Auf- und Abbau
Zur Vor- und Nachbereitung einer Veranstaltung gehört die Planung des Auf- und Abbaus. Es kann sehr viel Zeit und Kosten sparen, wenn eine ausgeklügelte Strukturierung und Vorbereitung vorangegangen ist. Es kann zum Beispiel auf den ersten Blick teuer wirken, Funkgeräte zu mieten. Bei der Arbeit können so jedoch unnötige Wege (die Zeit kosten) vermieden werden und dadurch die gesamte Auf- und Abbauzeit verkürzt werden, was wiederum Kosteneinsparung bedeuten kann. Zu einem strukturierten Auf- und Abbau gehört eine gute vorangehende bauliche Planung.
• Bauliche Planung
Habt ihr vor, Installationen auf der Veranstaltung aufzubauen, solltet ihr euch vorher überlegen, wie genau sie gebaut werden. Zum einen ist dies wichtig, um die Sicherheit eurer Besuchenden und euch zu gewährleisten (siehe Punkt Sicherheit), zum anderen ist es notwendig, um eure Helfenden nach Kapazitäten zu beschäftigen. Habt ihr ein paar Handwerker:innen, die euch helfen, ist das sicher von Vorteil. Realistisch ist jedoch, dass eure Helfer:innen wenig oder keine Erfahrung haben, da diese Tätigkeit oftmals nicht oder gering vergütet wird. In beiden Fällen müssen sie von euch wissen, was genau zu tun ist. Dafür ist es ratsam, Zeichnungen von den Installationen zu erstellen. Damit es zu einem Workflow kommt, sollten benötigte Materialien vorher besorgt werden (plant Lieferzeiten mit ein).
• Hilfsmittel
Zudem sollten genügend Hilfsmittel zum Verbrauch zur Verfügung gestellt werden. Darunter zählen Schrauben, Handschuhe, Cutter, Pinsel und vieles mehr. Es kommt jedoch stets dazu, dass auch während der Aufbauzeit und der Veranstaltung selbst Dinge besorgt werden müssen. Denkt hierbei die Öffnungszeiten der Geschäfte und Läden mit. Wenn vorhanden, überlegt, ob ihr die Läden in der Umgebung mit einbezieht, anstatt den führenden Onlineanbieter für jede kleine Besorgung zu nutzen. Mitunter könnt ihr gute Preise aushandeln oder bekommt einen Mengenrabatt für Holz zum Beispiel.
Bühnen mit Beleuchtung, technischem Equipment und Traversensystem sowie Bühnenpodesten sollten nur von professionellen Fachleuten bzw. Dienstleister:innen aufgebaut werden, weil eure Sicherheit, die der Künstler:innen und der Gäste:innen sonst gefährdet ist.