• Ausgaben und Einnahmen
Wenn man etwas machen will, stehen die konkreten Ideen meist im Vordergrund. Schnell kommt aber die Frage auf, was alles kostet oder vielleicht sogar, ob die Aktion was einbringt. Ein kulturelles Vorhaben wie ein Festival, eine Intervention oder ein Fest, eine Konferenz, ein Konzert, auch eine Demo, Sport- oder Infoveranstaltung ist so gut wie immer mit Ausgaben verbunden und diese stehen oft an erster Stelle noch vor den möglichen Einnahmen. Natürlich können einzelne bezahlte Jobs entstehen und es soll auch Menschen geben, die Veranstaltungen danach konzipieren, dass sie Geld einbringen. Hier soll aber erst einmal die Kostendeckung im Vordergrund stehen. Auf ihr basieren Förderungen und Zuwendungen, denn Geschäftsideen sind (meist) nicht förderfähig. Nichts gegen eine gute Geschäftsidee – die Kür ist, aus einer Veranstaltung künstlerisch-sozial-kulturellen UND wirtschaftlichen Gewinn zu erzielen. In der Pflicht aber müssen zuerst die Kosten gedeckt werden und in der Realität geht es meist darum, überhaupt irgendetwas möglich zu machen. Die Kalkulation oder das Budget nennt das Förderdeutsch entsprechend Kosten- und Finanzierungsplan. Er wird aufgestellt, um alle Ausgaben und Einnahmen abzubilden. Liebevoll heißt er KoFi, KuF oder KFP und ist ein zentrales Werkzeug für Kulturmanager:innen.
Wie auch immer die Idee aussieht, hier gehen wir davon aus, dass sie in einem kompakten Zeitraum umzusetzen ist. Es geht nicht um gigantische Weltformeln und langwierige Großbaustellen mit komplexen Finanzierungen, sondern eher um Veranstaltungen, Aktionen, Kleinbauten, wo ihr anpacken und direkt loslegen wollt. So entsteht ein Projekt – und genau dafür gibt es die passende Fördermethode der Projektförderung.
• Budget aufstellen, Kosten kalkulieren
Ein Budget soll alle relevanten Kostenpunkte aufführen und abschätzen. Erfahrung hilft dabei, hat man sie noch nicht, hilft fragen – entweder im Netzwerk, direkt bei den Förderinstanzen oder bei der Regionalberatung des Landesverbandes Soziokultur www.soziokultur-niedersachsen.de Hier (Link: zu den KFPs) gibt es drei Beispiele mit veranstaltungstypischen Ausgabepunkten. Jedes Projekt ist natürlich individuell, deshalb sind generelle Aussagen zu Kostenhöhen und Details nicht einfach, trotzdem ähneln sich zumindest die Strukturen vieler Kalkulationen und Budgets.
Ein Grundproblem ist die Balance zwischen Übersicht, fortschreitender Planung mit entsprechenden Änderungen und Aktualität zu finden. Gut benannte Dateien mit Datum helfen, Cloudservices sind noch besser (wenn der Datenschutz geklärt ist).
• Vier Schritte sind praktisch:
1. Eine grobe Kalkulation zum Start, so dass eine Vorstellung davon entsteht, welche Punkte berücksichtigt werden müssen und was alles kostet.
2. Dann folgen Angebote und Präzisierungen, die am besten auch dokumentiert werden, so entsteht ein Budget.
3. Was final in Abrechnung
4. und in Belegaufstellung endet und dort überprüft werden kann.
Bei größeren Projekten, wie zum Beispiel einem Festival, kann es sinnvoll sein, mehrere Budgets für einzelne Teile aufzustellen. Das ist besonders wichtig, wenn man sich nur einen Teil der Veranstaltung (zum Beispiel einen Auftritt oder einen Programmpunkt) fördern lässt. Dann braucht dieses Unterprojekt einen eigenen Kosten- und Finanzierungsplan.
• Projektdokumentation
Ein Kostenpunkt weit hinten in den Kalkulationen und gelegentlich vernachlässigt ist die Dokumentation. Schöne Fotos, ein beeindruckendes After-Movie, vielleicht ein Beitrag auf der Webseite (gleichzeitig eine gute Grundlage für die nötigen Berichte an die Förderer) – all dies fasst das Projekt für die Nachwelt zusammen. Meist werden dafür Honorarkosten fällig, denn die tätigen Kreativen arbeiten auf Rechnung (KSK nicht vergessen…).
Wenn ihr ein Druckerzeugnis produzieren oder eine Webseite einrichten wollt, um so eure Ergebnisse und Erlebnisse zu präsentieren und zu veröffentlichen, dann gehören diese Kosten ebenfalls hier hin.
Die Höhe dieses Postens ist schwer einzuschätzen, weil sie wieder von Bedarf, Beziehungsnetzwerken und Budgetknappheit abhängt. Ein großes Festival kann schnell eine fünfstellige Summe ausgeben, anderen reichen ein paar Handyfotos. 5 bis 10 % der Gesamtkosten sind eine Orientierung.
• Weitere Ausgaben
Auch wenn die Liste lang ist, sie kann die Ideenvielfalt nicht fassen. Hier könnt ihr unterbringen, was sich schwer einordnen lässt und kleine Summen beinhaltet und gleichzeitig einen kleinen Puffer anlegen, der für Unvorhergesehenes oder Ungeplantes bereit steht. In manchen Vorlagen ist dies üblich, andere Förderer brauchen detaillierte Angaben und können mit »unvorhergesehene Ausgaben« nicht viel anfangen. Hier hilft wieder einmal das persönliche Gespräch. In jedem Fall sollte dies ein kleiner Posten sein, der 1 bis 5 % des Gesamtbudgets umfasst.