Abschluss
Stellt euch vor, ihr konntet Eure tolle Idee umsetzen, in einem Team mit vielen Partnerinnen und Partnern. Ihr habt gemeinsam eure Veranstaltung geplant, vorbereitet und durchgeführt. Es gab eine super Resonanz, die Performance war genau richtig und das Wetter passte auch.
…. und dann ist alles vorbei….
aber ihr seid noch nicht fertig.
Tatsächlich passiert es nicht selten, dass bis zur Veranstaltung geplant wird – und die Arbeiten danach in der Vorbereitung hinten runter fallen. Vorher ist genug Adrenalin, ausreichend Energie vorhanden; die gemeinsame positive Anspannung oder Aufregung helfen, viele Herausforderungen und Anstrengungen zu meistern.
Davon ist nach „Licht aus – Arbeitslicht an“ nicht mehr so viel übrig. Deshalb ist es umso wichtiger, den Abschluss gut zu planen. An dieser Stelle sind die Kapazitäten für Improvisation und Zusatz-Anstrengungen sehr aufgebraucht. Plant also nach Möglichkeit frische Kräfte ein und klärt, ob ihr noch am gleichen Abend mit den Abschlussarbeiten beginnt oder erst am nächsten Tag.
Zum Abschluss gehört natürlich Aufräumen, Abbauen, Verstauen und Transportieren, weiter zeigt sich nun, wie Euer Abfallsystem funktioniert hat. Ob ihr Plastik, Kompost und Restmüll getrennt kriegt und das Leergut muss auch angemessen entsorgt werden. Was tun mit den Resten?
Wie hinterlasst ihr das Gelände, das Gebäude, den Raum?
Egal wer euch den Veranstaltungsort ermöglicht hat, er oder sie wird es sicher gern nochmals tun, wenn ihr pfleglich mit ihm umgegangen seid.
• Bilanzieren und Honorieren
Wer ist zuständig für die Kassen und das Einsammeln von Geld und hat einen sicheren Umgang mit Geldmengen, kann Abrechnen, mit Ausgaben und Einnahmen jonglieren? Jetzt müssen viele Rechnungen bezahlt werden. Achtet darauf, dass die Rechnungen richtig gestellt sind. Auf jede Rechnung gehört Name und Adresse der Rechnungsstellerin / des Rechnungsstellers, Art, Ort und Datum der erbrachten Leistung und die Steuernummer. Gegebenenfalls auch der Vermerk, das im Sinne der Kleinstunternehmer:innenregelung eine Umsatzsteuer nicht fällig ist. Im Sinne des „Vier-Augen-Prinzips“ kann es auch klug sein, zwei Personen mit den Finanzen zu beauftragen. Den Umgang mit Honoraren, Gagen, Werkaufträgen, Minijobs – also, wie man Menschen bezahlt – ist eine eigene Herausforderung. Hier gibt es Seminare und Beratung des Landesverbandes Soziokultur, die ihr in Anspruch nehmen könnt.
• Abrechnen
Das Projekt ist immer noch nicht zu Ende. Habt ihr alle Zahlungsbelege gut gesammelt? Wenn ihr Geld zur Durchführung eurer Veranstaltung bekommen habt, muss abgerechnet und dokumentiert werden. Nehmt euch früh genug die Zeit, die Rahmenbedingungen eurer Geldgeber:innen für die Abrechnung durchzulesen.
Was ist mit dem Kosten- und Finanzierungsplan, der die Grundlage einer Förderung war? Passt der Plan zur aktuellen Umsetzung oder gab es wesentliche Abweichungen zum Plan. Wenn ihr das Geld für etwas anderes ausgegeben habt als geplant, solltet ihr vor einer Endabrechnung einen Antrag an die Geldgeber:innen stellen auf die Genehmigung eines geänderten Kosten- und Finanzierungsplans und die Änderungen entsprechend begründen können. Auf dieser Grundlage könnt ihr abrechnen: Es braucht mindestens die Abrechnung und die Belegsammlung (manchmal gelistet und nummeriert, manchmal die Originalbelege in ihrer Gesamtheit) sowie einen „Sachbericht“. Wenn ihr Fotos und Presseberichterstattungen habt, nehmt sie mit dazu.
Hupps – hattet ihr die Förderer eingeladen zu eurer Veranstaltung? Für die Zukunft kann es wichtig sein, auch persönlich einen guten Draht zu den Geldgeber:innen zu halten und sie in eure Planungen vielleicht sogar einzubeziehen. Auch in den Stiftungen und Verwaltungen sitzen Menschen, die sich gern inspirieren lassen und ein inhaltliches Interesse an euren Aktivitäten haben.
• Verabschieden
Schade und ein echter Verlust ist es, wenn alle Leute nach dem Veranstaltungsabbau auseinander laufen. Schöner ist es, sich noch einmal zu sammeln, sich gemeinsam zu feiern, die Erlebnisse Revue passieren zu lassen, Erfahrungen einzusammeln und festzuhalten, was ihr beim nächsten Mal anders machen wollt. Vor allem geht es um den Abschied von dieser Gruppe, die so intensiv zusammen gearbeitet hat – und vielleicht um eine Verabredung in der Zukunft.