Um eine reibungslose Kommunikation für eure Veranstaltung sicher zu stellen, könnt ihr folgende Tipps für die interne und die externe Informationsübermittlung beherzigen. Eine gute Kommunikation ist wichtig, um alle Beteiligten, sowohl euch als Team als auch die Gäste, Künstler:innen und externe Gewerke (wie die Technik) mit an Bord eurer Vorhaben zu nehmen und sie einzubeziehen.
• Interne Kommunikation
Um einen reibungslosen Ablauf zwischen den einzelnen Gewerken eurer Veranstaltung zu gewährleisten, wird im besten Fall ausreichend und präzise mit den Beteiligten kommuniziert. Es kann bei einem Informationsüberfluss schnell zu einer Sintflut an Informationen kommen. Die Reaktion darauf ist eine Reizüberflutung und ein inneres Abschalten; Überforderung setzt ein. Nicht alle müssen alles wissen., aber zu wenige Informationen sind andererseits genauso ungünstig. So werden beispielsweise in der Produktion Entscheidungen getroffen, diese nicht an die Artist Care getragen und es herrscht Chaos, weil alle von anderen Standpunkten aus handeln. Bei der internen Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen (Technik, Artist Care, Sicherheit etc.) ist es ratsam, auf unterschiedliche Mittel der Kommunikation zurückzugreifen, je nachdem in welcher Phase ihr gerade steckt.
• Vor der Veranstaltung:
A – digital (z. B. über App wie Teams, Miro, Slack, Open Docs)
Um im Vorhinein gut organisiert zu sein und eigene digitale Kanäle für die jeweiligen Bereiche einzurichten, empfiehlt es sich, die Verwendung einer App in Erwägung zu ziehen. Eventuell deckt sie eure Bedürfnisse genau ab. Beispiele hierfür sind Microsoft Teams, Miro oder Slack. Bedenkt hierbei immer die eventuell anfallenden Kosten. Als Alternative können Clouds und Open Documents z.B. Google Drive oder Dropbox verwendet werden, dies allerdings am besten unter der Leitung einer vorher ausgewählten zuständigen Person. Denn ohne Ordnerstruktur entsteht schnell Chaos.
B – per Mail
Die gute, alte Mail kann euch dabei helfen, euer Team immer auf dem neuesten Stand zu halten. Nach Planungstreffen lohnt es sich, eine strukturierte Zusammenfassung als Protokoll per Mail zu versenden. So bekommen alle eine Übersicht, was besprochen wurde, auch wenn jemand nicht anwesend war. In einer Mail können Neuerungen zum Beispiel leicht zugänglich übermittelt werden.
• Während der Veranstaltung:
A – Funkgeräte
Ab einer bestimmten Größe der Veranstaltung und damit der Menge der Helfenden und einer Größe der Veranstaltungsfläche ist es hilfreich, Funkgeräte für die Auf- und Abbauzeit auszuleihen. So können schnell Absprachen getroffen werden, um wichtige Infos zu übermitteln. Um nicht auf das Telefon-Netz angewiesen zu sein, das auch mal bei Veranstaltungen ausgelastet ist, sind Funkgeräte besonders nützlich. Einigt euch vorher auf die Reihenfolge der Ansprache und haltet die sogenannte »Funkdisziplin« ein. So beugt ihr Missverständnissen vor oder dass eure Nachrichten gar nicht ankommen.
Eine Übersicht zu den Regeln im Sprechfunkverkehr bietet dieser Artikel: 13db.de/wissen
B – Persönlich
Es ist für alle vom Team und die Helfenden schön, wenn sie euch ansprechen können, ohne eine abweisende Reaktion zu bekommen. Dies gilt auch, wenn ihr unter Strom steht. Bleibt ansprechbar und offen, auch wenn es in manch einer Situation nicht immer eure natürliche Reaktion wäre. Niemand kann in den Kopf der anderen Person schauen und das Stresslevel vom Gesicht ablesen. Seid fair zueinander.
Sollte es nicht möglich sein, während der Veranstaltung für alle offen zu sein, empfiehlt es sich, Aufgaben an vorher eingearbeitete Helfer:innen abzugeben. Sie federn Fragen ab und nehmen euch als Verantwortliche somit Druck. Diese können entweder vor eurem Produktionsbüro oder an ausgewiesenen Informationstischen sitzen.
• Extern
Eure Gäste werden auch gerne von euch mit auf die Reise genommen und darüber informiert, was los ist.
A – Vor und während der Veranstaltung: Webseite, Soziale Medien, Newsletter, Printmedien
Im Vorhinein geschieht externe Kommunikation mit Werbung über eure eigene Webseite, soziale Medien wie Instagram, Facebook, Twitter, Newsletter oder Printmedien wie Plakate und Flyer. Achtet bei den Inhalten darauf, dass sie präzise informativ, aber dennoch interessant zu lesen sind. Checkt, ob eure Eckdaten wie Name, Zeitraum und Ort der Veranstaltung auch abgebildet sind. Stellt euch immer die Frage, was ihr gerne über die Inhalte wissen würdet, wenn ihr zum Beispiel ein Poster anseht. Es kann auch ein Konzept sein, wenig Informationen abzudrucken. Dann aber sollte ein medialer Plan dahinterstecken, der sich über einen bestimmten Zeitraum aufbaut. Arbeitet daran, dass die Informationen auch so nach außen gelangen, wie ihr sie transportieren wollt.
B – Während der Veranstaltung: persönlich
Seid auch während der Veranstaltung für eure Gäste präsent und ansprechbar. Seid ihr durch Bändchen oder Kleidung als Teammitglied erkennbar? Habt ihr unter Umständen sogar einen Informationsstand? Perfekt, dann seid ihr für eure Gäste erreichbar, sollten während der Veranstaltungen Fragen beantwortet werden müssen.
C – Nach der Veranstaltung: intern sowie extern
Eine Erinnerung an die vergangene Veranstaltung verbindet eure Gäste und euer Team. Fotos und ein After-Movie können Menschen dafür begeistern, beim nächsten Mal dabei zu sein. Hierfür macht es sich bezahlt, professionelle Fotograf:innen und Videograf:innen zu engagieren. Achtet dann auch auf die Persönlichkeitsrechte derjenigen, die auf den Bildern und Videos zu sehen sind. Sie müssen darüber informiert werden und gegebenenfalls zustimmen, dass sie zu sehen sind.
Von den Fotos und dem Video profitiert dann nicht nur ihr als Veranstalter:innen, sondern auch die Künstler:innen, deren Musik ihr nach Absprache mit ihnen als Hintergrundmusik nutzen könntet. Alle Partner:innen, die auf den Fotos und im Video zu sehen sind, wie die Veranstaltungstechnikfirma, Foodstände, die Security Firma und viele andere können sich über die Öffentlichkeit ebenso freuen.