Arbeitsplan
Um zu gewährleisten, dass alle Helfenden nach Kapazitäten beschäftigt sind, ist es ratsam, einen Arbeitsplan zu erstellen. So kann verhindert werden, dass zehn Menschen bereitstehen und Arbeit für fünf vorhanden ist – oder für zwanzig. Zudem sollten Pausenzeiten mit eingeplant werden. Gerade bei Veranstaltungen, die zügig auf die Beine gestellt werden müssen, können Flüchtigkeitsfehler und Unfälle passieren. Um für diesen Fall gewappnet zu sein, ist es ratsam, als Veranstalter:innen eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung für die Helfenden abzuschließen. Wenn möglich bzw. nötig, kann es auch eine Entlastung der Helfer:innendarstellen, ein Aufbauteam und ein separates Abbauteam zu organisieren. Meist ist es jedoch schwierig, überhaupt Menschen für die Abbauzeit zu verpflichten. Wie bereits erwähnt, handelt es sich oft um eine ehrenamtliche Tätigkeit.
Beim Aufbau ist die Euphorie groß. Die Helfenden haben das Gefühl, auf etwas hin zu arbeiten. Ihre Vorfreude auf die Veranstaltung ist der Motor ihrer Arbeit. Dann kommt die Veranstaltung, an der die Helfenden mitunter teilnehmen und sich »verausgaben« können. Danach ist es schnell geschehen, dass die Helfenden, die zugesagt haben, ausgebrannt und energielos nach halb getaner Arbeit abreisen. Es kann passieren, dass zum Schluss nur ein Teil der Helfenden bleibt und der Abbau für die übrig gebliebenen noch beschwerlicher ist, als es nötig wäre.
Um ein Team zu finden, das sich dem Abbau verpflichtet, gibt es zwei Möglichkeiten:
A – Bezahlen oder eine andere Gegenleistung anbieten
Mithilfe des Ticketsystems kann der Eintritt und ein Kontingent an Freigetränken während der Veranstaltung angeboten werden. Ansonsten kann zum Beispiel mit Sportvereinen ausgemacht werden, für einige Stunden Aufräumarbeit einen bestimmten Betrag in die Vereinskasse zu spenden.
B – Mit Helfer:innenmanagement die Abbauzeit attraktiv gestalten
Um Helfende zu motivieren, benötigen sie eine angenehme und arbeitsbegünstigende Atmosphäre. Sollte sich die Abbauzeit über einige Tage erstrecken, können gemeinsame Abendveranstaltungen die Stimmung heben und die Gruppendynamik fördern. Solche Abende fördern auch das Verantwortungsbewusstsein für die Arbeit mit der Gruppe.