Wie stelle ich ein musikalisches Line-Up zusammen? Wenn ihr ein Konzert oder eine Party organisiert, dann kommt ihr nicht um das Booking herum. Dies bezeichnet den gesamten Prozess des Auswählens und Einladens von Bands und DJs auf Veranstaltungen. Ein gutes Booking besteht aus einer interessanten Dramaturgie für den Abend. Ein ruhigerer Act kann zum Beispiel spannend am Anfang eines Abends sein, während eine Band, die sehr energisch mit dem Publikum interagiert, zur späteren Stunde ideal ist. Es ist von Vorteil, so viele Acts wie möglich im Vorfeld selbst live zu erleben, um Fragen zu beantworten wie: Was für eine Atmosphäre schafft dieser Act? Wie ist die Bühnenpräsenz? Zugleich bietet es sich an, Musik-Acts gut zu recherchieren, um zu verstehen, auf welchen Veranstaltungen sie auftreten: Was sind die Kapazitäten und Eintrittspreise? Mit welchen anderen Acts treten sie auf? Sind sie derzeit auf Tour? Oder bringen sie bald ein Album raus? Wie ist die Interaktion mit den Fans auf Social Media? Diese Hinweise können auch eine grobe Idee über die Honorare einer Musiker:in oder Band bieten.
Viele Musiker:innen werden von Booking-Agenturen vertreten. Diese kümmern sich um die Gagen-Verhandlungen und, zusammen mit dem Management, um den Ablauf einer Tour.
Euer Kontakt beginnt mit einer Anfrage über grundlegende Infos:
• Veranstaltungsname und -datum
• Andere Acts, die auftreten bzw. in der Vergangenheit aufgetreten sind
• 2-3 Sätze über euer Projekt, evtl. ein Foto, um einen Eindruck zu vermitteln
• Vorschlag für eine Gage und weitere Konditionen
• Länge des Auftrittes, z.B. 1h für eine Band oder 2h für ein DJ-Set
Neben der Gage können noch andere Kosten hinzukommen:
• Steuern, z.B. Mehrwertsteuer, Ausländersteuer bei Bands aus dem Ausland
• Booking Fee, z.B. 15% des Honorars
• Anfahrt bzw. Shuttle
• Unterkunft
• Catering
• Backline
Nach den Verhandlungen sollte es einen Vertrag oder ein Deal-Memo geben. Verträge werden meist von den Booking-Agenturen ausgestellt. Ein Deal-Memo kann aus einer E-Mail bestehen, welche die wichtigsten Absprachen festhält. Einige Wochen vor dem Auftritt ist meist die erste Hälfte der Gage fällig, während die andere am Auftrittstag oder kurz danach beglichen wird. Änderungen im Line-Up oder im Zeitplan sollten mit der / dem Booker:in abgesprochen werden. Zudem ist es üblich, Plakate oder Posts für soziale Medien von ihnen absegnen zu lassen.
Zwei bis drei Wochen vor dem Auftritt ist es ratsam, eine Übersicht mit allen wichtigen Infor-mationen an die Musiker:innen oder Booker:in zu schicken.
Darin sollte Folgendes enthalten sein:
• Infos zum Veranstaltungsort, inkl. Anschrift, Kapazität und Website-Link
• Infos zu Hotel und Catering
• Zeitplan inkl. Ankunft am Hotel, Abholung am Hotel, Ankunft in der Location, Soundcheck, Auftrittszeit
• Anfahrtsbeschreibung oder Übersicht über die Bahn-Verbindung
• Social-Media-Links und Bilder zum Teilen in sozialen Netzwerken
• Ansprechpartner:innen, z.B. Fahrer:in, Artist Care, Techniker:in, Night Manager:in des Klubs oder Stage Manager:in, Veranstalter:in
• Infos zur Auszahlung der Gag