in Deutschland die Muster Versammlungsstättenverordnung - MVStättVO (in Niedersachsen die »Niedersächsische Versammlungsstättenverordnung« - NVStättVO), die bei einer Größe ab 200 Personen und bei festen baulichen Anlagen gilt. Sie enthält Vorschriften, die dem Schutz der Besuchenden dienen und sorgt dafür, dass das erforderliche Sicherheitsniveau eingehalten wird. Diese Vorschriften müssen unbedingt eingehalten werden, ansonsten kann die Veranstaltung nicht durchgeführt werden. Die Polizei und Feuerwehr sollten bei Veranstaltungen mit einbezogen werden, um unter anderem Fluchtwege und Brandschutz sicher zu planen.

Lasst euch jedoch nicht vom Umfang der NVStättVO abschrecken. Ganz im Gegenteil: hier wurden offensichtlich professionelle Köpfe zusammengesteckt und es ist in dieser Beziehung alles aufgeführt.  Solltet ihr euch bei all der Flut an sachlichen Informationen überschwemmt fühlen, kann auch ein Anruf oder eine Mail an den Veranstaltungsservice der Stadt Hannover Abhilfe schaffen. Hier gibt es mittlerweile sogar die Möglichkeit, eine Veranstaltung online anzumelden.

Tut dies also, um auf Nummer sicher zu gehen hier: www.hannover.de/Leben-in-der-Region-Hannover

• Die Aufgaben und Pflichten in der NVStättVO sind:

1. die Gewährleistung der Sicherheit und Funktionstüchtigkeit der bühnen-, studio- und sonstigen technischen Einrichtungen der Versammlungsstätte.

2. Die Beaufsichtigung technischer Proben, Auf- oder Abbau bühnen-, studio- und sonstigen technischer Einrichtungen von Großbühnen oder Szenenflächen.

3. Die Anwesenheit bei Generalproben, Veranstaltungen, Sendungen oder Aufzeichnungen von Veranstaltungen auf Großbühnen oder Szenenflächen.

Hier sind unter anderem Parameter geregelt, wie ihr zum Beispiel mit Rettungswegen, Brandschutz und technischen Einrichtungen wie Strom und Elektrik umgehen müsst und ihr findet Informationen über Verantwortlichkeiten.

Bitte lest sie Euch einmal in Ruhe durch: www.nds-vo-ris.de/jportal

· Schritt 5 — Das ist Es

Im Folgenden werden die Unterschiede deutlich gemacht zwischen einigen Rechtsformen, in denen Menschen zusammenarbeiten:

• Verein - besser als sein Image

Der Verein ist eine juristische Person. Das heißt, der Verein ist fähig zu Rechtsgeschäften und Verträgen und haftet dafür wie eine Person. Der Verein als Rechtform hat viele Vorteile. Der gemeinnützige Verein ist steuerlich vom Staat begünstigt. Der Verein kann Spenden annehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen. Für Förderanträge bei öffentlichen Geldgeber:innen und Stiftungen ist die Gemeinnützigkeit hilfreich bis verpflichtend. Nicht Einzelpersonen, sondern der Verein bzw. seine Vertreter:innen stehen für euer gemeinsames Vorhaben. Eine Vereinshaftpflichtversicherung ist wichtig, ansonsten haftet der Vorstand persönlich bei grober Fahrlässigkeit. Die Vorgaben aus der Satzung schaffen Sicherheit und Transparenz bei der Organisation der Arbeit und Finanzen. Überzeugt? Dann stellt sich die Frage, was braucht es um einen Verein zu gründen?

• Eine Satzung mit Namen, beschriebenem Zweck und Tätigkeit der Organisation und Organisationsstruktur (Muster dazu gibt es im Netz);

• eine Entscheidung, ob der Verein gemeinnützig sein soll (also dem Gemeinwohl dient) und was seine gemeinnützigen Zwecke sind (§ 52 AO - Abgabenordnung);

• den Austausch mit dem zuständigen Finanzamt zum Satzungsentwurf;

• die Einladung zur Gründungsversammlung mit entsprechendem Vorlauf und Tagesordnung;

• mindestens sieben Personen, die sich bei der Vereinsgründung auf die Liste der Gründungsmitglieder eintragen und gemeinsam über die Satzung abstimmen und einen Vereinsvorstand wählen;

• ein unterzeichnetes Gründungsprotokoll.

• Es folgt der Gang des Vorstandes zum Notar zur Eintragung in das Vereinsregister und der Antrag auf Anerkennung der Gemeinnützigkeit durch das zuständige Finanzamt.

Achtung:

Die Vorgaben aus der Satzung und dem Vereinsrecht werden alle drei Jahre vom Finanzamt überprüft und müssen nachgewiesen werden, um die Gemeinnützigkeit aufrecht zu erhalten.

• GbR - Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Die GbR ist eine Personengesellschaft. Es braucht mindestens zwei Personen, die eine GbR gründen können, um etwas gemeinsam zu tun. Dazu handeln sie einen Gesellschaftsvertrag aus mit entsprechenden Rechten und Pflichten, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. In der GbR haften die Gesellschafter:innen im Zusammenhang mit dem Betrieb gemeinsam, für einander und unbeschränkt. Viele Zusammenschlüsse von Solo-Selbstständigen organisieren sich in GbRs.

• UG und gUG - UnternehmensGesellschaft - haftungsbeschränkt

Eine UG ist eine relativ neue Form und die kleine Schwester der GmbH. Sie wird rechtlich ähnlich behandelt. Interessant ist, dass man für die Gründung einer UG nur ein deutlich geringeres Startkapital braucht. Wo eine GmbH mit einem Mindeststammkapital von 25.000 Euro ausgestattet sein muss, reicht für die Gründung einer UG ein einziger Euro. Deshalb wird die UG auch Mini-GmbH oder 1 Euro GmbH genannt. Die UG ist eine juristische Person und in der Regel körperschaftssteuer- und gewerbesteuerpflichtig. Wie die GmbH kann sie auch gemeinnützig sein mit entsprechenden steuerlichen Erleichterungen und heißt dann gUG - haftungsbeschränkt. Die Haftungsbeschränkung bezieht sich darauf, dass die UG nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen haftet, die einzelnen Gesellschafter:innen haften in der Regel nicht persönlich.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass die UG mit jedem Jahresabschluss ihr Kapital aufstockt - die »Ansparpflicht« liegt bei mindestens 25 % des Jahresgewinnes. Wegen der beschränkten Haftung gibt es eine sehr kurzfristige »Insolvenzantragspflicht«, bei Nicht-Einhaltung haften die Gesellschafter:innen persönlich. Im Netz gibt es Mustersatzungen und Musterverträge, die eine Gründung der UG leicht machen.

Insbesondere bei Existenzgründer:innen ist die UG eine beliebte Organisationsform.

• GmbH und gGmbH - Gesellschaft mit beschränkter Haftung und gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Wie die UG ist die GmbH eine sog. Kapitalgesellschaft, in der die Haftung beschränkt ist auf das eingebrachte Kapital. Sie kann auch gemeinnützig sein. Für eine Gründung braucht es ein Grundkapital von 25.000 Euro. Dieses muss von den Gesellschafter:innen eingezahlt werden. Es entspricht der Beschränkung der Haftung. Gesellschafter:innen können - wie auch bei der UG - sowohl natürliche als auch juristische Personen sein. So kann ein Verein auch Gesellschafter einer GmbH oder UG sein. Die Gesellschafter:innen setzen eine Geschäftsführung ein, die auch Teil der Gesellschafter:innenversammlung sein kann.

· Schritt 2 —Konstituierung

• Honorare & Gagen

Hier sammeln sich alle Rechnungen für extern bezahlte Menschen. Einfach ist dies bei Honoraren selbstständig tätiger Künstler:innen oder anderer selbstständiger Gewerke wie Grafiker:innen, Übersetzer:innen, Fotograf:innen, Videomenschen, Programmier:innen, Workshopleiter:innen, Vortragende, Moderator:innen oder Autor:innen. Die Höhe der Bezahlung ist natürlich individuell verhandelbar. Internationale Stars werden vermutlich mehr Geld verlangen, Freund:innen arbeiten manchmal auch ohne Geld. Wenn bei euch im Team Geld verdienst wird, solltet ihr das sehr transparent handhaben, gut ausdiskutieren und ausbalancieren, ob und wer wie viel Geld bekommt und was ohne Geld läuft. 

Ein typischer Tagessatz von im Veranstaltungsbereich tätigen liegt irgendwo zwischen 200 und 800 €, je nach Qualifikation, Verantwortung und persönlicher Verbandlung. Natürlich gibt es nach oben und auch nach unten keine fixen Grenzen. Einen Mindestlohn gibt es bei Freiberufler:innen nicht, allerdings achten immer mehr Förderinstanzen darauf, dass der Mindestlohn eingehalten wird.

• Projektleitung

Hier geht es vor allem um die Initiator:innen des Projekts. Eine Faustregel ist, dass zwischen 10 und 20 Prozent der Gesamtkosten für Projektorganisation, -koordination und -abwicklung eine von Förderinstitutionen akzeptierte Größenordnung ist. Übliche Tätigkeiten sind Projektleitung und Projektassistenz. Ob dies durch Rechnungen von selbstständigen Projektmanager:innen, durch Eigenbelege oder Stundenabrechnungen für eigenes Personal nachgewiesen wird, muss individuell geklärt werden. Bei ganz frei finanzierten Projekten wäre dies vermutlich der Gewinn, den sich die Initiator:innen teilen.

• Hilfskräfte

Dies können Techniker:innen, Stagemanager:innen, Einlasspersonal, Security oder Hausmeister:innen sein. Achtung: Gastropersonal gehört zwar ebenfalls in ein Budget, in einem Förderantrag wäre es ungewöhnlich. Dort werden eventuelle Gastroeinnahmen meist als Eigenleistung oder -beitrag verbucht, ohne dass die Kosten wie Ware oder eben Personal aufgeführt werden.

Bei der Kalkulation geht es um eingesetzte Zeit, die Anzahl der Personen und deren Stundensatz. Ihr kalkuliert also Aufwand und Stundensatz und gewinnt gleichzeitig einen Überblick darüber, wie groß der Aufwand für euer Projekt ist (und oft, wieviele Stunden unbezahlt investiert werden müssen).

Hier (Link zum entsprechenden Bereich) gibt es weitere Informationen über das Bezahlen von Menschen.

• KSK

Die Krankenversicherung für selbstständige Künstler:innen und Kreative ist die Künstlersozialkasse KSK. Sie übernimmt den Arbeitgeberanteil von Rente und Krankenversicherung bei Künstler:innen. Finanziert wird das (anteilig) über die Beiträge, die ihr als Veranstalter:innen oder Verwerter:innen von künstlerischen Leistungen abführen müsst als einen Beitrag für deren Sozialabgaben. Also addiert ihr die entsprechenden Positionen für Honorare und Gagen in eurem Kostenplan und von der Summe wird ein jährlich festgelegter Prozentsatz (2021: 4,2 %): www.kuenstlersozialkasse.de an die KSK abgeführt.

Achtung: Es spielt keine Rolle, ob jemand bei der KSK versichert ist oder nicht.

Im Budget würde man also bei 5.000 € Honoraren für Musik, Fotos, Texte usw. 210 € für die KSK ansetzen.
www.kuenstlersozialkasse.de/fileadmin/Dokumente

• »Ausländersteuer«

Die sogenannte »Ausländersteuer« ist eingeführt worden, um hohe in Deutschland erzielte Einkommen von Menschen zu besteuern, die hier nicht steuerpflichtig sind, weil sie im Ausland leben. In § 50a des Einkommenssteuergesetzes(www.gesetze-im-internet.de) werden für selbstständige »künstlerische, sportliche, artistische, unterhaltende oder ähnliche Darbietungen« 15% der entsprechenden Gage festgelegt. Es gibt eine Bagatellgrenze von 250 € pro Kopf, das heißt bei einer vierköpfigen Band aus dem Ausland und einer Gage von 1.000 € wird diese Steuer nicht fällig, bei 2.000 € müssen 300 € gezahlt werden. Veranstaltende sind verpflichtet, die Einkommenssteuer (oder auch deren Nicht-Erhebung) beim Finanzamt anzuzeigen. Abführen müssen sie die Veranstalter:innen und insofern gehört dieser Posten in die Kalkulation.

· Schritt 3 —Aktivierung

Um für die Sicherheit der Helfer:innen  zu sorgen, achtet darauf, dass sie persönliche Schutzausrüstung tragen. Diese dient dazu, sich vor Arbeitsunfällen zu schützen. Darunter fallen Sicherheitsschuhe, Handschuhe und unter Umständen auch Sicherheitsmasken, -brillen und -helme.

Das hier solltet ihr euch der Vollständigkeit halber durchlesen, damit ihr informiert seid: www.bghm.de

· Schritt 3 —Das ist Es

Ein Projekt zu starten oder eine Veranstaltung zu organisieren, ist auch davon abhängig, wo das Ganze stattfindet. In diesem Abschnitt soll geklärt werden, welche Räume dafür in Frage kommen. Zu Beginn gibt es eine Starthilfe, die dir bei der Suche nach einem geeigneten Ort für dein Vorhaben hilft und klärt, welche Anforderungen dabei erfüllt werden sollen. Ist der richtige Raum gefunden, werden weitere Schritte zur Planung und Entwicklung deines Projekts vorgeschlagen. Da es auch hier Abweichungen von der Norm gibt, werden im dritten Teil Möglichkeiten im Graubereich ausgelotet.

• Räume suchen und finden

Auf Raumsuche? Jackpot! In deiner Stadt, in deiner Nachbarschaft, sogar vor deiner Haustür ergeben sich viele Möglichkeiten, aktiv zu werden. Praktisch bietet jede Ecke, jeder Platz und alles dazwischen unfassbar viel Raum für deine Ideen. Möglichkeitsräume entwickeln sich aus bisher Bestehendem auf ganz unterschiedliche Art und Weise weiter. Im Sinne einer Ermöglichungskultur verwandelt sich bisher Unmögliches in etwas ganz Besonderes.

Hast du den Sprung ins kalte Nass bereits gewagt und bist in das städtische Leben eingetaucht, wirst du schnell merken, welche Räume sich dir erschließen. Mal helfen dir dabei digitale Tools, mal sind es analoge Wege oder ganz konkret die Kolleginnen von der Agentur für kreative ZwischenRaumNutzung Hannover e.V..

Mit dem Finger über die Karte fahren reicht nicht aus. Geh auf Streife und halte Ausschau nach spannenden Räumen für dein Projekt. Öffentliche Räume sind schon mal eine gute Adresse! Wenn du dich durch die Straßen bewegst, kann auch der Blick in unscheinbare Gassen, hinter Häuserecken oder auf verwilderte Grünzüge neue Welten eröffnen. Ein großzügiges Raumangebot bieten dir natürlich Plätze und Parks sowie zahlreiche Einrichtungen und beliebte Orte der Szene.

Da im Stadtkern oder im Lieblingskiez der Druck auf öffentliche Räume bereits sehr hoch ist und die Nachfrage stetig steigt, lohnt sich auch die Reise in etwas abgelegene Stadtteile. Also warum nicht mal eine etwas andere Radtour unternehmen? Oder mit dem Tagesticket von A nach B zu C düsen. Die Hauptsache ist, du kommst gut voran und kannst dich während der Raumsuche voll und ganz auf die Umgebung einlassen.

Alternativ kannst du auch spezielle Angebote wie zum Beispiel Stadtführungen zu öffentlichen Räumen oder Lost Places nutzen. Manche Veranstaltungen und Beratungsangebote präsentieren dir im Idealfall unentdeckte Orte auf dem Silbertablett.

Auf der perfekten Welle durchs Internet surfen, kann dich ebenfalls an den richtigen Ort bringen. Der digitale Raum bietet dir dafür einige Möglichkeiten und stellt die notwendigen Mittel bereit. Wie wäre es mal mit einem virtuellen Städtetrip? Karten und Satellitenbilder sind ideal zum Gelände überfliegen, Umgebung auskundschaften und bieten dir die nötige Orientierung. Bestenfalls wurde die Gegend schon von der Straße aus gescannt und ermöglicht einen aufschlussreichen Streetview. Auch Apps können eine weitere Alternative sein, um dich bei der Suche nach dem »Place to be« zu unterstützen. Und wenn sie nur dabei helfen, den besten Anreiseweg zu finden, Markierungen zu setzen oder Entfernungen zu messen.

Was haben denn deine Kompliz:innen so in petto? Bestimmt schwirrt eine Menge an Informationen und Kontakten im Netzwerk aus verschiedenen Gruppen, Initiativen und Anlaufstellen umher. Wenn du schon mal dabei bist, können dir auch Neuigkeiten oder ältere Artikel aus der Presse weiterhelfen. Denn das Ende einer Ära bedeutet automatisch der Anfang von etwas Neuem. Sobald sich also auf einem Industriegelände, Bürokomplex oder Parkplatz nichts mehr tut, solltest du diese Orte in deine Überlegungen aufnehmen.

• Raum gefunden? 

Hast du einen Ort im Visier? Dann nimm ihn näher unter die Lupe! Halte deine Eindrücke mit Fotos fest, mach dir Notizen und versuche nähere Infos über die Nachbarschaft zu bekommen. Du musst nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen! Frag im Vorbeigehen nach wichtigen Anhaltspunkten, die dir bei der Aneignung des Raumes helfen können:

• Ist die Fläche öffentlich zugänglich oder in Privatbesitz?

• Wer ist für den Ort zuständig? Wen kann ich kontaktieren?

• Wie wurde oder wird der Ort genutzt?

• Gibt es Pläne, den Ort anders zu nutzen?

• Haben schon andere Interesse bekundet?

Literaturtipps:

• Freiraumfibel / Ideen zur Umnutzung, Infos zu Flächenarten und rechtlichen Rahmen

• Organisiert euch! / Fragen-Checkliste für Räume

· Schritt 1 —Impuls

Einfach: Rechnungen / Quittungen

Die Regeln, was eine ordentliche Rechnung ausmacht, sind genau im Umsatzsteuergesetz www.gesetze-im-internet.de festgelegt.

Unter 250 € brutto reicht eine etwas simplere Kleinbetragsrechnung www.gesetze-im-internet.de oder eine Quittung.

· Schritt 3 —Aktivierung

Hier erwarten euch drei Abschnitte, in denen die Stadt aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet wird. Zunächst der allgemeine Überblick, wie eine Stadt auf der Verwaltungs- und Politikebene funktioniert. Danach könnt Ihr tiefer in die Stadt Hannover eintauchen. Es werden die ersten Anlaufpunkte grob beschrieben, um sich der Stadt kulturell zu nähern. Zuletzt wird dann noch ein etwas anderer und unkonventioneller Blick auf die Stadt geworfen. Denn es ist wichtig, selbst aktiv zu werden und auch alternative Arten der Kulturarbeit kennen zu lernen.

• Wie tickt die Stadt?

Es gibt einige sehr einfache Möglichkeiten, sich einer Stadt zu nähern. Zunächst über den etwas allgemeinen und formellen Blick darauf. Die offiziellen Strukturen von Städten sind in der Regel sehr ähnlich. Zunächst ist da die Stadtverwaltung zu nennen, die als Zusammenschluss aller Behörden die öffentlichen Dienste einer Stadt organisieren. Dazu zählt der Oberbürgermeister:in, die verschiedenen Dezernate und Fachbereiche. Sie alle verwalten die Stadt und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Die Stadt betreibt auch – je nach finanziellen Möglichkeiten diverse öffentliche Einrichtungen. Diese Orte sind von gesamtgesellschaftlicher Bedeutung. Es ist die Aufgabe der Stadtverwaltung und -politik, sie bereitzustellen. Dies ist Teil der Daseinsfürsorge und besteht für Altenheime, Bibliotheken, Schwimmbäder, Museen und Beratungsstellen.

Als drittes Standbein einer Stadt gilt der sogenannte zivilgesellschaftliche Bereich. Dort handeln Menschen, die zu den offiziellen Strukturen einer Stadt eigenständige Angebote hinzufügen. Dazu zählen selbstorganisierte Kulturvereine und -orte, Sportvereine, Jugendverbände und viele mehr.

Die Bürger:innen einer Stadt haben verschiedene Möglichkeiten der Einflussnahme auf das Handeln von Stadt und Politik. Neben den Wahlen - alle acht Jahre wird der:die Oberbürgermeister:in gewählt, alle fünf Jahre der Stadtrat – gibt es noch verschiedene Formen der Beteiligung.

Beteiligung bedeutet hier, das bewusste Mitwirken von einzelnen Personen oder Gruppen bei Entscheidungsprozessen zum Thema Stadt und Stadtentwicklung. Dabei geht es um die Demokratisierung der Strukturen, in denen die eigene Stimme genutzt wird. Beteiligung ist wichtig für eine inklusive Stadt, aber nicht immer selbstverständlich. Deswegen wird sie hin und wieder lautstark gefordert oder gleich selbstbestimmt geltend gemacht.

• Eintauchen in die Stadt

Sich Informationen und einen Überblick zu verschaffen, kann zunächst verwirrend sein. Die offizielle Internetseite www.hannover.de der Stadt ist ein Ausgangspunkt für Information rund um die Stadtverwaltung und die Stadt. Allerdings hilft es, eine Suchmaschine mit konkreten Begriffen zu füttern, da es manchmal schwerfällt, sich auf der städtischen Website zurecht zu finden.

Der selbstorganisierte und zivilgesellschaftliche Bereich hat keine einheitliche Plattform, auf der Informationen zusammengefasst sind. Dies betrifft auch die freie Kunst- und Kulturszene. Das Finden und Aufsuchen erfordert also mehr Anstrengung. Hierbei ist es hilfreich, vor Ort im eigenen Wohnumfeld anzufangen. In Hannover hat fast jedes Stadtviertel ein Stadtteilzentrum oder einen Kulturtreff. Dort ist es möglich, Freizeitangebote wahrzunehmen oder sich an Planungen zu beteiligen.

Eine Liste dieser Orte findet ihr hier:

Macht euch bewusst, dass es so gut wie zu jedem Angebot kommunaler Einrichtungen ein alternatives Angebot gibt. Falls euch zum Beispiel das Staatstheater nicht zusagt, gibt es eine vielfältige freie Theaterlandschaft in Hannover, dazu noch mit einer gut organisierten Internetseite. Das Gleiche gilt für das Musikangebot. Auch hier gibt es mit dem »KlubNetz« einen ersten Anlaufpunkt. Die freie Szene der bildenden Kunst hat leider keinen gemeinsamen Internetauftritt. Hier solltet ihr kreativ werden. Eine Möglichkeit ist es, das Zinnoberprogramm zu studieren. Das Zinnoberfestival findet jährlich am ersten Septemberwochenende statt und sehr viele etablierte wie alternative Kulturorte öffnen ihre Tore.

Das alles sind eher die sichtbaren und dauerhaften Räume und Initiativen. Wenn ihr euch Zeit nehmt und durch die Stadt lauft, werdet ihr feststellen, dass es noch viele andere Orte gibt. Sie werden gar nicht oder wenig genutzt. Dazu gehören Baulücken, Zwischenräume und Leerstände. Solche Räume bieten viele Möglichkeiten. Spannende und alternative Locations und Veranstaltungen sind nicht immer einfach zu finden, aber dafür umso wertvoller und bereichernd. Ein kleiner Überblick über spannende Unorte wird bei Hannover Voids gesammelt.

Um eine Stadt wirklich kennenzulernen, ist es natürlich viel besser, mit anderen Menschen ins Gespräch zu kommen. Du kannst von ihren Erfahrungen profitieren und an Orte mitgenommen werden, die vielleicht nicht auf den ersten Blick zu finden sind.

Das alles sind beispielhafte Hinweise, die dir einen Überblick verschaffen! Im besten Fall motiviert euch das Kennenlernen der Stadt, selbst tätig zu werden, die Stadt mit zu gestalten: Aktive Beteiligung ist hier das Stichwort!

• Wie tickt die Stadt im Graubereich?

Wenn der Blick mehr in die Tiefe geht, wird eine andere Zusammenarbeit von Menschen sichtbar. Neben den kommunalen Stellen und etablierten Einrichtungen gibt es vielfältige Anlaufpunkte und Strukturen mit breit gefächerten Interessen und Schwerpunkten. Sie bilden eine wichtige Ergänzung im Kulturbetrieb. Viele dieser Akteur:innen arbeiten selbstorganisiert und dementsprechend auch vermehrt im Graubereich.

Der Graubereich ist dabei mehr eine Philosophie, wie gearbeitet werden kann. Es können dort z.B. Konzepte erprobt werden, die möglicherweise sonst nicht genehmigt werden würden. Durch diese etwas andere Herangehensweise an Kulturarbeit kann sehr direkt in das Leben einer Stadt hineingewirkt werden. Dabei geht es um die Selbstermächtigung der Bewohner:innen. Die unmittelbare Einflussnahme von Bewohner:innen trägt immens zur Gestaltung und Verbesserung von Lebensrealität und -qualität bei. Mit diesen häufig selbstorganisierten, niedrigschwelligen und alternativen Kulturangeboten an ausgefallen Orten können vermehrt Menschen angezogen und erreicht werden, die sich von gängigen Kulturorten nicht angesprochen fühlen.

Es ist wichtig für eine Stadt, dass nicht nur Kunst und Kultur im öffentlichen Raum stattfindet, die durch das Nadelöhr der Kulturverwaltung passt und bereits als »wertvoll«, sprich förderungswürdig legitimiert wird. Die offizielle Erwartung an Kunst- und Kulturangebote und was diese leisten und erreichen sollen, entspricht nicht immer den tatsächlichen Bedürfnissen der Menschen. Ein Rave oder eine Kunstausstellung, die nicht angemeldet oder genehmigt sind, leisten einen großen Beitrag zur Kultur eurer Stadt. Sie sind nichts Verwerfliches oder Dubioses. Über solche Aktionen können Diskussionen angestoßen werden, was eine lebendige Stadt braucht und ihren Bewohner:innen bieten muss. Vergesst nicht: Ihr habt das Recht auf Stadt!  

Es liegt auf der Hand, dass die Stadt von eurem Engagement profitiert. Mehr noch, trotz ungeklärter rechtlicher Umstände, könnt ihr sogar ein Aushängeschild werden. Es gehört auch zur Natur des Graubereiches, dass sich diese Dinge nicht ausschließen. Ihr könnt Veranstaltungen in Räumen organisieren, die nicht angemeldet sind und euch dennoch fördern lassen. Viele Akteur:innen aus der Stadt, allen voran das Kulturbüro, sind offen und kooperativ. Sie können eure Vorhaben unterstützen. Also zögert nicht, auch wenn ihr im Graubereich arbeitet, euch fördern zu lassen.

Im Graubereich zu arbeiten heißt, das Beste aus zwei Welten zu vereinen. Die offizielle, städtische Seite mit dem Förderangebot und Hilfestellungen, aber auch den zivilgesellschaftlichen und selbstorganisierten Bereich mit den großzügigen Freiheiten und Möglichkeiten.

· Schritt 1 —Impuls

• Projektförderung
Die Region Hannover fördert Kulturschaffende in der Region mit dem Ziel, die Vielfalt kultureller Angebote im ländlichen Raum, in den Regionskommunen und in der Landeshauptstadt in angemessener Qualität zu erhalten, weiterzuentwickeln und allen Menschen zugänglich zu machen. Antragsschluss ist der 31.10. für Projekte im Folgejahr.

• Kulturelle Bildung

Die Region Hannover fördert in ihrem Gebiet Vorhaben der Kulturellen Bildung, die aus den künstlerischen Sparten Bildende Kunst, Darstellende Kunst, Film, Fotografie, Literatur, Medien, Museum und Musik entstehen können. Antragstellung bis zum 31.03. des laufenden Jahres.

Weiter fördert die Region Theaterpädagogik, hat eine Spielplanförderung und Chorförderung. www.hannover.de

· Schritt 3 — Aktivierung

Tatsächlich gibt es für diese Phase wenig Aufmerksamkeit. Häufig ist alles sehr schnelllebig und man ist schon wieder beim nächsten Projekt, bevor das eine so richtig beendet ist. Stress kann krank machen und bis zum Burnout führen. Das gilt gleichermassen für junge wie ältere Projekteure.

Manche fahren in den Urlaub, andere verabreden, sich die nächste Zeit erstmal nicht mehr zu sehen. Sitzen und Sinnen über das, was gewesen ist, reflektieren und innerlich abschließen, schlafen…  Wie beendest du wichtige Dinge, was brauchst du, um dich wieder auf etwas Neues einlassen zu können?

Ausruhen ist ein komisches Wort, aber Regeneration eine wichtige Voraussetzung dafür, zu neuer Energie und zu Kräften zu kommen - und dann wächst irgendwann eine Idee für ein neues Projekt.

· Schritt 7 — Rückzug

• Raummiete

Einen Ort braucht es meistens, oft kostet er Geld. Gegebenenfalls sind auch mehrere Orte nötig, z.B. für Proben oder für Vortreffen. Hier werden jedenfalls alle Mieten gesammelt, deren Höhen sind natürlich nicht pauschal festzulegen - denkt auch an mögliche Nebenkosten wie Strom. Braucht es den Kuppelsaal oder doch nur eine Gartenlaube?

• Technik

Bühnen und Tribünen, PA oder Backline, Beamer und LEDs, Laser oder Flammenshows – bei Ton-, Bühnen- und Lichttechnik sind der Fantasie und auch den potentiellen Ausgaben eigentlich keine Grenzen gesetzt. Der Eurovision Song Contest macht es vor: shiny floor und Hologramme bei der aufwändigsten Bühnenproduktion der Welt. Um etwas kleiner anzufangen lohnt es sich bei lokalen Technikfirmen Termine zu machen und das Projekt durchzusprechen. Drei Angebote sollten es sein, aber meist findet man ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis, das man auch längerfristig gestalten möchte. Einige Förderer verlangen ab bestimmten Ausgabenhöhen – beim Bund z.B. ab 5.000 € netto – in jedem Fall drei Angebote.

Kleinere Anforderungen können auch über die Bibliothek der Dinge www.bibliothekderdinge.de oder bei der Jugendkultur www.juku-hannover.de abgedeckt werden. Dann sollte sich trotzdem noch jemand mit dem Material auskennen.

• Infrastruktur

Bei Außenveranstaltungen können Strom- und Wasserversorgung, WCs und Absperrungen nennenswerte Teile eines Budgets ausmachen. Wie so oft ist die Bandbreite groß. Ein Dixie ist noch überschaubar, ein grundversorgtes Gelände für 8.000 Besucher:innen nicht mehr. Für die meisten Gewerke gibt es nur eine Handvoll Firmen, die sich auf Veranstaltungsdienstleistungen spezialisiert haben und im Sommer lohnen sich frühe Anfragen und mehrere Angebote. Das meiste ist Mathematik: wie viele Meter sind zu umzäunen, wie viele Tage müssen Dinge eingesetzt werden und vor allem: mit wie vielen Besucher:innen wird gerechnet.

Nie darf man die Logistik unterschätzen. Einen Lagercontainer zu mieten ist gar nicht so teuer (derzeit ca. 100 bis 150 € pro Monat), die An- und Abholung schon (derzeit ca. 250 bis 350 € pro Fahrt).

• Fahrten und Transporte

Material oder Menschen bewegen sich in fast jedem Projekt von A nach B. Mal mehr, mal weniger. Manchmal reicht ein Stadtmobil für ein Wochenende, manchmal muss man zur Projektvorbereitung nach Leipzig oder Lyon, nach Liverpool oder Laatzen. Auch diese Fahrten müssen kalkuliert werden.

Eine Orientierung gibt das Bundesreisekostengesetz www.gesetze-im-internet.de das zwar eigentlich das Reisen von Beamt:innen regelt, aber gern zur Orientierung herangezogen wird. Grundlage und förderfähig ist die 2. Klasse in der Bahn und 30 Cent pro Kilometer im eigenen PKW.

• Übernachtung, Verpflegung, Catering, Spesen

Dieser Punkt bezieht sich vor allem auf die Unterbringung und Versorgung von Künstler:innen und Crew. Angemessen ist immer gut, aber was ist angemessen? Natürlich gibt es lange Cateringrider und die Stardirigentin kommt auch in ein feines Hotel. In der Regel sollte dieser Posten in einem Förderantrag aber keinen nennenswerten Teil der Gesamtausgaben ausmachen. 10-25% der Gagenausgaben sind eine gute Orientierung für die Versorgung der Künstler:innen. Einige Förderer haben auch Infos, was zum Beispiel bei einem Jugendprojekt an Verpflegung pro Tag und Kid berechnet werden sollte.

In einem Festivalbudget muss man hier genauer arbeiten. Wer kümmert sich um das Catering, wie wird die Riesencrew versorgt, was braucht es für die Anerkennung der Ehrenamtlichen, wie viele Tage muss von Aufbau bis Abbau gekocht und Durst gelöscht werden? Da kommt einiges an Geld zusammen und bio sollte es schließlich auch sein. Kalkulieren könnt ihr mit der Anzahl an Menschen und deren ungefähre Aufenthaltszeiten sprich Mahlzeiten.

• Material

Bühnenbild, Kostüme, Noten und Verbrauchsmaterial von Flipcharts über Gaffa bis Kabelbinder sind Materialien, die meist keinen großen Wert darstellen und nicht unbedingt inventarisiert oder in Bilanzen aufgenommen werden müssen. 800 € ist derzeit die Grenze für eine sogenannte Sofortabschreibung als GWG – ein geringwertiges Wirtschaftsgut. Manche Förderinstanzen wünschen sich eine gesonderte Auflistung von Wirtschaftsgütern ab 300 Euro oder 400 Euro.

In diesem Bereich sind Kalkulationen besonders schwierig, weil oft erst später hinzugezogene Menschen wie Bühnengestalter:innen oder Kostümverantwortliche genauere Vorstellungen entwickeln, was gemacht werden soll. Ein Weg ist es, ihnen ein Budget zur Verfügung zu stellen und dann müssen sie damit auskommen. Der andere Weg wäre, früh mit ihnen zu reden und eine möglichst präzise Ausgabenhöhe zu ermitteln. Über mehrere Projekte hinweg helfen euch die Erfahrungen und das Netzwerk.

Organisation, Porto, Telefon (nicht Personal)

In der Regel könnt ihr die Position »Verwaltung« als Pauschale abrechnen, weil niemand mehr Briefmarken zählt, Kopier- und Telefonlisten führt. Dort können dann etwa 5 % der Gesamtkosten  in den Kosten- und Finanzierungsplan gesetzt werden. Wenn ihr aber ein Büro mitsamt der entsprechenden Infrastruktur aus Internet und Telefon mieten müsst, könnt ihr die entsprechenden Kosten belegen und sie im Kostenplan auch so einsetzen.

• Werbung

Es ist erstaunlich, wie sehr bei diesem Punkt die Kosten in kommerziellen Projekte von denen im soziokulturellen Milieu abweichen. Während die Einen bis zu 40% des Gesamtvolumens ins »Marketing« stecken, können es bei den Anderen auch nur 5% sein. Reicht ein gesunder Mittelweg, genug Menschen fürs Projekt zu begeistern und zu informieren? Ein paar Flyer und Plakate sind vordigitaler Standard, Programmhefte oder Einladungskarten - ob und wie - orientieren sich  am Veranstaltungsformat, ein Webauftritt, Google-Ads oder beworbene Instagram- und Facebook-Posts sind wichtig.

In jedem Fall soll Werbung die Zielgruppen ansprechen und ihr braucht eine Gestaltung, die die eigenen Ziele des Projekts in ein visuelles Auftreten übersetzt. Gestalter:innen helfen dabei. Ihr könnt sie entweder als Honorarkräfte abrechnen oder unter »Werbung« bei den Sachkosten. Weiter braucht ihr Texte und vielleicht weitere Werbemaßnahmen. Bei der Ausgabenhöhe solltet ihr euch am Bedarf und an den vorhandenen Ressourcen orientieren, z.B. eine vorhandene Webseite, ein aktives Netzwerk oder ein starker E-Mail-Verteiler. 10 bis 20 % des Projektvolumen sind eine gute Orientierungsgröße.

· Schritt 3 — Aktivierung

• Der Tag hat nur 24 Stunden

Von ganzen Herzen sei hier ein Wort der Vernunft gesprochen: Der Tag hat nur 24 Stunden! Bei all dem Spaß und der Begeisterung, dem Stress, der Gruppendynamik und dem Adrenalin, die so eine Veranstaltung mit sich bringt, DU brauchst auch mal eine Pause, Ruhe, eine Auszeit. Die Alternative heißt nämlich auf Kurz oder Lang unnötige Konflikte im Team, mangelnde Wertschätzung und somit geknickte Egos oder ein Burnout. Hier hilft es sich vorzustellen, was im Auge des Sturms möglich ist: Was bringt dich zur Ruhe? Eine gute Vorplanung ist da die halbe Miete.

Achte während intensiver Planungsphasen auf genug Schlaf und deine Ernährung, manchmal hilft es, eine Uhr zu stellen oder gemeinsame Essenszeiten. Wenn du viel am Schreibtisch sitzt, arbeite ab und zu im Stehen oder lege Bewegungspausen ein. Lege Arbeitszeiten fest, um der Entgrenzung dieser entgegenzuwirken, schalte auch mal das Handy aus. Du musst nicht immer erreichbar sein und auf Fragen antworten.

Plane gemeinsam mit deinem Team / Kollektiv Aktivitäten, die nichts mit der Organisation und Durchführung der Veranstaltung zu tun haben. Arbeitet ihr über mehrere Tage an einem Ort, dann startet zum Beispiel morgens gemeinsam mit Bewegung in den Tag. Vielleicht sieht sich jemand im Team als Care-Bär:in und organisiert gemeinsame Ausflüge in die Natur, kauft regelmäßig die Lieblingssnacks für alle ein und hört zu, wenn mal jemand Dampf ablassen muss. Regelmäßige Check-Ins am Anfang des Tages oder Check-outs am Ende des Tages geben auch eine gute Struktur und Möglichkeit, Konflikte anzusprechen und gemeinsam anzugehen. (So ein Check-Out kann schon mal die Krise des nächsten Tages verhindern!)

PRO TIPP

Eine Veranstaltung zu organisieren kann manchmal so stressig sein, dass du dabei ganz vergisst, selbst Spaß zu haben. Plane daher vorab, ab wann du dir den verdienten Spaß gönnst und sprich es mit deinen Kolleg:innen ab, damit sie auch wissen, wann sie dich nicht stören sollen oder mitfeiern können.

· Schritt 4 —Heiße Phase

Der Spruch »No risk, no fun« könnte, wenn es um die Sicherheit bei einer Veranstaltung geht, nicht weiter weg von der Wahrheit liegen. Neben der großen Menge an Freude für euch als Veranstaltende und eure Besuchenden können leider auch nicht wenige Unfälle passieren. Denn egal, was ihr für eine Veranstaltung plant, sie birgt in jedem Falle eine Gefahr für Beteiligte. Sei es Brandschutz, Fluchtwege oder die Stromversorgung, überall verstecken sich Risiken, wenn »man es gerade nicht so genau nimmt«. Es sei an dieser Stelle daher ein klares Wort gesagt: Es geht nicht nur darum, dass ihr eure Veranstaltung von den Behörden genehmigt bekommt und veranstalten DÜRFT, sondern dass sie sicher von der Bühne geht und alle Beteiligten schadenfrei wieder nach Hause kommen. Es klingt etwas pessimistisch, aber es gab in der Vergangenheit Veranstaltungen (z.B. die Loveparade 2010), die für manche Gäste tödlich und traumatisch endeten, weil manche banal wirkende Regelung nicht bedacht wurde.¹ Nehmt die Sache ernst, habt aber keine Angst: Wenn ihr gut vorbereitet seid und alle Beteiligten informiert sind, schafft ihr das gemeinsam.

Jede Veranstaltung ist immer unterschiedlich, deshalb kann dieser Abschnitt nicht vollständig sein. Ein Musikfestival benötigt bei gleicher Anzahl an Besuchenden z.B. nicht die gleiche Anzahl an Toilettenräumen wie ein Theater. Sucht euch in jedem Fall eine oder mehrere Personen, die euch explizit auf Sicherheitsvorkehrungen Eurer Veranstaltungen hinweisen und beraten. Ihr benötigt immer eine zuständige Person im Team, die verantwortlich für die Sicherheit ist und sich auch um Genehmigungen bei den zuständigen Behörden kümmert.

Es bestehen offizielle Verordnungen und Gesetze, an denen ihr euch hierfür orientiert. Um Licht ins Dunkel zu bringen, folgen hier kurze Erläuterungen über den Inhalt der für Euch relevanten Niedersächsischen Versammlungsstättenverordnung, die Bestimmungen der sogenannten »Fliegenden Bauten«, über Krisenmanagement und eine Auflistung möglicher Risiken für eine Gefahrenanalyse.

1. DW. »Loveparade 2010: Fragen nach Schuld und Verantwortung.« 15.07. 2020, www.dw.com/de/loveparade-2010-fragen-nach-schuld-und-verantwortung

· Schritt 5 —Das ist Es

Ein Sicherheitskonzept dient dazu, Krisenfälle auf eurer Veranstaltung zu vermeiden, sich darauf vorzubereiten, sie zu erkennen und zu bewältigen sowie nachzubereiten. Solltet ihr Eure Veranstaltung für 5.000 Menschen planen, müsst ihr ein Sicherheitskonzept erstellen, auch wenn euer Veranstaltungsort für 5.000 Plätze ausgelegt ist und ihr zum Beispiel nur eine 80-prozentige Auslastung plant. Bei weniger Besuchenden ist es dennoch ratsam. Um herauszufinden, welche Punkte ihr bedenken müsst, geben die Sicherheitsexpert:innen und Autor:innen diverser Sicherheitsbücher Thomas Sakschewski, Kerstin Klode und Siegfried Paul an, dass Veranstaltungen aus Sicherheitsperspektive grob in drei Bereiche geteilt werden können:

Die Inszenierung auf der Bühne, das Verhalten der Besucher:innen und die Umwelt.

• Warum ein Sicherheitskonzept?

Die folgenden Fragen helfen euch zu verstehen, warum ein Sicherheitskonzept auch abseits der gesetzlichen Pflicht von Vorteil sein kann:

• Was für einen Zweck verfolgt die Veranstaltung?

• Ist für ausreichend Budget gesorgt oder sind hier noch Schwachstellen?

• Sind die Verantwortlichkeiten geklärt?

• Wurde die Machbarkeit geprüft?

• Welche Gefahren und Risiken ergeben sich durch die Veranstaltung?

• Mit welchem Verhalten der Besucher:innen müsst Ihr bei der Veranstaltung rechnen?

• Wer trifft die Entscheidungen bezüglich der Veranstaltung?

• Welche Informationen liegen über die Veranstaltung vor?

• Wie sind die Beteiligten vorbereitet? ¹

Wie ihr aus den Fragen lesen könnt, ist es leider sehr schwierig, Veranstaltungen mithilfe von Checklisten zu bewerten, um daraus Maßnahmen zu schlussfolgern, da diese wiederholbare Vorgänge voraussetzen und das bei der Vielfalt von Veranstaltungen nicht möglich ist. Es kann für euch sinnvoll sein, Texte des Buches »Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen - Best Practices« zu lesen, da hier auf Methoden unterschiedlichster Veranstaltungsarten eingegangen wird, um Sicherheitskonzepte zu erstellen.

Die Stadt Hannover stellt für euer Sicherheitskonzept einen Musteraufbau eines Sicherheitskonzeptes zur Verfügung.  

Euer Sicherheitskonzept sollte sich hiernach in drei Teile untergliedern:

1. Veranstaltungsbeschreibung

2. Infrastruktur, Aufbauten und Verkehr

3. Gefahrenanalyse, Szenarien, Maßnahmen

Soweit kriegt ihr das hin, denn welche Infos (z.B. Umgang mit Unwetter, Stromausfall oder Überfüllung) genau aufgeführt werden, findet Ihr in dem Musteraufbau. Im Punkt c) seht ihr, dass ihr eine Gefahrenanalyse erstellen sollt. Sie hilft Euch, eure Veranstaltung besser zu definieren und herauszufinden, in was für Gewässern ihr euch bewegt. Der Musteraufbau kann zu Beginn der Planung sogar ein nützliches Tool sein, um für euch zu klären, ob ihr Dinge genauso machen wollt, wie ihr dachtet, sie machen zu müssen.

Good to know: Euer erster stichfester Entwurf für ein Sicherheitskonzept muss der Genehmigungsbehörde spätestens acht Wochen vor Veranstaltung vorliegen. Änderungen oder Ergänzungen erfolgen danach von den Behörden.

1. Sakschewski, Klode, Paul, et al. Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen - Best Practices, S. 334-335. 2. überarbeitete und erweiterte Ausgabe ed., Berlin, Beuth Verlag GmbH, 2020

· Schritt 5 —Das ist Es

• Stadtbezirksräte und Migrationsbeiräte in Hannover

Hannover besteht aus 13 Stadtbezirken. In jedem Bezirk gibt es einen gewählten Bezirksrat. In seinen Sitzungen informiert die Verwaltung über Vorhaben, die im Bezirk relevant sind; hier werden Entscheidungen getroffen, die sich auf den Stadtbezirk beziehen oder ihn wesentlich berühren. Die meisten Stadtbezirksräte haben sich im Zusammenhang mit dem Lokalen Integrationsplan (LIP) Migrationsbeiräte zur Seite gestellt. Die Bezirke verfügen über einen eigenen Etat in Höhe von 50 Cent je Einwohner:in. In jedem Stadtbezirk werden diese sog. Bezirksratsmittel auf Antrag und per Beschluss relativ unbürokratisch vergeben.

Sofern ihr längerfristig in einem Stadtbezirk aktiv seid, ist der Kontakt zum Bezirksrat auch grundsätzlich wichtig und interessant. Der Stadtbezirksrat sollte die Akteure im Quartier kennen und kann sich bei der Verwaltung und den Politikerkolleg:innen im Rat einsetzen für deren Belange.

Für die Kontaktaufnahme ist es hilfreich, dass jeder Stadtbezirk eine:n »Stadtbezirksmanager:in« in der Verwaltung hat, der oder die die Kommunikation koordiniert, Fragen beantworten und Anträge weiterleiten kann. Also einfach bei der Vermittlung anrufen - Hannover 1680 - und nach dem Stadtbezirksmanagement für deinen Stadtbezirk fragen.

· Schritt 1 —Impuls

• Stadtmachen, statt nichts machen – eigene Handlungsspielräume in der Stadt finden

 Die Stadt ist der Motor der Gesellschaft. In den historisch gewachsenen und immer wieder veränderten Zentren ist viel Platz für neue Ideen und Visionen. Oft prallen Welten aufeinander: Kunst und Kultur treffen auf Politik und Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft prägen Alltag und Lebensrealität. In Zukunft werden neue oder alternative Formen der Zusammenarbeit notwendig sein, um das Zusammenleben von Menschen, Tieren und Pflanzen nachhaltig und gerecht zu gestalten.

Dieser Verantwortung und dem Wunsch nach Veränderung und Mitbestimmung kommen immer mehr Initiativen nach, die sich dem Stadtmachen widmen. Sie formen ein wachsendes Gegengewicht zur herkömmlichen Planungspraxis. Dabei eröffnen sie durch ihr direktes Eingreifen, ihre Vielfalt an beteiligten Menschen und ihre kreativen Ansätze neue Möglichkeiten der Nutzung und Gestaltung von Freiräumen. Ob mit oder ohne konkreten Ort werden dadurch Alternativen der Stadtplanung erprobt, die den gesellschaftlichen Wandel als Chance begreifen. Dabei setzen sich die Stadtmacher:innen unter anderem diese Schwerpunkte: Gemeinwohl, Klimaschutz und Nachhaltigkeit, alternative Arbeits- und Finanzierungsmodelle oder neue Formen der Teilhabe für eine vielfältige Gesellschaft.

In diesem Sinne, ist der Text hier ein Aufruf, damit die Bürger:innen der Stadt eigene Handlungsspielräume entdecken und Träume verwirklichen können. Sicher ist, dass in der Zukunft grundlegende Veränderungen auf alle Menschen zukommen werden, die nur gemeinsam angegangen werden können. Die folgenden Kapitel geben Einblick und Inspiration, leiten an helfende Hände weiter oder machen Mut, in deiner Stadt aktiv zu werden:

Einen einfachen Einstieg zum Stadtmachen verschafft dir eine Bestandsaufnahme. Sie dient hierbei als erste Orientierung in der Stadt und steht daher auch im Vordergrund:

• Wie tickt die Stadt?

Um deine Vorlieben und Möglichkeiten zusammenzuführen, wird im ersten Teil das Fundament gelegt. Einige der hier vorgestellten Bereiche erleichtern dir das Eintauchen in die Stadt.
Bist du bereits angekommen, merkst du schnell: Du bist keinesfalls allein! Kompliz:innen können dir das Leben erleichtern und dich bei deinem Projekt unterstützen. Ob Zivilgesellschaft, Einrichtungen, Szene oder Politik und Verwaltung - verschiedene Akteur:innen tummeln sich in der Stadt und werden dir immer wieder begegnen. Ohne die geeigneten Räume bleiben die besten Ideen auf der Strecke. Daher werden dir analoge und digitale Mittel an die Hand gegeben, die dir beim Suchen und Finden eines Raumes helfen. Es warten Vorschläge auf dich, die das gemeinsame Planen, Entwickeln und Gestalten vor Ort erleichtern.

Um dein Vorhaben erfolgreich umzusetzen, werden dir außerdem unterschiedliche Werkzeuge und Instrumente vorgestellt. Um den Zugang zu Planungsprozessen zu ermöglichen, stellt sich folgende Frage: Welche Werkzeuge und Instrumente gibt es im formellen Bereich? Dabei werden private und öffentliche Räume noch einmal genauer betrachtet und die Frage der Zuständigkeit geklärt. Zu guter Letzt werden Vermittlungen, Angebote und Beratungen durch städtische, regionale und landesweite Adressen benannt, aber auch unabhängige Stellen vorgestellt, die dir bei der finanziellen und organisatorischen Unterstützung zur Seite stehen.

Diese zusammengetragenen Punkte werden jeweils durch alternative Herangehensweisen und andere Blickwinkel ergänzt. Im Graubereich verschwimmen die klaren Zuständigkeiten, Grundstücksgrenzen oder Fördermöglichkeiten. Vieles ist Auslegungs- und Verhandlungssache. Wir wollen dir Mut machen, von der Norm abzuweichen, unkonventionell zu sein und dir deine Träume, Visionen oder Forderungen zu ermöglichen.

· Schritt 1 —Impuls

• Das Rathaus - über Kommunalpolitik und Stadtverwaltung

Was hat das Rathaus mit dir und deinem Projekt zu tun? Wer sitzt dort und wie funktioniert die Verwaltung und die Ratspolitik? Im Rathaus am Maschsee und in diversen anderen Gebäuden findet die sogenannte »kommunale Selbstverwaltung« der Stadt Hannover statt.

Im Gesetz steht dazu: »Die Gemeinde ist die Grundlage des demokratischen Staates. Sie verwaltet in eigener Verantwortung ihre Angelegenheiten im Rahmen der Gesetze mit dem Ziel, das Wohl ihrer Einwohnerinnen und Einwohner zu fördern. […] Sie stellt in den Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit die für ihre Einwohnerinnen und Einwohner erforderlichen sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen öffentlichen Einrichtungen bereit.«

(Niedersächsischen Gemeindeordnung: 2010)

• Dein Mehrwert

Was so kompliziert klingt, heißt eigentlich: In der Regel ist kaum sichtbar, welche Bedeutung die Politik für dein Vorhaben hat. Die Politik fasst Grundsatzbeschlüsse, entscheidet über den Stadthaushalt und die Ziele für die Kommune. Die Verwaltung ist zuständig für die Umsetzung dieser Beschlüsse und führt die praktischen Alltagsgeschäfte durch. Aber genau deshalb sind beide die besten ersten Ansprechpartnerinnen.Denn Familienzentren, der Hannover-Aktiv-Pass, die Innovationsförderung im Kulturbereich oder die Gründung eines Jugendkulturbeirates fußen auf politischen Beschlüssen, für die die Ratsmehrheit Geld einsetzt und die von der Verwaltung umgesetzt werden.

Konkret wichtig ist für dich die Politik, wenn du mit deinem Vorhaben auf Themen abzielst, die in deiner Kommune auch eine politische Dimension haben. Wenn du also möchtest, dass sich die Politiker:innen für dein Thema engagieren oder wenn du dauerhaft von deiner Stadt gefördert werden möchtest, dann kommst du an Politik und Verwaltung nicht vorbei.

Es lohnt sich auch, die politischen Vertreter:innen in dem Stadtbezirk zu kennen, indem du aktiv bist. Hannover ist in 13 Stadtbezirke aufgeteilt. Jeder dieser Stadtbezirksräte setzt sich aus gewählten Vertreter:innen der Parteien zusammen und wird von der Verwaltung »betreut«. Dein Vorhaben im Stadtbezirksrat vorzustellen, kann sehr sinnvoll sein. Die Stadtbezirksräte verfügen auch über eigene Mittel. In der Größenordnung von 50 Cent pro Einwohner:in verwalten sie die Stadtbezirksmittel und entscheiden über Anträge von engagierten Menschen, Initiativen und Vereinen in ihrem Stadtteil.

•  Zuständigkeiten

Also wofür sind die Menschen im Rathaus direkt zuständig?

Da gibt es die sog. Freiwilligen Leistungen und die sog. Pflichtaufgaben. Zu den freiwilligen Leistungen gehören Büchereien, Kultureinrichtungen, Schwimmbäder, Jugendzentren, Sportanlagen, Wirtschaftsförderung. Zu den Pflichtaufgaben gehören Kinderbetreuung, Jugendhilfe, Bau und Unterhalt von Schulen, Friedhöfe, Feuerwehr, Abfall (für Hannover in der Region).

Weiter übernimmt die Stadt Aufgaben für den Bund und das Land im sog. Übertragenen Wirkungskreis (Standesamt, Ordnungsamt, KFZ-Behörde, Baurecht…). Die kommunalen Haushalte finanzieren die Leistungen für die Bürger:innen durch die Einnahmen der Grundsteuer, Teile der Einkommenssteuer, Gebühren und Beiträge. Den größten Teil macht die Gewerbesteuer aus.

Nicht zuständig ist die Kommune für alle direkt dem Bund und dem Land unterstellten Aufgaben und alle Bundes- und Landeseinrichtungen. Dazu gehören insbesondere die Polizei, die Gerichte, Schulen in Inhalt und Unterricht.

In Hannover gibt es weiter eine aufgeteilte Zuständigkeit zwischen der Region und der Stadt. So ist z. B. die Abfallwirtschaft AHA und das Klinikum Hannover in der Zuständigkeit der Region angesiedelt.

• Institutionelle Förderung

Ihr wollt, dass aus einem einmaligen Vorhaben ein langlebiges Projekt wird?

Dann sucht ihr eine institutionelle Förderung. Die Stadt fördert viele sogenannte Freie Träger:innen institutionell, also nicht projektbezogen, sondern dauerhaft. Diese Träger:innen sind häufig gemeinnützige Vereine. Ihnen ist es gelungen, mit ihrer Arbeit zu überzeugen, sie stellen einen wichtigen Wert für die Stadt dar. Hierzu gibt es im kommunalen Haushalt das sog. Zuwendungsverzeichnis der Stadt Hannover. Es ist eine Auflistung der geförderten Träger über alle Bereiche von der Umweltarbeit über die soziale- und Jugendarbeit, Frauen und Gleichstellung, Integration, Sport bis zur Kulturarbeit.

Auch wenn die dort verzeichneten Freien Träger:innen jedes Jahr erneut einen Antrag zur weiteren Förderung stellen müssen, so können sie in guten Zeiten relativ sicher sein, dass an ihrem »Status quo« nicht gerüttelt wird. Sollten die kommunalen Finanzen wie so häufig aus den Fugen geraten, kommt es immer wieder zu Sparhaushalten und dabei gern auch zu Einsparungen in diesem sogenannten Freiwilligen Bereich.

Eine Aufnahme als Freie Träger:in der Kulturarbeit in das Zuwendungsverzeichnis und damit in den städtischen Haushalt ist kein leichter Weg. Hierzu gehören erfolgreiche und öffentlichkeitswirksame Projekte, gute Pressearbeit, direkte Einladungen an die politisch Handelnden, Gesicht zeigen z.B. in Bezirksrats- und Ratsausschusssitzungen (sind öffentlich!) und bei passenden öffentlichen Anlässen wie dem Neujahrsempfang des Oberbürgermeisters, dem Tag der Offenen Tür im Rathaus, beim Selbsthilfetag, beim autofreien Sonntag etc.

Letztlich solltest du deine Überzeugungsarbeit mit Kompetenz und Engagement an die jeweiligen kulturpolitischen Sprecher:innen der Fraktionen im Rat der Stadt richten - und dabei wissen, wer da besonders wichtig ist für eine erfolgreiche Entscheidung.

Du und dein Team braucht ein wirklich gutes Konzept und einen realistischem Kosten- und Finanzierungsplan - beides sollte auf mehrjährigen praktischen Erfahrungen erfolgreicher und anerkannter Projektarbeit gründen. Und ihr braucht einen guten Zeitpunkt zu den Haushaltsplanberatungen der Politik mit einem Anliegen, das möglichst nah am aktuellen öffentlichen Interesse liegt.

• Gut zu Wissen

Also, wenn ihr in eurer Stadt dauerhaft gefördert werden wollt, ist es von Vorteil, Bescheid zu wissen über:

• die Organisation der Stadtverwaltung und den Oberbürgermeister / die Oberbürgermeisterin als Chef:in der Verwaltung

• die politische Vertretung der Bürger:innen

• die Zusammensetzung im Rat der Stadt und ihre politische Ausrichtung in der Opposition und der Regierung.

• aktuelle Schwerpunktsetzungen und Problemstellungen Deiner Kommune.

• Die Organisation der Stadtverwaltung

Im Netz findest du das Organigramm der Stadtverwaltung. www.hannover.de

Du siehst im Organigramm, dass die verschiedenen Fachbereiche in einem Säulensystem nebeneinander liegen und genauso sieht es in der Praxis aus: Die jeweiligen Verwaltungsstellen ziehen nicht immer an einem Strang. Häufig wissen die handelnden Personen wenig darüber, was in den anderen Bereichen thematisiert und besprochen wird. Die Chef:innen der Fachbereiche, die Dezernent:innen, sind auf ihre Arbeitsbereiche, ihr Personal und ihre Ressourcen fokussiert und formulieren durchaus eigene Schwerpunkte. Wer im Vorfeld früh genug Kontakt zur Feuerwehr und Polizei aufnimmt, macht in der Regel gute Erfahrungen. Die Gesetze und Herausforderungen des Bauordnungsamtes stellen viele Akteur:innen vor große Herausforderungen und brauchen häufig einen Vorlauf von ca. sechs Monaten.

Verlass dich nicht auf »Das kriegen wir schon hin! « So kann es schnell Enttäuschungen geben. Bleib am Ball und suche den direkten Kontakt der zuständigen Verwaltungsstelle. Verwaltungsabläufe dauern lange und brauchen viel Geduld.

• Ansprechpartner:innen

Mach es zu deinem Projekt, mit den Akteur:innen der Stadtverwaltung im guten Kontakt zu sein. Lass dich gern beraten und respektiere die Kompetenz und die Rahmenbedingungen deines Gegenübers. Mit Freundlichkeit und Beharrlichkeit kommst du ans Ziel. Informiere dein Gegenüber knapp und klar; geh davon aus, dass dein Gegenüber nicht zwingend weiß, wovon du sprichst und vielleicht nicht viel Zeit hat - keine Theorie!

Erste Ansprechpartner:innen für ein kulturelles Projekt im Kulturdezernat findest du im Fachbereich Kultur im Bereich »Kulturbüro«, »Stadtteilkultur« oder »Junge Kultur«. Dort solltest du deine Ansprechpartner:innen am besten persönlich kennenlernen, vereinbare dazu einen Termin und versuche, in gutem Kontakt zu stehen. Im Kulturbüro gibt es Fördertöpfe und Projektunterstützung wie in Hannover die Innovationsförderung und die Atelier- und Projektraumförderung.

Im Bildungs-, Jugend- und Familiendezernat gibt es ebenfalls Fördermöglichkeiten für Projekte der Kulturellen Jugendbildung. Achtung: Hier gibt es auch einen Jugendkulturbeirat aus jungen Menschen, die deinen ehrenamtlichen Bedarf oder deine Idee einfach und unbürokratisch finanziell unterstützen können.

Im Sozialdezernat ist auch das Thema »Integration« und die Förderung der Migrant:innenselbstorganisationen verankert. Im Sozialdezernat gibt es auch eine Stelle, die Ehrenamtlichkeit fördert! Das Quartiersmanagement, also Stadtteilarbeit wird hier koordiniert und der Hannover-Aktiv-Pass betreut.

Auch das Gleichstellungsbüro kann für deine Belange interessant sein, wenn dein Thema sich z.B. mit Geschlechterfragen oder Diskriminierung beschäftigt oder du Kontakt zu spezifischen Kooperationspartner:innen suchst, kann dir hier geholfen werden.

Zur Erleichterung der Organisation von Veranstaltungen im öffentlichen Raum wurde vor einigen Jahren die Stelle des Eventmanagement eingerichtet, um Genehmigungsverfahren zu bündeln und zu vereinfachen. Dort werden Genehmigungen und Erlaubnisse z. B. für eine besondere Freiflächennutzung erteilt. Dort findet man auch Ansprechpartner:innen, die weiterhelfen. Aber Achtung: Auch hier muss man früh Kontakt aufnehmen!

· Schritt 1 —Impuls

Wenn ihr auf dieser Plattform die Infos über das Rathaus gelesen habt, wisst ihr, das die Stadtverwaltung nach dem Oberbürgermeister / der Oberbürgermeisterin in einige Dezernate aufgeteilt ist, denen jeweils diverse Fachbereiche und Bereiche untergeordnet sind. Zuständig für Kultur und erste Ansprechpartner:innen findet ihr im Kulturbüro und in der Stadtteilkulturarbeit. Im Kulturbüro arbeiten Mitarbeiter:innen für z.B. die City of music, die Theaterförderung und die internationale Kulturförderung. Hier werden z.B. Ateliers- und Projekträume gefördert und es gibt Projektfördermöglichkeiten über den Innovationsfonds. Weiter gibt es hier den Bereich der Jungen Kultur mit Ansprechpartner:innen, die euch engagiert beraten. Auch im Bereich Stadtteilkultur und Jugendkulturarbeit gibt es Ansprechpartner:innen und es ist möglich, Anträge zu stellen.

Darüber hinaus kommt es auf euer Thema oder euer Anliegen an. Ansprechpartner:innen und Förderhilfen gibt es auch im Gleichstellungsbüro, im internationalen Bereich (Gesellschaftsfonds Zusammenleben), im sozialen (Ehrenamtsförderung, Hannover-Aktiv-Pass) und im Jugendbereich (Jugendkulturbeirat) usw.

· Schritt 1 —Impuls

Kompliziert: Steuern und Abgaben

Das Finanzamt möchte auch Geld haben. Dafür gibt es diverse Steuern, mit denen man sich auseinandersetzen sollte.

Die Mehrwert- oder Umsatzsteuer ist im Alltag sicherlich am häufigsten im Einsatz. Je nach Leistung werden derzeit 0 %, 7 % oder 19 % berechnet, die auf Rechnungen ausgewiesen und in der Umsatzsteuererklärung abgerechnet werden müssen. Die sogenannte Kleinunternehmerregelung gilt bis 22.000 € Umsatz im Jahr, bis zu dieser Summe kann oder muss die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden und alle Rechnungen sind netto gleich brutto.

Das Vereinssteuerrecht ist wahnsinnig kompliziert, erst recht verknüpft mit der Gemeinnützigkeit. Allerdings bietet es auch viele Möglichkeiten, die eigenen Tätigkeiten präzise abzubilden. Was ist wirtschaftlicher Zweckbetrieb? Was sind Einnahmen im ideellen Bereich? Was ist umsatzsteuerpflichtig und was nicht? Hier sollte gemeinsam mit steuerberatenden Fachleuten eine Lösung gefunden werden.

Das Landesamt für Steuern hat einige Hilfen online : lstn.niedersachsen.de

Ebenso hat das Finanzministerium eine Broschüre mit Tipps www.mf.niedersachsen.de veröffentlicht. 
Auch hier helfen Seminare und individuelle Beratung der Kolleg:innen im Landesverband Soziokultur www.soziokultur-niedersachsen.de

Körperschaftssteuer auf Gewinne ist abzuführen, wenn der Freibetrag von 5.000 € überschritten wird und die kommunale Gewerbesteuer kann fällig werden, wenn ein Freibetrag überschritten wird (in Hannover z.Z. 24.500 €). Ebenso kommunal erhoben wird die Vergnügungssteuer auf Tanzveranstaltungen, in Hannover entweder nach Kartenverkäufen mit 20 % der Nettoeinnahmen oder nach Fläche mit 2 € pro angefangenen 10 qm Veranstaltungsfläche. Gemeinnützige Einrichtungen müssen diese Steuerarten nicht entrichten.

Die Einkommenssteuer ist weitestgehend Privatsache, aber auch hier muss natürlich über Projekte oder Veranstaltungen erzieltes Einkommen versteuert werden.

Generell sollte man sich beim Thema Steuern und Abgaben Hilfe holen.

· Schritt 3 — Aktivierung

• Regionale und kommunale Stiftungen

Bürgerstiftung Hannover, Calenberg-Grubenhagensche Landschaft, Fritz Behrens Stiftung, Hanns-Lilje-Stiftung, Stiftung Kulturregion Hannover, Stiftung Edelhof Ricklingen…

• Landesstiftungen

Niedersächsischer Sparkassenstiftung, niedersächsische Lottostiftung, Stiftungen der Parteien (Konrad-Adenauer, Stiftung Leben und Umwelt, Friedrich-Ebert-Stiftung), Stiftung Niedersachsen, nds. Bingo-Umweltstiftung, Klosterkammer, Stiftung nds. Volksbanken und Raiffeisenbanken, VGH-Stiftung…

• Bundesstiftungen

Deutsches Kinderhilfswerk, dt. Kinder- und Jugendstiftung, dt. Stiftung Denkmalschutz, Fonds Soziokultur, Kulturstiftung des Bundes, Stiftung dt. Jugendmarke, Stiftung Kunstfonds, Stiftung Mitarbeit, Kulturstiftung des Bundes, Aktion Mensch…

…und natürlich gibt es auch Stiftungen und Fördermöglichkeiten in Europa…

· Schritt 3 — Aktivierung

• Digital / Analoge Schnittstellen

Nicht erst seit Corona erfreut sich die Möglichkeit größter Beliebtheit, Veranstaltungen auch online durchzuführen (wenn auch gezwungenermaßen). Hier möchten wir auf die Fragen ein-gehen, wann es sich lohnt eine Veranstaltung analog durchzuführen, welche Vorteile es hat, sie online zu streamen und wie Kombinationsvarianten aussehen.

Also wann lohnt es sich eine Veranstaltung mit Publikum vor Ort durchzuführen? Die Antwort lautet: Immer! Durch das physische Aufeinandertreffen von Menschen mit ähnlichem Interesse entsteht ein Zwischenraum, der sich mit Zufällen, emotionaler Wärme und Vertrauen füllen kann. Das ist wohl die Stärke einer solchen Veranstaltung und oftmals auch das Ziel. Es gibt so gut wie keine Gegenargument gegen die Präsenzveranstaltung. Daher mal anders gefragt: Welche Vorteile hat das Streamen von Veranstaltungen und worauf gilt es zu achten?

• Vorteile

Die Vorteile liegen z. B. bei einer hohen Reichweite unabhängig von der Größe des Veranstaltungsortes. Natürlich hängt die Reichweite von der Onlinepräsenz deines Kollektivs ab. Ein weiterer Vorteil ist, dass einerseits Verpflegungs- und Unterbringungskosten entfallen und andererseits Zeit gespart wird, da es keine Anfahrt gibt. Dies ist besonders von Vorteil bei Künstler:innen aus dem Ausland bzw. die zwischen zwei Auftritten in New York und Tokio mal eben nach Hannover fliegen können. Gerade bei mehrtägigen oder längeren Veranstaltungen ist die online Variante ein Segen, denn die Veränderung in der Publikumsmenge fällt kaum auf. Auch ist die Dokumentation bereits Teil der Veranstaltung, du musst nur einen Knopf drücken. Für das Publikum, insbesondere Menschen, die von Diskriminierung betroffen sind, kann eine online Veranstaltungen einen besonderen Schutz bieten. So hat das Publikum z. B. die Freiheit, wie / ob es sich zeigen möchte. Je nach Format ist Kleingruppenarbeit einfacher zu organisieren und Feedback ist einfacher einzuholen. Im Großen und Ganzen bietet die online Veranstaltung aber vor allem neue Herausforderungen und unentdeckte Möglichkeiten zu experimentieren.

• Hindernisse

Während die Vorteile einem:r schon verführerisch rüber zwinkern, stehen die Schwierigkeiten versteckt in einer Ecke, darauf wartend uns zu überraschen. Worauf gilt es also zu achten, um ungewolltes Unglück zu verhindern?

Eine Veranstaltung online durchzuführen, bedeutet natürlich eine vorzügliche Internetverbin-dung zu haben, wodurch der technische Aufwand wächst. Hier ist es ratsam, sich professionelle Hilfe zu holen. Das Publikum kann sich nicht zufällig auf dem Weg zur Bar, Toilette, Garderobe oder einfach beim Tanzen begegnen. Der persönliche Kontakt fehlt und somit gibt es die Schwierigkeit, emotionale Verbindungen aufzubauen. Auch lässt die Aufmerksamkeit bei online Veranstaltungen schnell nach. Für beide Herausforderungen gilt es, kreative Lösungen zu finden.

Aus konzeptioneller Perspektive hilft es, sich zu überlegen, was das Ziel der Veranstaltung ist, welche Bilder Du dem Publikum mit nach Hause geben möchtest und wie das Publikum sich beteiligen könnte.

Spannend wird es jedoch, wenn wir über Kombinationsveranstaltungen nachdenken: Das Online Real Life - Erlebnis!

Eine einfache, wenn auch eventuell kostspielige Variante ist es zum Beispiel, für den Stream der Veranstaltung einen Aufsehen erregenden Ort zu mieten. So kann der simple Online-Stream zu einem aufregenden, visuellen Genuss werden. Eine weitere Variante wäre die Online-Partizipation: Das Publikum kann online Fragen stellen, kommentieren, die Musik mitbestimmen, sich in ein virtuelles Gästebuch eintragen, Ausstellungsobjekte sehen, mit Hilfe einer App eine Führung machen. Es ist möglich, einen Audio-Stadtrundgang oder eine Performance zu planen, bei der das Publikum zwischendurch Nachrichten aufs Handy erhält. Deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

PRO TIPP

Online-Veranstaltungen sind partizipativer, safer und oft auch barriereärmer. Dennoch und gerade deswegen lohnt es, sich gut zu informieren, wie dies richtig gelingen kann. Daher wärmste Empfehlung des Hauses: www.netz-barrierefrei.de

· Schritt 4 — Heiße Phase

Eine Szene beschreibt ein loses, netzwerkartiges Gebilde von meist jungen Menschen, die freiwillig gemeinsame Interessen, Wertvorstellungen und Freizeitaktivitäten teilen. Eine Szene wächst zunächst in kulturellen Nischen über einen längeren Zeitraum, meist organisch und frei. Weist eine Stadt eine breite Szenelandschaft auf, gilt sie insbesondere für junge Menschen als lebenswert. Stadtteile, in denen sich die Szene niederlässt, sind Hipp. Eine lebendige Szene zeichnet sich durch gute Vernetzung aus, die innerhalb wie auch nach außen hin funktioniert. Im besten Fall kombiniert die Szene Gemeinschaft und Wissen.

Wie ist es um Hannovers Kulturszene bestellt? Zu jeder der hier vorgestellten Unterkategorie wird es ein paar Beispiele geben, die als Orientierungspunkte dienen.

• Bildende Künste

Zur Szene der bildenden Kunst gehören verschiedenen Galerien, Projekträume und Ateliers. Unter anderem die Galerie Bohai, Galerie Brutal oder die Tanke in der Südstadt zählen dazu. In Hannover gibt es relativ viele solcher Orte. Zum einen liegt es an der Atelier- und Projektraum-Förderung und dem Innovationsfond. Und es gibt noch Plätze und Räume, in der Stadt etwas zu erproben. Den Akteur:innen geht es häufig darum, junge Kunst zu zeigen, die frische Positionen vertritt.

• Darstellenden Künste

Die Szene der Darstellenden Künste besteht aus der freien Theater- und Performance-Szene. Es gibt feste Spielstätten, aber auch immer wieder einzelne Events im Außenraum und in Zwischenräumen, wo klassisches Bühnenspiel an ungewöhnlichen Orten inszeniert wird. Die Agentur für Weltverbesserungspläne oder das Theater an der Glocksee sind zwei gute Beispiele für die Vielfältigkeit der Szene.

• Musikszene

Da Hannover Unesco City of Music ist, darf natürlich die Musikszene hier nicht fehlen. Diese reicht vom niedrigschwelligen Raveangebot bis zur etablierten Musikinstituiton, von Straßenkonzerten bis zur experimentellen Musik. Eine feste open Air Gelegenheit bietet z.B der Kulturhafen. Das Orchester im Treppenhaus verbindet klassische Musik und besondere Orte zu einzigartigen Live-Erlebnissen.

• Literatur

Auch die Literatur findet in Hannover natürlich ihren Platz, und wie! Mit der Veranstaltungsreihe Macht Worte, welche an unterschiedlichen Orten in der Stadt Live-Lesungen und Poetry-Slam anbietet, gibt es ein schon ein sehr spannendes und überregional bekanntes Format. Eine feste, etablierte Größe ist darüber hinaus das etwas klassischer ausgerichtet Literaturhaus Hannover, welches im Künstlerhaus beheimatet ist.

•  Festivals

Die Festivalszene arbeitet gern interdisziplinär und vereint bei ihren Veranstaltungen verschiedenen Kunstformen miteinander. Von bildender Kunst zur Musik über gesellschaftspolitische Initiativen. Es geht ihnen darum, ein möglichst stimmiges Gesamtwerk zu schaffen. In Hannover und der Region gibt es unter anderem mit dem Fuchsbau und dem SNNTG Festival zwei gute Orientierungspunkte dazu. Die Akteur:innen solcher Initiativen sind neben der Festivalorganisation häufig auch in anderen kulturellen Bereichen sehr umtriebig.

• Initiativen

Neben diesen »klassischen« Kulturszenen, gibt es natürlich noch Menschen und Gruppen, die einen stärkeren (kultur)politischen Anspruch verfolgen. Es werden Fragen gestellt, wie sich eine Stadt solidarisch entwickeln kann, wie dabei der Klimaschutz mitgedacht und allgemein eine Stadt sich kulturell neu erfinden kann. Wie eine alternative Stadt aussehen kann, ist gut beim PLATZprojekt zu sehen, aber auch bei den Ideen von Kultur des Wandels.

Daran anschließend gibt es weiterhin noch Initiativen, die in ihrem Selbstverständnis und in ihren Projekten einen starken soziokulturellen Fokus haben. Interkulturelle Projekte, Workshops und Festivals setzen sich unter anderem mit Fragen zu (post-)migrantischen Perspektiven auseinander und wie eine diverse und solidarische Gesellschaft aussehen kann. Das Cameo Kollektiv und das CLINCH Festival im Pavillon sind gute Beispiele dafür.

• Kulturzentren

Als alte Hasen in der Kulturszene können getrost die etablierten, festen Kulturzentren bezeichnet werden. Sie sind wichtige und häufig erste Bezugspunkte für die Menschen in einem Viertel. Sie leisten neben den kulturellen Angeboten vielfältige Stadtteil- und Bildungsarbeit. Sie sind ein Beispiel von gelungener Verstetigung. Das heißt, sie sind zu einem langjährigen und wichtigen Bestandteil der lokalen kulturellen Szene. In Linden z.B. gibt es seit 1991 die FAUST. Der Pavillon in der Nähe des Hauptbahnhofes ist sogar schon seit 1976 vor Ort aktiv.

• Netzwerken

Im kulturellen Sektor gehört das Netzwerken dazu, also der Zusammenschluss verschiedener Menschen und Initiativen, die zu einem Thema arbeiten. Ohne Kooperation ist gute Kulturarbeit kaum möglich. Es gibt Vereine und Initiativen, die sich bewusst diesem Thema verschrieben haben und versuchen, die kreativen Fertigkeiten von verschiedenen Menschen zu bündeln und zusammen zu führen. In Hannover machen dies zum Beispiel der Aufnahmezustand oder auch das kreHtiv Netzwerk. Der Aufnahmezustand hat sich im Oktober 2021 zu dem Verein für Freie Kunst und Kultur Hannover zusammengeschlossen und kann nun die Freie Kulturszene wirksamer vertreten.

Was auch eindeutig zur kulturellen Szene zugerechnet werden muss, sind die Alternativsportstätten und Vereine. Diese haben einen starken Fokus auf Sport, wie Skateboard fahren und BMX. Ihnen liegt auch die Jugendarbeit und die Stadtentwicklung sehr am Herzen. Zwei wichtige Orte für Hannover sind das 2erGelände und das Gleis D.

· Schritt 1 — Impuls

Jede Veranstaltung, ob es sich um Musik, Schauspiel oder Sport handelt, ist es wert, dass sich jemand mit dem Erscheinungsbild beschäftigt. Im besten Fall legt ihr eine Art von Dramaturgie oder ein Thema fest, an dem sich die Gestalter:innen abarbeiten und ihre kreativen Gedanken einbringen können. Es lohnt sich, inhaltlich zu starten. So lässt sich schnell ein Aha-Erlebnis bei den Besuchenden erzeugen.

Für eine Gestaltung gilt es, noch mal in sich zu gehen und sich zu fragen, weswegen es die Veranstaltung überhaupt gibt. Geht es beispielsweise um ein kleines elektronisches innerstädtisches Musikfestival, dann fragt euch für die Szenografie, was diese Musik für euch in Bildern darstellt. Dann könnt ihr euch an Mitteln bedienen, die dieses Gefühl an die Gäste übermitteln sollen. Die Besuchenden merken, wenn das Konzept »zu einfach« ist. Das Erscheinungsbild ist schnell erlebt und wirkt belanglos. Fordert eure Gäste ruhig heraus, denn wenn ihr es ihnen zu leicht macht, haben sie es auch schnell wieder vergessen. Die Sorge »Das versteht doch eh niemand. « ist erstmal kein Grund, etwas nicht zu tun. Warum versteht es niemand? Was kann Weiteres getan werden, um die Geschichte zu erzählen? Spielt ihr mit ironischen Elementen? Oder wollt ihr eine mitreißende Lightshow ausarbeiten? Falls es schwerfällt, ein übergeordnetes Gestaltungsthema zu finden, ist es ratsam, sich am Corporate Design zu orientieren.

Damit eure Veranstaltung nicht aussieht wie das Schützenfest aus eurer verdrängten Vergangenheit, überlegt euch bei allen Dingen, die ihr aufstellt und installiert (Pavillon als Regenschutz, Bauzaunplane als Sicht- und Einbruchschutz oder Beleuchtung) wie sie besser aussehen bzw. umfunktioniert werden können. Ihr könnt oft mit kleinen Mitteln viel erreichen. Bauzaunplane und Pavillons zum Beispiel gibt es auch in einem schlichten Schwarz. Ihr braucht nicht alle erdenklich möglichen Farben der LED-Welt einsetzen – es sei denn es sollen die Regenbogenfarben der Pride Flag sein. Weniger ist manchmal wirklich mehr, wenn das Budget nicht viele Möglichkeiten lässt.

Die Kosten sollten natürlich mitgedacht und in der vorangegangenen Planung festgelegt werden. Bedenkt, dass ihr für eine anspruchsvolle Szenografie extra Budget mit einplant. Falls ihr nicht ausschließlich auf freiwillige Helfer:innen angewiesen seid, bezahlt die Menschen, die die Geländegestaltung für euch umsetzen, insbesondere wenn ihr professionelle Szenograf:innen beauftragt.

Die Gestaltung einer Veranstaltung wird auch mal komplett gestrichen, da sie als »Extra« eingeordnet wird. Es sei euch jedoch ans Herz gelegt: Nehmt diese Aufgabe ernst.

· Schritt 5 — Das ist Es

Auch wenn es sich um eine Projektgruppe in einer Organisation handelt oder um eine bereits erprobte Gruppe, macht es Sinn, sich diese Fragen immer wieder für sich und/ oder gemeinsam zu beantworten. Diese Fragen sind eine gute Möglichkeit, ein Team zu fördern.

• Was will ich in der Gruppe?

• Wer bin ich? Warum mache ich hier mit? Was kann ich einbringen?

• Wer sind die anderen? Was sind ihre Motive für diese Gruppe? Was können wir gemeinsam? Und welche Kompetenz fehlt uns vielleicht noch?

• Wie wollen wir zusammenarbeiten?

• Gibt es eine Kleingruppe oder eine Person, die die Gesamtkoordination oder Leitung übernimmt?

• Wollen wir in Arbeitsgruppen arbeiten oder uns immer alle gemeinsam treffen?

• Wie sollen die Arbeitsgruppen zusammengesetzt sein?

• Wer moderiert die Sitzungen? Immer die gleichen? Im Wechsel jede:r mal? Wer möchte und wer kann das gut?

• Wie halten wir es mit Verbindlichkeit im Hinblick auf unsere Vereinbarungen und Verabredungen?

• Wer trägt welche Verantwortung im Hinblick auf unser Vorhaben?

• Wie werden Entscheidungen getroffen?

• Wie wollen wir miteinander umgehen, wenn es einen Konflikt gibt? Wie wollen wir uns in schwierigen Situationen verhalten? Mit unterschiedlichem Engagement und Wissen, mit unserem Wunsch, auch Spaß miteinander zu haben, Leute kennen zu lernen…

Manches wird vielleicht nicht so spezifisch besprochen, sondern gelebt und entwickelt sich im Gruppenprozess. Es gibt individuelle und auch unbewusste Motive für das Mitmachen in einer Gruppe. Es gibt sachliche und zwischenmenschliche Ziele. Mit sachlichen Zielen sind Ziele gemeint, die direkt das Vorhaben betreffen. Mit zwischenmenschlichen Zielen sind Ziele gemeint, die Euch persönlich und die Gruppe betreffen. Schwierig kann es werden, wenn Motive oder Ziele der Gruppenmitglieder zueinander im Widerspruch stehen.

• Probiere es aus!

Nimm Dir zehn Minuten Zeit. Denke an eine Gruppe, in der du aktiv bist und schreibe dazu auf, was deine persönlichen Ziele in der Gruppe sind. Scheue dich nicht, auch nicht so tolle Ziele mit aufzuschreiben. Dann hast du eine Menge Material über dich. Sortiere das Geschriebene nach »zwischenmenschlichen Zielen« und »sachlichen Ziele«. Markiere dir wichtige Ziele. Vielleicht kriegst du raus, warum es aus deiner Sicht in der Gruppe gerade besonders gut läuft. Vielleicht auch das Gegenteil. Was weißt du über die persönlichen Ziele der anderen?

· Schritt 2 — Konstituierung

• Räume im Graubereich, statt graue Räume

Viele Veranstaltungen aus dem Graubereich finden in sogenannten Zwischenräumen oder an Unorten statt - also an Orten, die gar nicht oder unternutzt sind. Unorte werden im Graubereich vielfach als Möglichkeitsräume gesehen und motivieren viele Menschen dazu, aktiv zu werden. Dabei dürfen Sicherheitsmaßnahmen nicht außer Acht gelassen werden! Trotzdem funktioniert eine kleine Bühne auch ohne eine vorherige Abnahme durch das Bauamt, wenn ihr sie gut sichert. So spart Ihr Zeit und Ressourcen, müsst euch nicht ewig mit Behörden rumärgern.

Durch das Arbeiten im Graubereich ergeben sich natürlich auch andere Ansprüche an den Ort. Gut ist es, einen Ort zu finden, der vielleicht etwas unbekannter oder auch noch gar nicht erschlossen ist. Außerdem müsst ihr euch schon bei der Ortssuche im Klaren darüber sein, was ihr machen wollt; kulturell die Welt verändern oder einen kurzweiligen Rave? Wollt ihr lieber etwas Einmaliges veranstalten oder euch in einem Zwischenraum festsetzen? Egal was, wichtig ist, dass ihr im Vorhinein die Umgebung und die Eigentumsverhältnisse des Ortes analysiert und mit bedenkt. Ein paar praktische Tipps, was es bei diesem Thema zu beachten gilt, findet ihr unter Werkzeuge und Instrumente im Graubereich.

Sich einen Raum anzueignen kann über verschiedene Wege gelingen. Viele Möglichkeiten wurden hier bereits beschrieben. Etwas direkter und radikaler ist die Besetzung. Diese Form der Aneignung hat eine lange Tradition im alternativen Sektor der Stadt. Natürlich sind diese Herangehensweisen mit Bedacht zu genießen, denn Probleme mit den Ordnungskräften und strafrechtliche Konsequenzen sind vorprogrammiert. Dennoch ist wichtig zu erwähnen, wie viele Orte aus solchen Aktionen hervorgegangen sind, die heute als selbstverständlich gelten. Die beiden UJZ´s Glocksee und Korn, die soziokulturellen Zentren Pavillon und FAUST sind da als erfolgreiche Beispiele zu nennen. Auch wenn Besetzungen keinen Erfolg haben, können sie den Finger in die Wunde legen und deutlich machen, was in einer Stadt für Bedürfnisse existieren.

Eine Checkliste, die dir bei der Raumsuche helfen kann, hat das Urban Equipe und Kollektiv Raumstation ausgearbeitet und findest du hier.

· Schritt 1 — Impuls

Die Veranstaltungsausfallversicherung sichert euch als Veranstalter:innen gegen finanzielle Schäden ab, die nachweislich nicht durch euch entstanden sind. Versichert wäre in diesem Falle die Absage einer Künstlerin - warum die Künstlerin abgesagt hat, darf jedoch nicht euer Verschulden sein – worauf hin die Veranstaltung abgesagt werden muss. Andere Fälle einer Inanspruchnahme können zum Beispiel ein Ausfall eurer geplanten Location durch Unwetter-Risiken sein. Die Vermögensschäden, die als Folge der Absage auf euch zukämen, wären durch die Grundsicherung abgedeckt. Wenn ihr als Veranstalter:innen grob fahrlässig handelt, darf die Versicherung ihre Leistungen entsprechend der Schwere des Verschuldens kürzen.¹

1.https://www.veranstalterhaftpflichtversicherung.org/veranstaltungsausfallversicherung.html, Hono-ro Finanz- und Versicherungsmakler UG

· Schritt 5 — Das ist Es

Es wäre natürlich ideal, wenn ihr so gut vorbereitet seid, dass nichts passiert. Leider könnt ihr nicht alles vorhersehen. Einige Schäden müssen nicht durch euch verschuldet sein, sondern können von äußeren Umständen ausgehend eintreten. Daher schaut euch die Veranstaltungshaftpflicht und die Veranstaltungsausfallversicherung einmal genauer an. Ansonsten könnt ihr auch mal ein Auge auf die Veranstaltungstechnikversicherung werfen, solltet ihr mit teuren technischen Geräten arbeiten. 

Als Veranstalter:innen haftet ihr für alle Schäden, für die ihr selbst oder von euch beauftragte Unternehmen im Rahmen eurer Veranstaltung verantwortlich gemacht werden können. Wenn besuchende Personen verletzt werden, können die Schadenersatzforderungen schnell in den sechs- oder gar siebenstelligen Euro-Bereich gehen. Wenn ihr euch um eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung kümmert, sind Sach-, Vermögens und auch Mietsachschäden versichert. Super dabei ist auch, dass der Auf- und Abbau ebenfalls mitversichert sind. Werden also geliehene Gabelstapler von euch oder euren Helfenden beschädigt, haftet hier die Veranstaltungshaftpflicht. Ihr könnt sie einmalig oder gleich für mehrere Veranstaltungen abschließen. Das ist sogar auch kurzfristig möglich.

Personenschäden können die höchsten Kosten verursachen. Wenn auf eurer Veranstaltung zum Beispiel ein Gast durch einen herunterfallenden Scheinwerfer verletzt und deswegen arbeitsunfähig wird, müsst ihr als Veranstalter:innen für alle Ansprüche einstehen – im schlimmsten Falle ein Leben lang. Stürzt der ungenügend befestigte Scheinwerfer nun auf ein Auto und beschädigt dieses, würdet ihr als Veranstalter:innen haften.

Und dann gibt es noch die unechten Vermögensschäden, auch indirekte Vermögensschäden oder Vermögensfolgeschäden genannt. Sie sind finanzielle Schäden, die aus Personen- oder Sachschäden resultieren, also nicht die Personen- und Sachschäden direkt. Damit können finanzielle Einnahmeeinbußen gemeint sein, die aus der Arbeitsunfähigkeit der Person resultieren, die vom Scheinwerfer getroffen wurde.

Das praktische an einer Versicherung ist der passive Rechtsschutz. Das heißt, die Versicherung würde zunächst prüfen, ob die Forderungen zulässig sind. Unbegründete Ansprüche wehrt die Versicherung ab und übernimmt die dadurch entstehenden Prozess-, Anwalts- und Gerichtskosten.¹

1. www.transparent-beraten.de/veranstalterhaftpflicht/#:~:text=%E2%80%9EEine%20Veranstalterhaftpflichtversicherung
%20%C3%BCbernimmt%20die%20Anspr%C3%BCche,%E2%80%9C , Veranstalterhaftpflicht, Rat-geber und Vergleich (2021)

· Schritt 5 — Das ist Es

• Von der Idee zur Umsetzung

In diesem Abschnitt wollen wir dich an die Hand nehmen oder vielmehr gemeinsam durch die einzelnen Schritte der Veranstaltungsplanung wandeln. Wir fangen beim Konzept an, geben Tipps zur Programmgestaltung und zum Booking, diskutieren die Chancen der Digitalisierung und von Online-Veranstaltungen, teilen unser Hintergrundwissen zum Thema Marketing und fragen uns, warum es sich lohnt Kooperationen einzugehen und Community-Arbeit zu leisten. Aber erstmal Schritt für Schritt …

· Schritt 4 — Heiße Phase

• Verantwortung und Haftung

Sobald ihr Verträge unterschreiben, ein Konto einrichten, Anträge stellen müsst, stellt sich die Frage nach der Unterschrift. Wer soll unterschreiben? Und was bedeutet diese Unterschrift?

Wenn ihr als Gruppe keine »Rechtsform« habt, also kein Verein oder GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) seid, steht eine Unterschrift dafür, dass die Person für das verantwortlich ist und haftet, was sie unterschreibt. Wenn zum Beispiel jemand einen Mietvertrag für einen Raum unterschreibt, steht die Person für die Einhaltung der vereinbarten Zahlungen und ist erste:r Ansprechpartner:in z.B. für den angemessenen Umgang mit dem Raum.

Deshalb ist es wichtig, Eure Entscheidungen in der Gruppe klar zu treffen und schriftlich festzuhalten. Die Person, die mit ihrer Unterschrift offiziell und nach außen eine Verantwortung übernimmt, muss sich sicher sein, dass die Gruppe hinter ihr steht.

• Projektleitung

Eine Projektleitung wird oft für Anträge erforderlich sein. Rechtlich haftet sie somit für die im Antrag angegebenen Maßnahmen und Ausgaben. Daraus ergeben sich selbstverständlich Verantwortlichkeiten. Eine Projektleitung bedeutet aber nicht, alles zu machen oder alles zu kontrollieren. Sie muss nicht Moderation sein, muss nicht die Pressesprecherin sein oder der Finanzwart. Wird sich in der Gruppe jedoch dafür entschieden, eine Projektleitung zu haben, die die Gesamtverantwortung übernimmt, lohnt sich ein Blick auf das Thema »Führung«.

· Schritt 2 — Konstituierung

Auch in Sachen Vermittlung, Angebote und Beratungen gibt ein vielfältiges Sortiment auf regionaler, landes- und bundesweiter Ebene. Dabei gibt es neben der Stadtverwaltung auch unabhängige Vermittlungen und Beratungen für kulturelle Veranstaltungen.

• Veranstaltungsservice

Die Stadt Hannover bietet ihren Bewohner:innen einen Veranstaltungsservice, welcher die Durchführung und Herangehensweise der Veranstaltung erleichtern soll. Dort kann ein Onlineantrag gestellt werden. Weiter findest du dort alle Antragsfristen für verschiedene Genehmigungsverfahren und potentielle Möglichkeitsräume sowie die zuständigen Ansprechpartner:innen der Stadt Hannover. Neben einem Überblick der benötigten Genehmigungen kannst du dir alle Unterlagen dafür direkt herunterladen.

• Kulturbüro

Neben dem Veranstaltungsservice bietet die Stadt Hannover mit dem städtischen Kulturbüro Unterstützung für Kunst- und Kulturprojekte. Welche Arten von Veranstaltungen vom städtischen Kulturbüro gefördert werden und wer der:die richtige Ansprechpartner:in ist, findest du hier. Dort findest du auch, welche Antragsformulare du für eine Förderung einreichen musst.

Ein weiteres Sachgebiet innerhalb des städtischen Kulturbüros ist die Internationale Kultur, welche alle kulturellen Themen der Städtepartner:innenschaften, internationale Kulturarbeit und die UNESCO City of Music bündelt. Die Ansprechpartner:innen und weitere Infos zum Thema Internationale Kultur findest du hier.

Spartenübergreifende Ansprechpartner:innen der Landeshauptstadt findest du im Sachgebiet Junge Kulturmit der Zielgruppe der 20- bis 35-jährigen Kunst- und Kulturschaffenden. Dabei wird im Rahmen dieses Sachgebietes angestrebt, junge Menschen an der Schnittstelle zwischen Kunst, Kultur und Kreativwirtschaft zu beraten und zu unterstützen. Eine niedrigschwellige Förderung soll dabei bspw. die sogenannten Mikroprojektförderung darstellen.

• Landesverbände

Auch Landesverbände bieten eine umfangreiche Beratung für kulturelle Projekte und finanzielle Förderungen. Ein Beispiel hierfür ist der Landesverband Soziokultur Niedersachsen mit seinen Regionalberater:innen für Akteure:innen aller Sparten. Der Landesverband Soziokultur berät vertraulich und unabhängig zu allen Fragen der Kunst- und Kulturarbeit und Kulturförderung.

Wenn du aber erstmal einen Raum brauchst, um dich zunächst für dein Projekt kreativ entfalten zu können, ist die Agentur für kreative Zwischenraumnutzung Hannover in der Stadt eine mögliche Anlaufstelle.

Eine weitere gemeinnützige Beratungsstelle ist das Bürgerbüro Stadtentwicklung, welches sich zum Ziel gemacht hat, sich für eine kooperative Stadtentwicklung und Bürger:innenbeteiligungen in Hannover einzusetzen. Dabei steht die Vermittlung zwischen Politik, Stadtverwaltung und der Stadtgesellschaft im Vordergrund.

· Schritt 1 — Impuls

Die üblichste Versicherung ist eine Veranstaltungshaftpflicht, die bis zu einer vereinbarten Versicherungssumme bei Unfällen oder Katastrophen Personen-, Sach- und entsprechende Vermögensschäden abdeckt. Wie immer lohnt es sich, das Kleingedruckte genau zu lesen und abzuwägen, bei welcher Veranstaltungsart und -größe das Risiko zu hoch wird. Für die Versicherung einer mittelgroßen Veranstaltung sollten 100 bis 200 € reichen, womit Schäden bis in einstellige Millionenhöhe abgesichert sind. Alternativ gibt es z.B. Vereins- oder Betriebsversicherungen, die jährlich abgerechnet werden und nicht auf eine einzelne Veranstaltung bezogene Haftpflichtversicherungen bieten. Gerade wenn ihr mehrere, nicht wirklich große Veranstaltungen durchführt, lohnt es sich, als Projektträger versichert zu sein und nicht jede Veranstaltung einzeln abzusichern. Das trifft z.B. auf Theater oder Clubs zu. Besprecht Eure Bedarfe an Versicherungsart und -umfang anhand eurer Projekte mit einem Versicherungsmenschen und vergleicht Versicherungen und ihre Angebote.

Der Phantasie der Versicherungswirtschaft sind selbstverständlich keine Grenzen gesetzt - mit viel Geld lässt sich viel versichern. Überlegt euch anhand eurer Erfahrung und der Größe eurer Veranstaltung, ob Ausfall, Wetter oder Künstler:innenabsagen Versicherungsschutz benötigen. Auch Garderoben, Instrumente und Technik können versichert werden. Rechtsschutz bei Auseinandersetzungen kann helfen und es gibt noch viele weitere Optionen…

Bei dieser Optionenvielfalt helfen spezialisierte Agenturen:

• in Hannover: der VDMV
• in Hamburg: LiveKomm-Partner:innen, Spiegel & Pohlers
• in Bayern: BDKV-Partner:innen

• in Berlin: Clubcommission-Partner:innen, Schwandt-Versicherungsmakler

· Schritt 3 — Aktivierung 

Wie ärgerlich wäre es, die Musik eurer Lieblingskünstlerin zu hören, aber nicht zu wissen, wie ihr zur Bühne kommt? Umso wichtiger ist es als Veranstalter:in nicht zu vergessen, ein Wegeleitsystem zur guten Orientierung zu erstellen.

Ein kluges Wegeleitsystem sollte auf instinktive Bewegungsabläufe beruhen und Sicherheit in der Bewegung im öffentlichen Raum geben. Dabei ist zu beachten, dass die Art der Zeichen die Besucher:innen, unabhängig von Sprache und Kultur, unmissverständlich und auf Anhieb durch den Ort und seine Situation führen. Die Beschilderungen und Wegeführungen trägt außerdem zur Barrierefreiheit bei. So finden sich auch Menschen mit Behinderung zu Recht. Ein überlegtes Design ist daher auf die Wahrnehmung der Besucher:innen ausgerichtet und für ein funktionierendes Beschilderungs- und Wegeleitsysteme wichtig.

· Schritt 5 — Das ist Es

Um schnelle Arbeitsabläufe entstehen zu lassen, baut Ihr bei der Veranstaltunsdurchführung am besten eine Werkstatt oder unter Umständen mehrere Arbeitsstationen auf. Für viele Arbeiten wird ein bestimmter Untergrund benötigt. Dieser kann nicht überall stehen wie zum Beispiel Tische zum Sägen, Malervliese zum Streichen oder einfach Ablageflächen.

Es kann von Vorteil sein, Listen über ausgeliehenes Werkzeug zu führen, damit nachvollziehbar ist, wo sich gerade zum Beispiel die große Leiter befindet, um sie dort abzuholen.

· Schritt 5 — Das ist Es

Du hast mit deinem Kollektiv oder deinem Verein eine Veranstaltung im öffentlichen Raum geplant und willst diese demnächst umsetzen? Egal, ob einen Rave direkt an der Ihme oder einem Straßenfest in deinem Stadtteil - es gibt Gesetze, Verordnungen und Auflagen für dein Vorhaben. Verschiedene Genehmigungen und Anträge werden dich begleiten bei der Vorbereitung der Veranstaltung. Das hört sich erstmal abschreckend an? In diesem Text soll dir deine Angst vor dem ganzen Fachjargon der Gesetzestexte und unendlichen Auflagen möglichst genommen werde. In Werkzeuge und Instrumente zum Stadtmachen wird dir erklärt, was du bei der Durchführung einer Veranstaltung in privaten Räumen und in öffentlichen Räumen alles berücksichtigen musst. Wenn du dich im Graubereich bewegst, gibt es auch hier einige Regeln, die du unbedingt beachten solltest. Außerdem werden dir in diesem Abschnitt zusätzlich mögliche Anlaufstellen für Vermittlungen, Angebote und Beratungen in Sachen Veranstaltungsdurchführung näher gebracht und aufgezeigt.

• Welche Werkzeuge und Instrumente zum Stadtmachen gibt es im Graubereich?

Im Graubereich zu arbeiten, heißt nicht fahrlässig zu arbeiten, sondern Lücken im System klug zu nutzen. Im selbstorganisierten Bereich können eigene Auflagen gelten, die aber gut funktionieren müssen. Die Eigenverantwortung bei solchen Projekten ist sehr hoch. Ihr seid häufig allein bzw. nur als Team dafür verantwortlich, dass eine Veranstaltung gut und sicher für alle Beteiligten verläuft. Wenn Veranstaltungen im Graubereich in der Vergangenheit schief gelaufen sind, dann lag es häufig daran, dass zu naiv agiert wurde. Orte, an denen Veranstaltungen stattfanden, waren schlecht ausgewählt. Es gab kein schlüssiges Sicherheits- und Müllkonzept. Es wurde zu auffällig und nachlässig gehandelt. Das ist ärgerlich und schlimmstenfalls gefährlich. Daher ist gute Vorbereitung sehr wichtig!

Betrachtet diese Tipps als Hilfestellung und Werkzeug, um damit Kulturarbeit im Graubereich sicherer meistern zu können:

• Die Sicherheit steht immer an oberster Stelle. Wenn es nötig ist, Ordnungskräfte oder den Rettungswagen zu rufen, zögert nicht. Die Angst vor einer möglichen Strafe wegen eines illegalen Raves steht in keinem Verhältnis zur Sicherheit aller Beteiligten.

• Haftpflichtversicherungen sind nicht schlecht, wenn einzelne Menschen als Verantwortliche herausgepickt werden können. Eine Veranstaltungsversicherung ist besser!

• Es ist möglich, durch Tagesmitgliedschaften in einem Verein um Sicherheitsbestimmungen herumkommen, wie z.B. Anwesenheit von Sanitäter:innen.

• Wenn ihr eine Förderung bekommt, stellt das Logo der Stadt gut sichtbar aus, auch um die Legitimität zu erhöhen.

• Sensibilisiert eure Besucher:innen für die Situation. Wichtig sind: Gegenseitige Achtsamkeit, Vermeidung von unnötigem Lärm und Müll, besonders bei illegalen Veranstaltungen.

•  Die Verantwortung für Events sollte nicht an Einzelnen hängen bleiben. Vielmehr sollte als Kollektiv gehandelt und kommuniziert werden. Es ist ratsam, bei Polizeikontrollen vorsichtig, bedacht aber auch kooperativ zu sein. Bedenkt: Äußerungen können auch gegen euch verwendet werden.

• Öffentliches Werben kann zu Problemen führen. Fragt euch deshalb, wie ihr nach Außen kommunizieren wollt? Internetseite, Flyer, Mundpropaganda, Chats?

• Wenn es zu einer Kontrolle kommt oder diese wahrscheinlich ist, sollte es so aussehen, dass es sich um eine nicht öffentliche Veranstaltung handelt und dies sollte möglichst auch nachprüfbar sein, z.B. daran, dass alle sich kennen oder Vereinsmitglieder sind.

• Generatoren für Strom sind laut und dreckig. Eine Alternative bieten hierbei Boxen, die mit leistungsstarken Akkus ausgestattet sind.

• Boxen eher leicht gegen den Boden neigen, entgegen der Häuser.Die Boxen nicht Richtung Wasser ausrichten, da dieses den Schall besonders gut trägt.

• Achtet auf Naturschutzgebiete, Brut- und Setzzeit.

• Wenn es eine einmalige oder eher unregelmäßige Veranstaltung werden soll, hinterlasst keine Spuren!

• Essen, Trinken und Eintritt sollten frei oder auf Spendenbasis sein. Dies gilt nicht nur, um Einnahmen unversteuert entgegennehmen zu können, sondern aus reiner Solidarität gegenüber Geringverdiener:innen.

• Bedenkt, dass professionell aufgezogene Veranstaltungen mehr kritische Fragen nach Genehmigungen auslösen werden als spontan wirkende Events.

· Schritt 1 — Impuls

Bei der Zeitplanung eines Projektes macht es Sinn, eine Veranstaltung von hinten zu denken – also von dem konkreten Veranstaltungszeitraum aus.

Am Anfang braucht ihr einen groben Plan zur eigenen Orientierung und zur Einschätzung der Zeiträume für die vorbereitenden Aktivitäten oder auch Arbeitspakete wie inhaltliche Planung, Recherchen, Netzwerke und Kooperationen, Finanzierung, Genehmigungen und Sicherheiten, Öffentlichkeitsarbeit, etc. Die nächsten Schritte gehen wir gemeinsam an Hand eines Beispiels durch:

• Konzeptionsphase und Finanzmittelakquise

Ihr wollt zum Innenstadt-Dialog ein eigenes Projekt machen und junge Künstler:innen und Kreative zu Wort kommen lassen mit ihren Ideen und Positionen. Dazu braucht ihr einen Laden in der Innenstadt, um die Positionen prominent zeigen zu können. Geld wäre auch nicht schlecht, um die Künstler:innen, die Planung und Durchführung zu finanzieren.

Ihr entscheidet euch dafür, Anträge zu stellen. Das Projekt soll im zweiten Halbjahr realisiert werden. Das heißt, ihr braucht einen Vorlauf von sechs bis zwölf Monaten. Zuerst muss das Konzept formuliert werden, Ziele und Aktivitäten möglichst konkret sein. Ihr sprecht mit möglichen Förderer:innen, recherchiert eure Möglichkeiten und nehmt Kontakt zu Kooperationspartner:innen auf, um das Ganze auf breite Füße zu stellen. Gegebenenfalls müsst ihr weitere Förderer:innen suchen, weil es Kürzungen oder Ablehnungen eures Projektes gab.

Etwa drei Monate vor Projektbeginn geht es bei euch in die konkrete Projektvorbereitung. Überschlagt und nutzt eure Erfahrungswerte, um einzuschätzen, welche zeitlichen Ressourcen ihr in der Gruppe für euer Vorhaben und die jeweiligen »Arbeitspakete« braucht und wie das zu den Möglichkeiten der Beteiligten passt. Die zeitlichen Abläufe der einzelnen Arbeitspakete oder Themenbereiche werden nach und nach immer konkreter, je tiefer ihr einsteigt.

 
• Projektvorbereitung
…. Ihr setzt euch also kurz vor Projektstart im Team und vielleicht auch mit euren Kooperationspartner:innen zusammen, tauscht euch über den aktuellen Stand aus und klärt, wer sich um was kümmert: Ladensuche - Ausschreibung an die Künstler:innen - Verbreitung der Information - Werbung - Zusammensetzung des Programms und der Künstler:innen - Planung von Auf- und Abbau der Ausstellung - Aufruf für Helfer:innen… Ihr organisiert euch in Kleingruppen mit spezifischen Aufgaben und arbeitet selbstständig. Jede Gruppe kennt ihre Aufgabe, zeitlich sind alle etwas knapp. Es ist auch klar, wer die Finanzen im Blick behält.

Ihr verabredet den nächsten Termin und wer was bis dahin klärt. Und ihr werdet gemeinsam eingehend darüber sprechen, wie ihr die Ausstellung und eventuelle Programmpunkte genau durchführen wollt. Sofern in Kleingruppen an Arbeitspaketen gearbeitet wird, sollten die jeweiligen Zeitpläne und Abläufe immer wieder miteinander besprochen und verbunden werden. Trefft Vereinbarungen und protokolliert sie: Wer macht was bis wann. Schaut, ob die Beteiligten die Vereinbarungen einhalten können und schaut auch, welche Gründe es gegebenenfalls dafür gibt, wenn es nicht gelingt. Braucht eine Gruppe Hilfe? War der Zeitraum zu kurz? War das Vorhaben komplizierter als gedacht?

· Schritt 2 — Konstituierung

• Kommunikation & Design
Das Publikum ist der entscheidende Teil, der ein Kulturprojekt zum Leben erweckt. Doch wie lässt sich eine bestimmte Gruppe für eine Veranstaltung begeistern?

Zunächst ist es hilfreich, eine Zielgruppe zu definieren. Eine Zielgruppe lässt sich unter anderem durch die folgenden Fragen erschließen: Wer könnte sich für unser Projekt interessieren? Wo wohnen die Menschen? Wofür interessieren sie sich in ihrer Freizeit? Welche Sprachen sprechen sie? Auf welchen ähnlichen Veranstaltungen sind sie anzutreffen? Was für eine Bildsprache spricht sie an? Aber auch: Wer kommt noch nicht mit unseren Inhalten in Berührung? Ein Projekt kann ganz viele verschiedene Menschen erreichen oder sich nur an eine kleine Gruppe richten. Oft wird es angestrebt, bewusst Zugangsbarrieren für Kulturprojekte zu senken (→ Zugänglichkeit). Dies bedeutet, neue Zielgruppen für ein Thema zu erreichen. Auch in diesem Fall ist es hilfreich sich zu fragen: Wer sind die Menschen, die hier einen Platz finden sollen und wie kann ich sie in ihrem Alltag erreichen?

Durch verschiedene Aspekte von Design, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit kann ein Ein-druck davon vermittelt werden, was Besucher:innen auf einer Veranstaltung erwartet. Für ein Rock-Konzert eignet sich eine andere Ästhetik als für klassische Musik. Eine Ausstellung mit moderner Kunst möchte anders beworben werden als ein Kiezflohmarkt. Wichtig ist dabei einen Wiedererkennungswert zu schaffen, also ähnliche visuelle Elemente in verschiedenen Medien zu benutzen. Das können zum Beispiel eine bestimmte Farbe, eine Schriftart oder ein Logo sein. Dasselbe gilt für die Sprache. Welche Stichwörter und Sätze beschreiben das Projekt besonders gut und sollten daher auf jeden Fall in der Öffentlichkeit ankommen?

Die folgenden konkreten Schritte sind hilfreich, um Aufmerksamkeit für ein Kulturprojekt zu schaffen:

• Erstellt Social Media-Accounts und erklärt, was ihr vorhabt. Ein Instagram-Profil ist dabei gut, um mit Bildern einen Eindruck davon zu ermitteln, was das Publikum erwartet. Falls ihr die finanziellen Mittel dazu habt, beauftragt eine:n Fotograf:in, der / die eure Veranstaltungen dokumentiert. Auch spontane Schnappschüsse können sich gut machen in einer Story während des Events. Darüber hinaus ist es möglich, in sozialen Netzwerken Anzeigen zu schalten. Dabei lassen sich demographische Faktoren einer Zielgruppe einbeziehen, zum Beispiel der Wohnort, das Alter, aber auch Interessen, zum Beispiel eine bestimmte Band. Treffer!

• Nutzt die regionalen Presse-Kanäle, um eine größere Anzahl von Menschen zu erreichen. Dabei ist der erste Schritt eine Pressemitteilung, welche auf ca. einer Seite erklärt, warum euer Projekt interessant und eine Nachricht wert ist. Diese wird an Medienvertreter:innen verschickt. Am meisten Aufmerksamkeit erhalten diese, wenn einzelne Journalist:innen gezielt angesprochen werden. Es ist hilfreich, sich auch auf potenzielle Nachfragen und Interviews vorzubereiten. Darüber hinaus können auch in diesen Medien Anzeigen geschaltet werden.

• Gestaltet Plakate und hängt sie in der Stadt auf. Auch wenn viele Veranstaltungen heute vorrangig digital beworben werden, ist der Wert lokaler Werbung nicht zu unterschätzen. Ein prägnantes Plakat kann einerseits ansprechend sein, aber auch zum Anhalten auf dem Weg zum Supermarkt bewegen. Euer Projekt vor Ort zu platzieren bedeutet, dass ihr Teil der lokalen Szene seid.


Die oben beschriebenen Stilelemente, die euer Projekt gut beschreiben, lassen sich durch Merchandise auch in den Alltag einbringen. Menschen, die euer Projekt gerne mögen, können sich so damit identifizieren. Das Logo auf einem Jutebeutel ist einfach zu organisieren. Es lässt sich sogar selbst per Siebdruck erstellen. Andere beliebte Merchandise-Produkte sind Plakate, Sticker, T-Shirts oder Pullover. Hier lohnt es sich, kreativ zu werden. Was für Dinge möchten Menschen wirklich zuhause haben?

PRO TIPP
Arbeitet mit euren lokalen Netzwerken, um außergewöhnliche Ergebnisse zu bekommen. Grafik-Designer:innen aus eurem Umfeld verstehen euer Projekt und können euch auch an andere Kreative aus der Stadt schnell weiterempfehlen.

· Schritt 4 — Heiße Phase

Formen der Zusammenarbeit

»Die Koordination einer Gruppe kann sich im Miteinander einfach ergeben, von »oben« vorgenommen werden oder von ihr selbst gezielt entwickelt werden.«

(Quelle: Eberhard Stahl, Dynamik in Gruppen, Beltz Verlag)

Um zu entscheiden, welche Form der Zusammenarbeit für dein Vorhaben die richtige ist, hier eine Orientierungshilfe:

• Selbstorganisation
Der Gruppenvertrag ergibt sich von selbst. Das heißt, die Vereinbarung darüber, wie miteinander gearbeitet wird, ergibt sich von selbst. Die Gruppenmitglieder handeln miteinander und entwickeln ohne viele Worte eine Gesprächskultur und organisieren sich untereinander. Hier stehen Freiwilligkeit und Selbständigkeit der Einzelnen im Vordergrund.

Der Gruppenvertrag ergibt sich von selbst. Das heißt, die Vereinbarung darüber, wie miteinander gearbeitet wird, ergibt sich von selbst. Die Gruppenmitglieder handeln miteinander und entwickeln ohne viele Worte eine Gesprächskultur und organisieren sich untereinander. Hier stehen Freiwilligkeit und Selbständigkeit der Einzelnen im Vordergrund.

• Führung

Eine Gruppe kann sich für eine Führung entscheiden und bestimmen, wer diese Rolle übernehmen soll. Sie ist häufig gewählt und temporär. Manchmal wird eine Führung »von oben« vorgegeben – das nennt man dann Diktatur oder Monarchie. Die Führung moderiert und guckt, dass alle gut miteinander wirken und an einem Strang ziehen. Wenn es plötzlich sehr schnell gehen muss, liegt es in der Verantwortung der Führung, eine klare Richtung vorzugeben und zu handeln. Eine Führung sollte sich folgendes fragen: Sind Arbeitsphasen richtig gesetzt? Braucht es öfter ein Treffen im Plenum? Mehr Zeit für bestimmte Inhalte? Hat jede:r Arbeitsmaterial und Grundlagen, die er oder sie braucht?

Eine Führung ist nämlich nicht nur dafür da, Arbeitsphasen zu planen, sondern dafür zu sorgen, dass die Gruppen gut arbeiten können. Dabei spielen folgende Fragen eine Rolle: Sind alle an Bord? Kommen alle zum Zug? Sind die Aufgaben gut verteilt? Wer braucht Unterstützung oder Verstärkung? Wer ist zu schnell unterwegs?

Wenn in einer Gruppe offiziell niemand führt, wird meist trotzdem geleitet. Es gibt immer Personen, die in das Leitungs- und Entscheidungsfunktion einspringen und diese Aufgabe übernehmen. Häufig wird darüber nicht gesprochen, die Situation wird stillschweigend akzeptiert. Schwierig ist diese »versteckte Leitung«, weil sie nicht wirklich beschlossen wurde und die leitende Person nicht weiß, ob sie die Akzeptanz der Gruppe hat. Zum anderen kann eine »versteckte Leitung« auch nicht zur Verantwortung gezogen werden, weil sie ja offiziell nicht führt. Deshalb ist es ratsam, in solchen Situationen die »versteckte« Leitung offen zu machen und abzusprechen, ob diese Person auch weiterhin und damit offiziell leiten soll und will.

Hier noch ein paar Worte an die Gründer:innen, Köpfe, der Düsenmotor einer Arbeitsgruppe: Ihr seid die ersten, an denen sich die anderen möglicherweise wenden. Wenn ihr also dazu neigt, unpünktlich zu sein, Verabredungen schwer einhalten könnt, euch gern ablenken lasst vom Thema oder vom Ziel, Zeitstrukturen nicht einhaltet … wundert euch nicht, wenn sich die Gruppe daran ein Beispiel nimmt bzw. davon ausgeht, dass das die Art und Weise ist, wie hier miteinander gearbeitet wird.

• Selbststeuerung

Während die Selbstorganisation sich von selbst ergibt, ist die Selbststeuerung eine bewusste und zielgerichtete Organisation und Führung der Gruppe durch die Gruppe. Es verlangt von den Gruppenmitgliedern einen verbindlichen Austausch, um sich aufeinander abzustimmen, einen fruchtbaren Umgang mit Konflikten und ein von allen anerkanntes Entscheidungsverfahren.

Die Selbststeuerung ist ebenso wie die gewählte Führung in der Lage, den Arbeits- und Gruppenprozess zielgerichtet zu gestalten und stärkt die Gruppe wie die Selbständigkeit jedes:r Einzelnen. Diese Arbeitsweise dauert und braucht viel Geduld. Es muss viel gesprochen, immer wieder neu definiert und auseinandergesetzt werden. Es kostet viel Energie. Diese Arbeitsform macht Sinn, wenn die Gruppe einen Wert an sich hat und auch ohne das geplante Vorhaben wichtige persönliche Ziele miteinander teilt und verfolgt.

· Schritt 2 — Konstituierung