Bei der Zeitplanung eines Projektes macht es Sinn, eine Veranstaltung von hinten zu denken – also von dem konkreten Veranstaltungszeitraum aus.
Am Anfang braucht ihr einen groben Plan zur eigenen Orientierung und zur Einschätzung der Zeiträume für die vorbereitenden Aktivitäten oder auch Arbeitspakete wie inhaltliche Planung, Recherchen, Netzwerke und Kooperationen, Finanzierung, Genehmigungen und Sicherheiten, Öffentlichkeitsarbeit, etc. Die nächsten Schritte gehen wir gemeinsam an Hand eines Beispiels durch:
• Konzeptionsphase und Finanzmittelakquise
Ihr wollt zum Innenstadt-Dialog ein eigenes Projekt machen und junge Künstler:innen und Kreative zu Wort kommen lassen mit ihren Ideen und Positionen. Dazu braucht ihr einen Laden in der Innenstadt, um die Positionen prominent zeigen zu können. Geld wäre auch nicht schlecht, um die Künstler:innen, die Planung und Durchführung zu finanzieren.
Ihr entscheidet euch dafür, Anträge zu stellen. Das Projekt soll im zweiten Halbjahr realisiert werden. Das heißt, ihr braucht einen Vorlauf von sechs bis zwölf Monaten. Zuerst muss das Konzept formuliert werden, Ziele und Aktivitäten möglichst konkret sein. Ihr sprecht mit möglichen Förderer:innen, recherchiert eure Möglichkeiten und nehmt Kontakt zu Kooperationspartner:innen auf, um das Ganze auf breite Füße zu stellen. Gegebenenfalls müsst ihr weitere Förderer:innen suchen, weil es Kürzungen oder Ablehnungen eures Projektes gab.
Etwa drei Monate vor Projektbeginn geht es bei euch in die konkrete Projektvorbereitung. Überschlagt und nutzt eure Erfahrungswerte, um einzuschätzen, welche zeitlichen Ressourcen ihr in der Gruppe für euer Vorhaben und die jeweiligen »Arbeitspakete« braucht und wie das zu den Möglichkeiten der Beteiligten passt. Die zeitlichen Abläufe der einzelnen Arbeitspakete oder Themenbereiche werden nach und nach immer konkreter, je tiefer ihr einsteigt.
• Projektvorbereitung
Ihr setzt euch also kurz vor Projektstart im Team und vielleicht auch mit euren Kooperationspartner:innen zusammen, tauscht euch über den aktuellen Stand aus und klärt, wer sich um was kümmert: Ladensuche – Ausschreibung an die Künstler:innen – Verbreitung der Information – Werbung – Zusammensetzung des Programms und der Künstler:innen – Planung von Auf- und Abbau der Ausstellung – Aufruf für Helfer:innen… Ihr organisiert euch in Kleingruppen mit spezifischen Aufgaben und arbeitet selbstständig. Jede Gruppe kennt ihre Aufgabe, zeitlich sind alle etwas knapp. Es ist auch klar, wer die Finanzen im Blick behält.
Ihr verabredet den nächsten Termin und wer was bis dahin klärt. Und ihr werdet gemeinsam eingehend darüber sprechen, wie ihr die Ausstellung und eventuelle Programmpunkte genau durchführen wollt. Sofern in Kleingruppen an Arbeitspaketen gearbeitet wird, sollten die jeweiligen Zeitpläne und Abläufe immer wieder miteinander besprochen und verbunden werden. Trefft Vereinbarungen und protokolliert sie: Wer macht was bis wann. Schaut, ob die Beteiligten die Vereinbarungen einhalten können und schaut auch, welche Gründe es gegebenenfalls dafür gibt, wenn es nicht gelingt. Braucht eine Gruppe Hilfe? War der Zeitraum zu kurz? War das Vorhaben komplizierter als gedacht?